Planifier un événement privé

Steve Hoffman – 22 may  2018

Organiser votre propre événement peut vous donner un bien meilleur  contrôle et niveau d’interactions avec vos clients et prospects comparativement à lorsque vous exposez au salon de quelqu’un d’autre.

AVANT D’ALLER PLUS LOIN…
Avant de passer en revue certains aspects à considérer pour réussir votre événement, assurez-vous d’avoir répondu à ces trois questions essentielles:

1.QUELS SONT VOS OBJECTIFS
Je travaille avec plusieurs entreprises de distribution dans l’industrie de la technologie et l’une d’entre elles organise des conférences en partenariat dans le but de faire connaître sa gamme complète de solutions disponibles. Toujours dans l’industrie de la technologie, d’autres entreprises organisent, quant à elles, des réunions d’utilisateurs comprenant des cours de formation ainsi que des ateliers de développement d’applications. Dans les deux cas, le but principal constitue de permettre aux  gens qui utilisent le produit de le faire correctement!

Dans un différend contexte où l’on fabrique plusieurs types de pneus, l’entreprise a mis sur pied un événement sous forme d’itinéraire pour mettre à jours les connaissances de ses clients lors de la sortie d’un modèle. Pour se faire, l’équipe se déplaçait aux différents endroits et s’arrêtait pour  exposer leur remorque adaptée pour l’occasion en y affichant l’image de marque.

2. LA CRÉATION D’UN ÉVÉNEMENT CONSTITUE-T-ELLE L’APPROCHE LA PLUS EFFICACE POUR ATTEINDRE VOS OBJECTIFS?
En créant votre propre événement, vous assumez beaucoup plus de travail et de responsabilités que si vous participiez simplement au salon d’expositions de quelqu’un d’autre. Cependant, l’avantage est que vous ayez un bien meilleur contrôle sur le contenu, sur la concurrence ainsi que sur vos échanges avec vos clients et vos prospects. Voici quelques exemples pour mieux comprendre:

L’entreprise de pneus soulignée précédemment aurait pu créer une simple vidéo pour leurs consommateurs ou leurs détaillants. Par contre, l’événement réalisé sous forme d’itinéraire a permis aux détaillants de promouvoir un événement local et d’attirer de nouveaux clients à leurs magasins. En prévision des événements locaux, les membres du personnel de vente au détail ont suivi une formation ciblée sur les nouveaux produits. Plus de connaissances, plus de motivation et  de meilleurs résultats autant pour le fabricant que le détaillant.

3.AVEZ-VOUS LES RESSOURCES NÉCESSAIRES?
La définition de vos objectifs commerciaux et l’évaluation de l’efficacité de votre concept révéleront vos besoins en personnel. Si votre concept d’événement implique des sponsors ou des exposants, vous aurez besoin de temps et de main-d’œuvre pour exécuter cette campagne de vente. Si tout est géré à l’interne, vous devez vous assurer que le calendrier prévu pour votre événement n’entrera pas en conflit avec la main-d’œuvre interne disponible ou les horaires du personnel.

Si vous songez à organiser votre propre événement, les étapes suivantes devraient alléger le processus :

  • FAITES VOTRE ENQUÊTE
    Le succès d’un événement privé dépend de votre compréhension des attentes que se font toutes personnes concernées. Menez des sondages auprès de vos participants, exposants et quiconque impliqué de près ou de loin pour déterminer les raisons pour lesquelles ils assisteraient à votre événement plutôt qu’un autre.
  • SEUL OU EN PARTENARIAT?
    Pour des raisons budgétaires ou simplement pour alléger la charge de travail, il se peut que vous hésitiez à vous affilier avec d’autres personnes ou à mettre au point votre événement à vous seul. Rappelez-vous simplement que le fait d’avoir des «partenaires» dans un événement signifie que vous ayez également plus de personnes à consulter, ralentissant ainsi la prise de décision.
  • CRÉER UN BUDGET RÉALISTE
    Les coûts engendrés en créant votre propre événement peuvent vous suspendre et vous faire changer d’idée. Même si vous possédez votre propre espace événementiel, toutes les dépenses opérationnelles qui seraient supportées par d’autres organisateurs tomberont désormais sur vos épaules. N’oubliez pas d’inclure certains éléments de l’événement tels que la conception du kiosque, le montage et le démontage, les frais de location des salles de réunion / d’exposition, les frais de marketing, d’assurance et de sécurité.
  • ANTICIPEZ, PLANIFIEZ ET ORGANISEZ
    Réfléchissez bien à l’espace que vous possédez. Comprend-t-il les dimensions, l’ambiance et les équipements adéquats pour recevoir vos participants et pour respecter votre programmation? Tenez compte des différents besoins d’une conférence à une autre, lors des pauses ou même de l’accueil des invités. Avez-vous le mobilier nécessaire? Avez-vous de l’aide pour le nettoyage? Le stationnement est-il adéquat? Dans le cas où vos participants doivent séjourner à proximité de l’événement, faites des recherches six mois à l’avance et vérifiez s’il y a un service de navette vers et depuis votre lieu de rendez-vous.
  • PROGRAMMATION D’ÉVÉNEMENT
    Tracez un calendrier pour tous les événements que vous espérez tenir, et prévoyez un délai suffisant pour compenser les retardataires, les pauses , les difficultés techniques et autres sources courantes de retards. Déterminez la personne en charge de l’animation de l’événement, identifiez le type de programmation que l’on retrouvera en matinée et en fin de journée, décidez si vous souhaitez inclure un conférencier et planifiez le déroulement  de la fin.
    Gardez toujours à l’esprit:Pourquoi les participants viennent-ils à votre événement et quels sont leurs objectifs et leurs attentes?
    Qu’aimeriez-vous accomplir à travers le déroulement de votre événement?
    Que voulez-vous que vos participants retiennent de l’événement ?
  • MATÉRIEL DE COMMUNICATION ET D’AFFICHAGE
    Le matériel de communication que vous avez utilisé auparavant pour vos salons d’expositions à l’externe devra probablement être adapté pour votre événement privé. Vous aurez besoin d’affiches de signalisation, d’un personnel désigné pour répondre aux besoins des participants et plus encore!Un suivi sous forme d’évaluation est essentiel pour déterminer si vous avez obtenu les résultats souhaités justifiant le travail supplémentaire engendré en organisant votre propre événement. Pour mieux mesurer le succès de votre événement, cliquez ici. Vous pourrez ainsi identifier vos faiblesses et trouver les points à améliorer pour vos expériences futurs!