Rudiments d’expositions: travailleurs assignés et accrochage en hauteur
Nous avons préalablement traité du sujet des formulaires de commande d’électricité, d’audiovisuel, et de tapis. C’est maintenant le temps de prendre le temps qu’il faut pour examiner des formulaires pour lesquels on nous adresse les plus nombreuses questions: les travailleurs et l’accrochage en hauteur.
Les travailleurs
Si vous planifiez exposer à des salons aux États-Unis, préparez-vous à devoir fonctionner avec des travailleurs syndiqués, et ce, dans de nombreux centres d’expositions. Alors que dans certains États les droits du travail sont assez flexibles avec ce que vous pouvez effectuer par vous-même dans l’espace de votre kiosque, soyez prêts et bien avisés que dans d’autres halls d’expositions vous ne serez pas autorisés à brancher un fil électrique dans la prise de courant par vous-même.
Utilisation de travailleurs assignés au salon ou de contracteurs indépendants pour l’installation et démontage (I&D) de votre kiosque
Si vous avez un kiosque portable, vous avez généralement l’option d’en faire l’installation vous-même. Un kiosque portable est défini par le fait que vous ne nécessitez pas d’outillage pour l’installer. Cette gamme de kiosques se compose donc de: Pop-ups, bannières rétractables, kiosque de table et nappe. Certains centres vont même permettrent l’installation d’un kiosque modulaire, à condition qu’il soit de types alignés. Généralement (mais pas toujours!) un kiosque en îlot requiert que l’installation soit effectuée par les travailleurs assignés sur place, ou par votre contracteur indépendant. Vérifiez les règlements! Cela vous évitera la mauvaise surprise de frais supplémentaires non prévus sur les lieux de l’exposition, parce que vous n’étiez pas avisés à l’avance!
Utilisation des travailleurs assignés
Points importants à connaître si vous optez pour un I&D par les travailleurs assignés au salon:
§ À quel moment – Ça joue pour beaucoup. Assurez-vous de demander pour un I&D à effectuer durant les heures régulières si cela est possible pour l’équipe de travailleurs. Tentez d’économiser!
§ Superviseur – La plupart des expositions exigent la présence d’un superviseur en charge des travailleurs dans l’espace de votre kiosque. Ce superviseur peut être quelqu’un provenant de l’équipe de l’Exposant, ou encore, de l’équipe des travailleurs désignés. Dans un cas ou dans l’autre, cela implique des frais significatifs. La plupart des équipes de travailleurs désignés ont l’expérience avec plusieurs types de kiosques, mais il est tout à fait conseillé d’avoir sur place un conseiller provenant du manufacturier du kiosque qui sera donc familier avec votre kiosque et qui veillera à ce que tout se déroule dans le bon ordre des choses.
Utilisation d’un contracteur indépendant
Vous vous dites peut-être maintenant: ‘’Je ne connais pas de contracteur dans cette ville!’’ Pas de panique! Voilà où votre partenaire en gérance de matériel d’exposition peut vous venir en aide. Ces partenaires ont généralement des contacts expérimentés et fiables; ils pourront donc vous transmettre une soumission pour le prix de votre I&D. Les soumissions des contracteurs indépendants sont généralement moins compliquées, parce que vous ne devez généralement pas planifier leur temps, ou leur fournir un superviseur. Les contracteurs sont aussi bien informés au sujet des exigences d’employés syndiqués sur un site particulier, et ils planifient donc tout en conséquence. Chose certaine en leur faisant appelle, il vous faudra fournir le formulaire EAC à l’organisateur de l’exposition.
EAC – Exhibitor Appointed Contractor
Si vous fournissez une équipe de travailleurs de l’extérieur (autre que travailleurs assignés) pour votre I&D, assurez-vous de rechercher dans votre guide de l’exposant le formulaire EAC. Ce formulaire peut aussi parfois porter un autre nom (Non-Official Contractor, Outside Labor, etc) mais il est de la responsabilité de L’EXPOSANT de le remplir. Portez aussi attention AUX DATES LIMITES ! Plusieurs expositions ont différentes dates de tombée pour transmettre le formulaire EAC. Assurez-vous de transmettre cette information à votre partenaire en gérance de matériel d’exposition et/ou avec le contracteur indépendant, car ils auront besoins de vous fournir tous les détails de leur compagnie et une copie de leur certificat d’assurance.
Parlant de certificat d’assurance…
Toute exposition où vous utilisez une équipe de travailleurs de l’extérieur exigera un certificat d’assurance (COI) pour conserver en filière. Encore une fois, attention AUX DATES LIMITES ! À défaut de fournir les formulaires COI et EAC à temps, vous pourriez vous retrouver avec de fortes charges supplémentaires. Vous devez donc vous assurer de remplir et retourner ces documents le plus en avance possible. Sans quoi votre équipe externe pour le I&D pourrait se voir refuser l’accès au plancher d’exposition, et votre seule alternative sera alors d’embaucher les travailleurs assignés, selon le taux horaire du site particulier. Simplifiez-vous la vie en planifiant à l’avance!
Accrochage en hauteur (Rigging)
La seule prononciation du mot ‘’rigging’’ suffit à faire fuir le plus expérimenté des exposants en criant aux corneilles! Par rigging nous référons à tous travaux reliés à l’accrochage de structures aux plafonds du hall d’exposition. Ces travaux requièrent généralement une organisation séparée du I&D, car ils doivent souvent être effectués par une différente équipe … syndiquée. Voici quelques conseils à se remémorer pour de tels arrangements:
§ Dans certaines villes les enseignes suspendues doivent être assemblées par l’équipe d’accrochage, alors que dans d’autres elles doivent être pré-assemblées par votre propre équipe de I&D. Assurez-vous de vérifier ce détail auprès de l’organisateur de l’exposition.
§ Le meilleur moment pour compléter un accrochage en hauteur est AVANT le début de l’installation de votre kiosque. Dans beaucoup de cas, on demande maintenant que les structures suspendues soient livrées au centre d’exposition avant le reste du matériel afin de pouvoir faire tous les accrochages en hauteur avant l’achalandage du début des I&D. Assurez-vous de vérifier à l’intérieur de votre Guide de l’Exposant s’il ci-trouve des étiquettes d’expédition de structure suspendue. Un accrochage complété avant l’installation du reste du kiosque permettra à tout le monde d’avoir le temps et l’espace pour achever les autres tâches.
§ Il est possible que des équipes d’accrochage prennent du retard. Ce n’est pas une tâche facile de prendre en charge des structures suspendues de différentes formes, tailles et complexités. Soyez proactifs et prenez la peine de vérifier auprès des responsables aux comptoirs de services de l’exposition pour connaître le moment prévu pour l’équipe d’accrochage de votre structure. Dès leur arrivée, faites en sorte que l’accrochage soit conforme à vos attentes du premier coup! Ne prenez pas le risque que tout se passe bien par chance, et déléguez quelqu’un de très familier avec la structure et avec sa position d’accrochage.
§ Pour terminer, comprenez que le décrochage de ces structures prend aussi du temps. Soyez donc avertis qu’il vous faudra attendre le temps qu’il faut à la fin de l’événement, et parfois même, après le démontage complet de l’exposition.
Les travailleurs assignés et l’accrochage en hauteur ne sont que deux des points qui requièrent une bonne planification pour une exposition commerciale fructueuse. En possédant ces informations, jumelées avec un peu de planification dès le départ, tout exposant peut se sentir confiant et prêt pour sa prochaine exposition.
Article par: Clarissa Piquero Kierner –
