Préparez-vous au pire: plan de voyage d’urgence pour salons d’expositions

Nos pensées vont aux nombreuses victimes qui ont récemment été touchées par les tempêtes qui ont  eues lieu ces derniers jours. Ce genre de catastrophes, déjà très difficiles à gérer lorsque l’on se trouve à la maison, peuvent se complexifier davantage en voyage si l’on ne s’y est pas bien préparé.

Astuce de salons d’expositions

Si vous comptiez voyager pour un salon d’exposition ou un grand événement verifier tout d’abord leur site internet pour vous assurer du statut de l’événement en question. Certains choisiront de canceller, d’abréger le temps de l’exposition ou encore de modifier la date. S’il y a un potentiel risque d’urgence, soyez certain d’avoir bel et bien vérifié ces informations avant de planifier votre départ ou d’expédier des articles de dernières minutes.

Liens de centres de convention

Pour votre information, voici quelques liens parmi les meilleurs sites de salons d’expositions

• Orange County Convention Center à Orlando
• Las Vegas Convention Center
• New Orleans Morial Convention Center
• McCormick Place Convention Center à Chicago
• Anaheim Convention Center
• Javits Convention Center à New York
• Indiana Convention Center à Indianapolis
• Kay Bailey Hutchison Convention Center à Dallas
• Georgia International Convention Center à Atlanta
• San Diego Convention Center
• Moscone Center à San Francisco

Magasinage et assurances

La possibilité d’une urgence innatendue est une autre raison de prendre des photos de tout ce que vous mettez dans des caisses (pour transpoter dans l’avion ou dans l’auto) avant d’expédier votre kiosque. Lorsqu’une urgence est imminente, vous voudrez peut-être modifier le calendrier de livraison de vos biens afin de vous assurer que ceux-ci seront en sécurité. Si les articles de votre compagnie sont abîmés durant une tempête, il est recommandé de prendre des photographies de l’équipement endommagé pour vos assurances. Contactez les vendeurs dès que possible et mettez les au courant de la situation. Vous allez probablement devoir remplir des formulaires d’assurance si le matériel de vos vendeurs à été endommagé.

Conseil de voyage

Si vous craignez qu’un désastre ruine vos plans de voyage, assurez-vous de pouvoir appeler votre compagnie aérienne le plus tôt possible. Vous pouvez alors tenter de modifier vos voles avant que ceux-ci ne soient enregistrés. Si vous avez un agent de voyage, vous pouvez également le contacter. De cette façon, si votre compagnie aérienne n’est pas en mesure de vous aider, votre agent sera peut-être capable de faire quelques arrangements pour vous accomoder. Notez que la plupart des hôtels ne font aucun remboursement à moins que l’endroit où elles se trouvent soit sous ordre d’évacuation. Finalement, si l’on vous recommande de ne pas voyager, revoyez vos plans. Une bonne idée serait de télécharger une application sur votre telephone cellulaire qui vous permettrait d’accéder aux cartes sans service cellulaire tels que Navmii, Navigon ou Google Maps.

Information

Contactez vos proches, vos partenaires d’affaires ainsi que vos collègues de travail afin de les informer que vous êtes en sécurité. Cela est particulièrement important si vous êtes à l’intérieur ou tout près d’une zone touchée. En fait, il est préférable que votre famille et vos amis connaissent exactement le lieux où vous résiderez durant votre voyage d’affaires et à quell numéro vous contacter si votre telephone personnel ne fonctionne pas.

Communication

Chargez votre telephone cellulaire et gardez le chargé, spécialement au moment où vous prendrez la route. Si jamais vous oubliez, penser acheter un chargeur portable! Si la ligne téléphonique est peu fiable, tentez votre chance avec les textos. Notez que s’il s’agit d’une véritable urgence vous devrez probablement appeler le 911 puisque certaines agences  ne sont pas équipées pour recevoir les textos. Pour plus de conseils sur les communication en cas d’urgence, visitez le site internet FEMA. D’autres applications telles que Facebook, WhatsApp et Zello permettent de communiquer lorsque la ligne téléphonique est coupée. Remarquez également que vous pouvez utiliser votre cellulaire pour appeler le 911 même lorsque vous n’avez aucun réseau. De ce fait, il n’y pas une mauvaise idée d’avoir en sa possession un vieux telephone dans son kit d’urgence.

Conseils de préparation

 Si possible, apportez un chargeur avec vous et gardez vos appareils électroniques chargés en tout temps. Si vous tenter de revenir à la maison, ne regardez pas à l’intérieur de votre sac. Dans l’éventualité où vous n’avez pas apporté de baggage à main (considérant que cela ne vallait pas la peine), il serait préférable d’utiliser un sac de sport peu couteux. Parfois, prendre un vol altérnatif ou louer une voiture serait beaucoup plus simple sans baggage enregistrés. Si vous faites verifier vos sacs, soyez certain de garder vos medicaments, vos clées et vos objects peronelles sur/avec vous. Il est raisonnable de garder sur soi une petite trousse de seccours, son chargeur, des sacs Ziploc ainsi qu’une lampe de poche dans vos bagages. De cette façon, si vous vous retrouvez dans une situation catastrophe, ces articles vous seront assurément utiles. De plus, il est bien d’avoir des lunettes, des souliers confortables, des collations, une bouteille d’eau et des vêtements de rechange sur vous, juste au cas où vous êtes coiné toute la nuit.

Conseils de sécurité

 Si vous conduisez et que vous appercevez une tornade au loin, il est recommandé en premier lieu de trouver un bâtiment robuste ou encore un abri où vous pourrez vous réfugier. Si vous êtes pris dans la tempête et qu’il n’y a aucun batiment suffisamment résistant à proximité, vous pouvez vous cacher dans un véhicule stationné. Attachez la ceinture de sécurité et couvrez votre tête à l’aide de vos mains, d’une couverture, d’un manteau… tout ce que vous trouverez. Il est également recommandé de s’étendre sur une surface de preference plus basse que le niveau de la route et se recouvrir la tête à l’aide de ses mains ou d’une couverture. Ne conduisez surtout pas dans une zone innondée spécialement durant une tempête, car votre voiture peut ètre emportée par le courant. Certains de ses trucs proviennnent du site internet roadwarriret.com dans la section How To Handle Disasters When you are on a Business Trip. Il s’agit d’une bonne ressource où plusieurs organisations font des dons pour les victims des récentes tempêtes.

Laissez-nous savoir ce que vous avez préparé pour réagir à une situation d’urgence lors d’un salon d’expositions ou d’un voyage d’affaires.

Article par: Sofia Troutman – 12 septembre 2017