Réduire le stress en salon d’exposition
Un jour, une collègue de travail est entrée avec grand sourire dans mon bureau. Elle a roulé une filière jusqu’à mon bureau, a ajouté quelques cartables sur le dessus, puis elle a ouvert un tiroir. Dans la filière, il y avait une multitude de dossiers de diverses couleurs avec des noms composés de quelques lettres : des noms de villes et des dates. Elle se libérait visiblement d’un poids immense! Les « trade shows » venaient d’arriver dans ma vie.
Dans les années qui ont suivies, j’ai rapidement compris qu’il est possible de se sentir dépasser par les événements. Pour garder le contrôle et réduire le « stress » associé à l’organisation, je vous fais part de quelques-unes de mes observations.
Il ne sert à rien de courir…
Il faut simplement partir à point, et j’ajouterais, du bon pied! Établissez d’abord vos objectifs et vos besoins avant de commencer à travailler sur votre kiosque. Ensuite, faites la liste du matériel nécessaire pour votre kiosque, et finalement, définissez les grandes lignes de votre axe de communication.
En sachant pourquoi, comment, et avec quoi vous allez à cet événement, il est beaucoup plus facile de se préparer. De plus, en commençant tôt, les bonnes idées mûriront avec le temps, et votre kiosque ne s’en portera que mieux.
Un échéancier précis pour chacune des étapes vous aidera à rester « focus ».
Bien gérer la paperasse
Lorsque vous recevez les documents relatifs à votre foire commerciale de la part des organisateurs, évitez de les placer ipso facto sur une tablette pour plus tard. Dans les premières pages vous trouverez habituellement une liste d’échéanciers avec des dates de tombées importantes pour placer vos commandes (électricité, tapis, manutention, badges, etc.). Notez tout de suite les dates importantes pour vous et placez des alertes dans votre agenda quelques jours à l’avance. Vous éviterez ainsi de manquer une date de tombée et de devoir payer des frais supplémentaires facilement évitables
Il est également important de savoir quels services vous demandent de soumettre un plan pour avoir une bonne estimation. Traitez ceux-ci en premier, et surtout, n’hésitez pas à téléphoner et à poser des questions. Les gens à l’autre bout du fil sont serviables et très heureux de voir que vous coopérez avec eux. Une bonne relation simplifiera la gestion de problèmes éventuels. Sur un plancher d’exposition, les petits problèmes… Sont la norme!
Quoi qu’il arrive, restez calme !
Malgré toute votre planification, vous allez certainement rencontrer des problèmes. Dites-vous que chaque problème a une solution. La panique est mauvaise conseillère, il faut donc respirer, et chercher une solution en équipe. Les intervenants en ont l’habitude, et la fin est toujours la même : tout rentre dans l’ordre.
Faites partie de la solution, pas du problème!
Article par: François Lessard
