Où commencer dans la planification des salons d’exposition?
Félicitations! Vous avez maintenant la responsabilité de planifier le programme d’expositions commerciales de votre compagnie! Au début vous pensiez que ce serait amusant; voyages en perspective,rencontres de gens intéressants, et enfin la chance de vous faire remarquer par le déploiement de vos aptitudes et de votre sens de l’organisation (quasi OCD).
Viens enfin le jour où vous recevez votre premier Guide de l’Exposant; les documents! les échéances! Les nouveaux mots de vocabulaire! Que faire en tant que Coordinateur/Organisateur/Assistant? Restons calme et respirons par le nez… Nous ne voulons pas que vous vous sentiez étourdi quand viendra le moment d’inscrire votre numéro sur 46 formulaires de commande, car cela cause trop de confusion et de délais.
Chemin faisant, avant le jour d’ouverture
Vous trouverez la plupart du temps un résumé des règles générales au tout début du Guide de l’Exposant. En en-tête de page vous devriez déjà y trouver le nom de l’exposition, les dates et la localisation. Surlignez ces informations afin que ceux d’entre vous qui travaillent sur plus d’une exposition à la fois, puissent d’un coup d’oeil s’ assurer que vous travvaillez sur le bon. Ce document est l’outil pour rester dans votre budget. Prenez bonne note des échéances pour commande de services à l’avance. Assurez-vous de connaître l’échéance pour entreposage à l’avance et lisez toutes les astuces susceptibles de vous faire épargner sur certains coûts (votre patron appréciera). N’oubliez pas de transmettre ces informations (échéances etc.) à votre représentant / fournisseur de matériel et de kiosque d’exposition.
Si vous faites affaire avec une compagnie manufacturière de kiosques d’exposition pour vos divers besoins, il y a de fortes chances qu’ils aient aussi un département en mesure de vous offrir toute l’aide nécessaire avec le Guide de l’Exposant. Même si vous achetez votre kiosque sur eBay ou dans le coffer arrière de quelqu’un stationné au super-marché, vous n’êtes pas condamné à faire tout le travail seul. Après quelques coups de fil auprès de fournisseurs près de chez-vous, vous saurez quells sont les coûts reliés à l’aide recherchée. Il vaut la peine de s’imformer, quel que soit le coût d’un tel service; et ils connaissent bien la terminologie, sans avoir besoin d’un glossaire de poche sur les termes du language d’expositions commerciales!
Quoi! Le drayage fait partie du EAC?
Ok, vous avez ce bon kiosque d’exposition. Il est très grand et impossible à installer par vous-même, ou encore, c’est un Pop-up de 10 pieds mais vous préférez confier son installation alors que vous serez occupé à d’autres tâches comme: planification de rencontre avec clients potentiels, ou à la recherche de matériel perdu… Pour l’installations et le démontage (I&D), faites-vous appel aux employés de l’événement ou aux techniciens du fournisseur qui a conçu et construit votre kiosque d’exposition? Demandez une soumission à votre représentant/fournisseur. Voyez les détails par vous-même : Y a-t’il des coût pour temps supplémentaire, et comment sont-ils distribués? Combien de techniciens installeront votre kiosque d’exposition? Sont-ils responsables des dommages possibles? Ont-ils de l’assurance? Si les réponses à ces question vous donnent satisfaction, signez la soumission et retournez la à votre représentant avec le formulaire EAC (Exhibitor Appointed Contractor). La plupart du temps ce formulaire sera rempli pour vous. Ce formulaire donnera l’accès au plancher d’exposition à vos techniciens pour le I&D. Vous êtes donc maintenant libre de retourner à la planification de l’horaire de vos représentants en kiosque.
Quelles sont vos connaissances en logistique, manutention de matériel ou drayage, pour employer le jargon de l’industrie Avez-vous eu l’expérience du transport forcé? Mais qu’est-ce que tout ça signifie?
Comprenons-nous bien; vous êtes peut-être l’une de ces personnes qui veulent tout faire par eux-mêmes – et c’est tout à fait acceptable si vous ne voyez pas de probléme à perdre de larges mêches de cheveux durant la saison forte… Ça repousse! Mais il y a un groupe de personnes près de vous qui s’occupent de ces tâches de façon professionnelle. Ce sont les pros d’événements, connus à travers l’industrie sous différentes appellations, sans aucune d’entre elles couvrant vraiment l’ensemble de ce qu’ils font. Ils dorment avec leur cellulaire parce que votre installation commance Londres à 9 heure du matin (Oh, nous n’avons pas encore parlé d’exposer au niveau international). Ils prennent la charge de remplir TOUS les formulaires, même le tapis et la commande du panier à ordures! Trouvez-vous mieux autrement?
Obtenez l’aide au moment nécessaire
Nous offrons plusieurs niveaux de services à nos bureaux; utilisation de votre carte de credit, utilisation de notre carte de credit, commande de services, I&D et logistique, ou I&D seul, ou logistique seule. Nos coordinateurs de projets sont disponibles pour vous aider à simplement bien comprendre les documents, si vous préférez prendre tout à votre charge.
Télépnonez, posez la question, mais ne vous laissez pas impressionner. Eventuellement vous serez l’expert vétéran dans le bureau, observant le novice occupé à chercher la définition de “Cubic Content” dans le dictionnaire Webster en ligne, et vous aurez un sentiment agréable, tout en riant dans votre barbe, pendant que vous lui envoyez par courriel le nom et les coordonnées de votre coordinateur de projets préféré.
Article par: Lisa Maniaci –
