Trouver le meilleur stand d’exposition

Présentement, il n’y a qu’un ou deux collèges/universités qui offrent des cours sur l’industrie des salons d’exposition ou sur le marketing dans les salons d’exposition. Pourtant, tellement de gens ne comprennent pas le rôle qu’ils doivent jouer dans un tel évènement. En raison de ce manque d’éducation, j’ai vu ce scénario se produire à plusieurs reprises (toutefois, les particularités suivantes sont de la pure fiction). Je nommerai ce représentant de compagnie “Trade Show Joe”.

Trade Show Joe m’a appelé peu après avoir été embauché en tant que gestionnaire marketing chez Digital Technomics Co.  Il s’est aperçu rapidement que plusieurs domaines du département des salons d’exposition et du marketing demandent qu’on leur porte une grande attention. En commençant par un nouveau stand d’exposition qu’il avait besoin pour une exposition qui se déroulait dans quelques semaines seulement.

Durant notre discussion, il m’a informé que les politiques de la compagnie lui exigeaient de soumettre 3 offres. Je lui ai répondu, “À première vue, nous ne sommes jamais la solution la moins chère, cependant, j’affirme avec confiance que nous fournirons toujours les coûts de possession les plus économiques et la meilleur valeur au fil du temps.” Joe a répondu que ce serait certainement pris en considération.

Après notre réunion exploratoire, j’ai recommandé 2 solutions différentes basées sur les objectifs et le budget de Joe. J’ai lui ai également fourni une feuille de calcul pour son budget, afin de l’aider à avoir une vue d’ensemble sur tous les salons d’exposition prévus à son calendrier.

Quelques jours plus tard, j’ai reçu un courriel de Joe m’informant qu’il avait choisi un fournisseur différent. Je l’ai alors rapidement contacté pour lui demander qu’est-ce qui l’avait conduit vers cette décision. Joe m’a répondu qu’il avait trouvé plusieurs autres options beaucoup moins chères sur internet.

Environ 2 semaines plus tard, un vendredi à 4 :45PM, j’ai reçu un courriel dont le sujet était « Pourriez-vous m’aider là, maintenant??? » J’étais assise dans un aéroport sur mon chemin du retour après avoir aidé un de mes clients pour l’installation de son kiosque dans un salon d’exposition. Je l’ai aussitôt appelé, et Joe répondit au téléphone. « Joe » lui ai-je dit, « qu’est-ce qui est arrivé? » Joe répondit avec une voix très attristée, « Il est brisé. Lorsque mon kiosque est arrivé, il était déjà brisé. Pourriez-vous le réparer? Il vient tout juste d’arriver aujourd’hui et je dois absolument le livrer aujourd’hui. La compagnie qui l’a fabriqué ne répond pas au téléphone. »

Je n’avais pas le temps de réparer son kiosque. J’ai donc assemblé pour Joe une « trousse de secours » pour tenter une réparation sur le plancher du salon d’exposition lors de son arrivé pour l’installation. Du «duct-tape » n’était pas suffisant et le kiosque était toujours brisé durant l’exposition. Il paraissait mal et ne représentait pas bien la marque de la compagnie.  Joe a réellement raté son premier salon d’exposition.

De temps en temps, j’envoie à Joe des astuces pour les salons d’exposition puisque je sais qu’il rencontre plusieurs défis dans ses évènements. Environ 9 mois plus tard, j’ai appelé Joe pour discuter avec lui de la prochaine Expo ABC. C’était la plus grande exposition annuelle dans son industrie et cette compagnie allait exposer, pour la première fois, dans un espace de stand en îlot 20’ x 20’.

“C’est un grand évènement,” a dit Joe, “Rencontrons-nous mardi ». Nous avons eu une bonne conversation et avons parlé de tous ses objectifs. Les structures de kiosque et les stands d’exposition en îlots sont deux choses complètement différentes. J’ai donc relié tous les services et les supports marketing que nous fournissons également aux clients. Joe ne pouvais être plus heureux et plus reconnaissant.

Il n’y a que quelques semaines de cela, j’ai reçu un courriel de Joe après une semaine de silence. « Je serais ravi de travailler avec vous Michael, mais j’ai trouvé un kiosque en ligne qui était moins cher et nous utiliserons l’entrepreneur du salon d’exposition pour la livraison et l’installation. » J’ai appelé Joe et lui ai dit, «  Êtes-vous sûr que vous voulez essayer cela à nouveau? Les maux de tête deviennent plus grands à mesure que les stands d’exposition deviennent plus grand – vous êtes au point d’avoir une migraine. »

Trois jours après le spectacle, j’ai reçu un courriel de Bill qui disait: « Appelez-moi à 09h00 demain. » Je connaissais Bill, parce qu’il était le vice-président des ventes et du marketing, mais je ne lui avais jamais parlé énormément. Bill répondit et dit,  » Joe est sur la ligne avec moi et nous allons faire ça court. L’Expo ABC était la pire exposition auxquelles j’ai assisté jusqu’à aujourd’hui. Notre stand d’exposition est arrivé en retard, il n’était vraiment pas parfait et a été une énorme déception pour nous. Nous avons été surfacturé pour le transport, tous les services d’exposition et d’installation étaient ridicules – ils ont terminé à 1:30 AM le jour de l’ouverture de l’exposition « .

« Bill, » ai-je répondu,  » Donnons-nous rendez-vous à mon bureau et assurez-vous que cela ne se reproduise plus à aucune de vos expositions. » C’est donc ainsi que commença mon partenariat avec Joe et Digital Technomics Co.

Voici 3 façons d’acheter un stand d’exposition. Examinez-les et assurez-vous que les malheurs de Joe et sa perte de réputation ne vous arrivent pas à vous aussi.

1) Catalogue commandé par courriel, en ligne ou publicité de magazine

Le problème est que vous ne savez jamais ce que vous allez obtenir. Toute personne peut mettre en place un site internet sans l’aide d’un consultant, sans soutien, et peut-être sans aucune garantie. Ils achètent probablement des matériaux et des graphiques d’impression provenant d’ailleurs (généralement de l’étranger) et pouvant ne pas convenir. Vous n’avez donc aucun moyen de les tester avant de les recevoir.

J’ai vu plusieurs histoires d’horreur. Elles se sont produites de plusieurs façons différentes. Nous travaillons avec des clients qui proviennent de très petites industries tout comme avec des clients de très grandes industries. Je vois beaucoup de personnes à la recherche du meilleur prix initial.

Malheureusement, vous jouez à un jeu de devinettes. Vous voyez une image d’un stand sur le site, mais lorsque vous le recevez, l’allure est complètement différente ou la qualité des images n’est pas aussi bonne qu’elle en avait l’air.  Vous ne savez pas comment l’installer. Ce site internet ou cette compagnie pourrait se trouver à des kilomètres de l’endroit où vous vous trouvez et ne pas être disponible pour vous lorsque vous nécessitez d’autres formes d’assistance.

Nous avons conçu une approche et des services pour aider à prévenir ces problèmes. Nous invitons toujours nos clients à jeter un coup d’œil à notre salle d’exposition. Régulièrement, d’autres idées leur viennent alors à l’esprit et ils peuvent voir directement les produits que nous produisons à l’interne et comment chacun d’eux fonctionne. En se référant à d’autres entreprises, ils pourraient rencontrer les mêmes problèmes et ne plus faire confiance à qui que ce soit au niveau de la qualité des produits.

En ce qui concerne les plus grands kiosques d’exposition, les compagnies vont souvent acheter ce qui faut pour les emballer en ligne ou quelque chose qui a été préconçu. Elles ne voient donc pas leur kiosque avant que le salon d’exposition ait lieu, ce qui les place encore dans une situation de devinettes et de résultats indésirables.

Pour les stands d’exposition en îlots, qui souvent, nécessitent des centaines de milliers de dollars en investissement, nous invitons toujours nos clients à avoir un aperçu du stand d’exposition avant l’évènement. Cela leur permet de s’assurer d’utiliser une approche personnalisée pour l’emballage et conçue exclusivement pour eux.

2) Référence

Le problème est que le kiosque que vous avez vu à une foire commerciale paraissait peut-être bien et semblait fonctionner pour cette entreprise, mais fonctionnera-t-il vraiment pour vous? Votre fournisseur n’est probablement pas local; vous aurez donc de nombreuses limitations.

À plusieurs reprises, il arrive que des représentants d’entreprises visitent un salon et voient des stands qu’ils aiment. Ils demandent alors à n’importe quel représentant qui se trouve à ce stand  « Bonjour, quelle compagnie vous fournit ces matériaux d’exposition? » Ils s’informent ensuite sur la compagnie et commencent leurs démarches. La plupart des limitations décrites au point # 1 entrent donc en jeu une fois de plus.

En outre, la référence qu’on vous a donné au salon d’exposition pourrait être une entreprise qui construit et utilise des bois et des matériaux lourds géants qui sont très dispendieux à expédier. Il faudrait donc 25 caisses ou plus pour vous expédier le stand d’exposition en totalité. Avant de faire votre achat, appelez-les ou envoyez leur un courriel pour leur demander combien de caisses il faudra lors du transport.

3) Compagnie qui détient une salle d’exposition et un consultant local

Ceci est la meilleure option pour la plupart des gens. J’ai une salle d’exposition, afin que vous puissiez voir ce que vous allez recevoir – du plus petit stand au plus grand stand d’exposition en îlot. Soient toutes les situations opposées à l’option n ° 1.

Les stands portatifs sont configurés dans de beaucoup plus petits espaces, afin qu’ils puissent être expédiés par FedEx. Vous pouvez même apporter le stand de votre entreprise dans une valise à roulettes si vous le désirez. Les stands portatifs sont très rapides et faciles à installer.

Les plus grands kiosques sont soient des constructions personnalisées ou des systèmes modulaires personnalisés. La salle d’exposition vous permet alors de vérifier la qualité du bois, du stratifié et tous les matériaux lourds utilisés (ou des matériaux bon marché utilisés).

Les systèmes modulaires personnalisés sont essentiellement conçus en une vingtaine de façons différentes. Nous créons un look personnalisé, mais ils sont tous construits avec des pièces modulaires préconçues, presque de la même façon que Legos. Nous pouvons séparer les morceaux pour pouvoir les emballer dans moins de caisses. De cette façon, il est plus simple, plus léger et plus économique pour l’expédition. Une décision importante qu’il faut prendre à l’avance est de savoir laquelle de ces 2 approches de kiosques correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Les salons d’exposition ne vont pas disparaître. Avec les connaissances nécessaires pour devenir la référence dans les salons d’exposition, vous aurez alors plus d’une possibilité de gravir des échelons dans votre entreprise.

Article par: Michael Flavin – 10 septembre 2015