Votre kiosque d’exposition n’a pas été livré – que faire?

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Malgré une planification appropriée, une exceptionnelle organisation, le tout avec forte diligence de votre part, il demeure que certains aspects demeurent hors de votre contrôle au moment de la préparation d’ensemble d’une exposition commerciale.  À votre arrivée sur le plancher d’exposition, ne paniquez pas si votre kiosque n’y est pas!  Il est possible qu’il ait été livre dans un espace différent. Mais s’il est réellement introuvable, vous pouvez suivre certaines étapes pour vous sortir d’un tel désastre.

Faites tous les efforts pour localiser votre kiosque d’exposition

Ne perdez pas de temps à vous acharner sur l’équipe de travailleurs déjà occupés aux installations de douzaines de kiosques pour d’autres exposants autant stressés que vous. Rendez-vous plutôt directement à la rencontre de qui que ce soit en charge pour expliquer la situation et demander s’il peut aider à localiser votre kiosque d’exposition. La personne que vous rencontrerez devrait immédiatement désigner quelqu’un pour vous assister; après tout, sa réputation s’appuie sur la satisfaction des exposants. Les dirigeants d’un centre d’exposition seront familiers avec tous les coins et recoins où du matériel pourrait avoir abouti par erreur.  À la suite du miraculeux recouvrement de votre matériel, prenez le temps de bien l’inspecter afin de vous assurer que tout est intact. Si vous y constatez des dommages, assurez-vous d’en prendre des photos, de les résumer dans une note écrite, et de remplir un rapport d’incident avec le centre d’exposition.

Si votre kiosque est nulle part au centre d’exposition, contactez votre transporteur et demandez -lui de retracer la livraison. Si vous avez pour cette expédition un numéro de suivi en main, il ne devrait pas leur prendre beaucoup de temps pour localiser votre colis et pour vous informer du temps nécessaire afin de l’obtenir le plus rapidement possible. S’ils ne réussissent pas à la retrouver, assurez-vous d’enregistrer une réclamation avec le transporteur.

Les items promotionnels perdus ne sont pas une cause d’abandon

Ce n’est pas toujours votre kiosque, partie principale de votre expédition, qui est égaré ou mal localisé. Parfois, tout est conforme, à l’exception d’une boîte ou d’un envoi séparé contenant vos items promotionnels. Si vos brochures ne sont pas livrées, vous désirerez peut-être enregistrer les badges des visiteurs afin de leur faire parvenir ces documents en suivi après-événement. Les visiteurs peuvent s’attendre à rapporter des informations des exposants, et de cette façon vous ne les désappointerez pas.

Le problème relié à la perte des items promotionnels est plus compliqué.  Vous ne pourrez probablement pas commander de nouveaux articles portant votre logo assez rapidement, mais il y a des façons de vous sortir d’une telle situation.  Contactez une pâtisserie locale et commandez des biscuits ou autres délices à donner aux visiteurs, en vous assurant d’en avoir suffisamment pour la durée complète de l’événement. Les visiteurs se souviendront de vous pour ce délicieux goûter plutôt que par l’idée (dans leur esprit) que vous étiez trop radins et n’aviez rien à donner!

Contournez le problème avec humour

Tout dépendant de ce qui manque vraiment, tout en l’attendant, peut-être serez-vous en mesure d’y mettre un peu d’humour pour attirer l’attention des visiteurs. Si vous savez déjà que l’arrivée de vos visuels graphiques est prévu pour le lendemain et que l’événement se prolonge sur une semaine, il n’est probablement pas avantageux pour vous de les recommander pour un seul jour. Une alternative serait peut-être de commander une bannière ou une affiche frappante indiquant quelque chose comme: «Bientôt disponible! Le kiosque perdu de …» Les visiteurs apprécient toujours l’humour et ils s’arrêteront probablement pour vous encouragez, particulièrement s’ils ont déjà vécu une expérience semblable.

Prévention dùn kiosque d’exposition manquant

Pour minimiser de tels risques, assurez-vous de faire appel aux services de compagnies de transport réputées ayant toujours des numéros de suivi pour votre matériel. À l’aide de ces numéros, observez par vous-même la progression des expéditions sur le site internet du transporteur pour ainsi être conscient d’un éventuel changement de route. Évitez si possible le mode standard car ce choix ne garantit pas de date de livraison précise, mais fonctionne plutôt par approximation de plus ou moins quelques jours. Il en vaut vraiment la peine de débourser un peu plus pour une expédition garantie à destination pour midi le lendemain si l’alternative est de trois à cinq jours ouvrable sans promesse à respecter.

Finalement, toujours dans la mesure du possible, apportez avec vous certains des éléments plus petits. Vous aurez ainsi le moyen d’assurer votre visibilité avec une bannière de plancher ou un kiosque de table au cas où votre kiosque se fait attendre…