N’oubliez rien lors de votre prochain salon d’expositions

Malgré des années de déplacements pour le travail et le plaisir, j’avais toujours peur d’avoir oublié d’apporter ou de faire une dernière chose. Ce n’était pas seulement ma propre liste d’articles à apporter, mais la multitude de détails à régler pour que mon équipe se sente en confiance à l’arrivée qui causait tout ce stress. Un stress qui était finalement bien inutile, puisque je pouvais tout contrôler avec un peu de préparation et de planification. Un gros merci à tous les grands voyageurs qui m’ont donné leurs trucs pour commencer ma liste… et j’espère que certains des conseils qui suivent sauront vous faciliter la vie lors de vos déplacements!

À PRÉPARER À L’AVANCE
Passez en revue ce que vous expédiez d’avance une dernière fois pour vous assurer de ne rien oublier. Il est toujours possible d’envoyer des colis de dernière minute pendant la nuit à votre hôtel, où ils seront gardés en sécurité avant votre arrivée.
Préparez un dossier papier pour chaque participant de votre entreprise qui comprend des cartes géographiques et des informations locales, les instructions de montage du kiosque avec photos, les billets d’avion et les réservations d’hôtel de chacun, ainsi que tout ce dont le personnel qui participe au salon professionnel pourrait avoir besoin une fois sur place.
Faites la mise à jour de votre calendrier et de votre message d’absence du bureau  et donnez votre itinéraire détaillé au personnel qui reste au bureau.

À METTRE DANS VOS VALISES
Faites une copie de sécurité de tous vos contacts essentiels (téléphone et courriel), y compris votre personne-ressource au salon d’expositions et le personnel désigné pour le montage du kiosque. En cas de perte, de vol ou de bris de votre téléphone, vous pourriez vous sentir vraiment dépourvu au moment où vous en auriez le plus besoin. En plus d’une sauvegarde sur le nuage, un carnet d’adresses papier (et des copies des documents essentiels) pourrait vous rendre de fiers services.
Une trousse de premiers soins et une trousse de soins personnels sont essentielles. En plus de vos articles de soins habituels, assurez-vous d’apporter des menthes pour rafraîchir l’haleine et du désinfectant pour les mains étant donné toutes les rencontres que vous ferez. Des pansements et une crème antibiotique seront utiles si vous vous coupez avec du papier ou si vous avez des ampoules aux pieds après de longues journées dans vos beaux souliers. En plus de vos médicaments d’ordonnance  ne négligez pas les antidouleurs, les gouttes pour les yeux, les antihistaminiques et les antidiarrhéiques en cas de problème soudain. Vérifiez bien la réglementation concernant les liquides autorisés à bord de l’avion.
Lors de vos voyages personnels et professionnels, vous devriez apporter des collations, des cartes d’affaires , des pinces à épiler, du duct tape, de petits ciseaux, une aiguille et du fil, un outil polyvalent, un fer à repasser de voyage, un oreiller de voyage, des étiquettes supplémentaires pour vos bagages, des attaches autobloquantes (tie wrap) pour éviter les enchevêtrements de fils dans le kiosque et quelques sacs ziploc.
En ce qui concerne l’aspect technique, vous devriez avoir des systèmes redondants en cas de perte ou de coupure de courant. Votre téléphone, votre ordinateur portable ou tablette, un point d’accès à internet sans fil portatif, de multiples câbles et chargeurs pour vos appareils, un bloc d’alimentation portatif, des écouteurs antibruit pour le vol et deux clés USB devraient vous permettre de survivre à une crise technique.
Pour ce qui est de l’habillement lors d’un salon professionnel, il est essentiel d’avoir deux paires de chaussures confortables. Assurez-vous d’apporter avec vous un éventail de vêtements à porter au salon et en soirée, ainsi que des vêtements de nuit pour l’hôtel et d’autres vêtements pour l’avion.

LE JOUR DU VOYAGE
Préparez vos documents de vol. La plupart des passagers font maintenant leur enregistrement en ligne et le recours aux cartes d’embarquement numériques se généralise. Il peut quand même être utile d’imprimer une copie de votre carte d’embarquement, de votre numéro de réservation, de votre numéro d’itinéraire et de votre numéro de confirmation d’achat.
Apportez les pièces d’identité nécessaires. Le 1er octobre 2020, la Transportation Security Administration (la « TSA ») exigera que tous les passagers présentent un permis de conduire ou une autre pièce d’identité acceptable compatible avec la technologie Real ID, sans quoi les voyageurs ne pourront pas franchir les contrôles de sécurité. Les permis émis dans la plupart des États sont déjà compatibles, et d’autres ont obtenu une prolongation du délai pour rendre leurs processus et leurs pièces d’identité conformes. Plusieurs autres pièces d’identité sont actuellement acceptables. Pour leur permettre de voyager vers la destination de leur choix, le Département d’État invite fortement les citoyens américains qui n’en ont pas déjà un à se procurer un passeport.
Respectez les règles concernant les bagages enregistrés et les bagages de cabine. La TSA a récemment envisagé la possibilité d’assouplir les contrôles de sécurité dans certains aéroports américains de petite et moyenne taille. Comme la réglementation à cet égard est en constante évolution, mieux vaut toujours vérifier les règles en vigueur. De plus, comme toutes les compagnies aériennes ont leurs propres règles et frais pour les bagages enregistrés et les bagages de cabine, il vaut la peine de consulter le site Web de la compagnie pour connaître le poids et les dimensions des bagages autorisés ainsi que les autres restrictions. Il peut être avantageux pour les grands voyageurs de s’inscrire au service de préembarquement de la TSA et d’en payer les frais pour gagner du temps à l’embarquement et éviter d’avoir à enlever leurs chaussures, ceintures, etc. aux postes de contrôle de la sécurité.