Oh non! Où est ma cargaison?

Que faire lorsque vous arrivez à votre espace de salon et qu’une partie ou même la totalité de votre cargaison ne s’y trouve pas?

Le pire cauchemar de tout exposant ou gestionnaire est d’avoir une place dans un salon sans avoir de kiosque lorsque le salon commence! Si ce scénario vous est arrivé, vous savez qu’en plus d’être embarrassant, c’est aussi dispendieux. Donc, que faites-vous de votre espace d’exposition la première journée d’installation et que votre cargaison n’est pas arrivée? Premièrement, ne paniquez pas…tout de suite.

Il y a plusieurs aspects importants dont vous, ou votre fournisseur de kiosque, devez toujours vous souciez lorsqu’il est temps de se préparer pour une exposition. Si vous faites toutes ces choses, vous serez beaucoup plus près d’éviter la catastrophe.

1. Choisissez une compagnie de livraison qui se spécialise en cargaison de salon d’exposition. La livraison en salon est souvent très différente de la livraison standard avec plusieurs règles spéciales.
2. Assurez-vous que le montant de votre facture de chargement corresponde aux grosseurs et aux poids des différentes pièces que vous faites livrer.
3. Prenez une photo de toutes les pièces que vous faites livrer juste avant le chargement.
4. S’il y a plus qu’une caisse, palette ou boite à faire livrer, soyez certains que chacun est inscrit comme une partie du total. Par exemple, si vous avez 4 pièces, chacune devrait être étiqueté de 1 à 4 ou bien 1 de 4, 2 de 4, etc.
5. Considérez l’option de livrer votre cargaison sur un camion spécialisé au lieu d’une compagnie de livraison générale si vous avez une livraison assez imposante. La livraison spécialisé vous assure que seulement votre cargaison sera sur le camion et que le trajet de livraison se fera directement de votre entrepôt jusqu’au salon. Avec un service général, il y aura plusieurs cargaisons ainsi qu’un trajet avec plusieurs arrêts dans plusieurs entrepôts. Il est très possible qu’il y ait plusieurs chargement et déchargements du camion durant le trajet, ce qui augmente les chances de pertes.  Un camion spécialisé est souvent plus cher, mais nécessite moins de manutention.
6. Assurez-vous que vous avez l’information pour retracer la livraison et les numéros de téléphones en cas d’urgence, une copie de tous vos reçus et documents ainsi que les photos avec vous lors de l’exposition. Gardez-les sur votre iPad ou votre appareil de référence pour y avoir accès rapidement.
7. Si vous faites livrer votre cargaison à l’entrepôt du décorateur du salon, vous recevrez normalement un avis de ce dernier comme quoi votre livraison est arrivée à l’entrepôt. Confirmez que le nombre de pièces reçues correspond au nombre de pièces envoyées.

Cependant, même si vous faites toutes les choses suivantes, vous arriverez probablement à votre kiosque avec une ou plusieurs pièces manquantes. Donc, voici quoi faire dans ce cas :

Allez toujours à votre espace d’exposition avant l’heure prévue pour l’installation. Ceci est pour permettre de faire plusieurs choses, la première étant de compter le nombre de caisses pour s’assurer que tout est là. Si pour certaines raisons, tout n’y est pas, voici le protocole à suivre :

1. Si vous avez fait livrer directement à votre lieu d’exposition et que rien n’y est, contactez le transporteur pour être sûr qu’il avait la bonne heure et le bon endroit pour la livraison. Aussi, allez vérifier, au comptoir à cet effet, si le transporteur s’est enregistré. Il est souvent possible d’en déduire l’heure d’arrivée grâce à cela.
2. Si vous avez fait livrer votre cargaison à l’entrepôt du salon :
   a. Vérifier que les pièces manquantes ont actuellement été envoyées, regarder votre facturation et vos photos.
   b. Vérifiez avec le décorateur s’il a signé pour les mêmes numéros de pièces qui apparaissent sur votre facture.
   c. Regardez autour de votre espace d’exposition pour être certain que les pièces manquantes ne sont pas cachées derrières celles des autres exposants.
   d. Allez vérifier les espaces qui ont un numéro semblable au votre. Par exemple, si votre numéro est 215, allez voir au 512, 521, 125, 152, etc.
   e. Si le salon n’est pas trop gros, agrandissez vos recherches pour tout l’étage.
   f. Rendu ici, vous devriez contacter votre livreur pour vous informer des détails de leur côté. Le plus tôt sera le mieux, parce qu’ils auront probablement besoin de temps pour chercher dans toutes leurs cargaisons qui ont été chargées et déchargées durant le trajet jusqu’à votre salon.
   g. Si vous n’avez toujours pas obtenu de résultats, vérifier s’il est possible de vérifier dans les quais de chargement arrières et même dans les pièces cachées dans les corridors et autour du débarcadère.

8 fois sur 10, ces étapes vous permettent de localiser votre cargaison.

Si aucune des étapes ci-dessus vous permettent de trouver vos pièces ou votre kiosque, il vous reste encore une option : si vous commencez ce processus assez tôt, vous aurez encore du temps pour faire livrer un kiosque alternatif au salon s’il vous reste des pièces disponibles dans votre éventail de kiosques.

Prévoyez en avance, soyez organisés, documentez tout, gardez une copie de tous vos documents avec vous, communiquez avec toutes les personnes impliquées et restez alertes, 99 fois sur 100, vous éviterez le désastre.

Article par: Philip Foust – 14 mai 2015