Les rudiments en salon d’exposition: manutention, drayage et fret
Commençons par le commencement: de façon la plus simple, la manutention et le drayage représentent la même chose – le mouvement de votre matériel d’exposition entre le camion de livraison et votre espace d’exposition. Cela représente une somme de travail hautement coordonnée en coulisse. Dans la majorité des cas pour une exposition donnée, des centaines d’exposants expédient leur matériel en un lieu principal. Par la suite, c’est le décorateur de l’exposition qui prend la charge de répartir le tout aux différents numéros d’emplacement de kiosque. Le décorateur évalue ce service de deux façons :
• Entreposage à l’avance
• Directement au site
Entreposage à l’avance vs directement au site – Quelle est la différence?
Tentons donc de détailler: tous les taux de drayage se basent sur leCWT (poids par 100lbs aux États-Unis) multiplié par un taux pré-établi. Ces taux varient d’un centre d’exposition à l’autre et pour des expositions spécifiques. Aussi, des taux additionnels établis pour une exposition varient selon le type de fret à déplacer et cela en rapport avec le temps et la difficulté de manutention. Selon un rapport de 2011 du Event Marketing Institute (EMI) et du Exhibit Designers and Producers Association (EDPA)les taux moyens pour les kiosques d’exposition variaient comme suit:
• $83.51 Expédition en entreposage à l’avance
• $76.72 Expéditions de caisses directement au site d’exposition
• $99.78 Expédition directement au site avec manutention spéciale (ex: items de verre)
• $112.19 Expédition sans caisse directement au site
Comment donc conserver vos frais le plus bas possible? Expédiez vos items autant que possible sur des palettes. De toute évidence, l’expédition de pièces non emballées vous apportera des coûts de manutention élevés, parce qu’une charge minimum sera attribuée à chaque pièce non emballée. Rassemblez, rassemblez, rassemblez! Que vous optiez pour expédier en entreposage à l’avance ou directement au site d’exposition, il demeure dans votre meilleur intérêt de rassembler autant que possible.
Un instant s.v.p.: selon votre liste plus haut, je pourrais économiser en expédiant directement au site d’exposition?
Oui, dans bien des cas expédier directement au site d’exposition diminuera votre coût de manutention.et cela tout simplement par le fait que le décorateur de l’exposition aura passablement moins de manutention à faire avec vos items, éliminant ainsi la manutention à partir du lieu d’entreposage à l’avance. Cela dit, voici quelque bénéfices importants à considérer avec l’option d’expédition en entreposage à l’avance :
• Le matériel arrive plus rapidement dans l’espace du kiosque. Généralement, avec le choix d’expédition en entreposage à l’avance, votre matériel est transporté à votre emplacement en priorité et vous le trouvez sur place dès l’ouverture de la salle, au premier jour d’installation.
• Beaucoup moins de souci. Vous avez déjà beaucoup de préoccupations reliées à la planification de votre exposition. Expédier en entreposage à l’avance enlèvera un lourd fardeau de vos épaules.
Vrai ou faux: avec seulement deux bénéfices, ça ne semble pas être l’affaire du siècle? FAUX ! Ne sous-estimez surtout pas la valeur des arguments cités plus haut. C’est un ‘’don de Dieu’’ d’accéder à son matériel dès le début d’une courte période d’installation lors d’expositions où des centaines d’exposants arrivent tous en même temps. Si le temps à l’avance ne vous est pas possible, vous pouvez expédier directement au centre d’exposition, mais soyez bien conscients que certaines expositions fonctionnent avec des jours et heures bien spécifiques pour l’arrivée du matériel de chaque exposant. Vous trouverez cette information dans la section de cédule d’exposition à l’intérieur du guide de l’exposant. Si telle est votre situation, vérifiez les dates et les heures deux fois plutôt qu’une, car parfois, en plus des charges d’expédition directement au site, vous pourriez vous retrouver avec des charges additionnelles pour avoir fait livrer en dehors de la période pré-établie..
Fantastique! Je sais maintenant comment jongler avec la manutention, mais comment dois-je actuellement procéder pour expédier mon équipement?
Si vous ne faites pas encore affaire avec une compagnie de transport, ne désespérez pas! Plusieurs expositions fournissent des transporteurs qui pourront vous aider à acheminer vos biens, tant à l’aller qu’au retour.de l’événement.. Voici maintenant des points d’informations importantes à avoir sous la main lorsque vous contacterez un transporteur dans le but de faire des arrangements:
• Le nombre de pièces
• L’estimation du poids
• L’adresse de ramassage et de livraison – sans oublier l’heure de livraison pré-établie car vous pourriez vous retrouver avec des charges additionnelles pour avoir fait livrer en dehors de cette période. Épargnez en planifiant à l’avance!
Pourquoi ne pas simplement expédier mon matériel UPS ou FedEx?
Vous le pouvez certainement! FedEx et UPS sont tout à fait indiqués; pour expédier dans des hôtels ou pour du matériel de plus petite taille. Toutefois, considérez le point suivant:
• Ces transporteurs n’attendront pas en ligne ou dans une ère de triage pour livrer votre matériel au centre d’exposition. C’est pourquoi nous vous conseillons d’opter pour de tels transporteurs uniquement si vous planifiez de faire livrer en entreposage à l’avance.
Dans tous les cas, entreposage à l’avance ou directement au site d’exposition, expédiez tout votre matériel réuni en une seule fois, pour éviter la multiplication des pièces séparées et les risques de pertes de colis.. Après la livraison et l’installation de votre matériel d’exposition dans votre espace, vous n’aurez plus besoin de vos caisses de transport. Il est donc important de ne pas oublier de remplir les étiquettes du décorateur de l’exposition. Assurez-vous de bien y indiquer le nom de votre compagnie ainsi que votre numéro de kiosque. Finalement, posez au moins deux étiquettes sur des côtés différents pour chacune de vos caisses.afin qu’elles soient ramassées et entreposées jusqu’à la fin de l’exposition.
Une bonne planification pourra résoudre tout problème
En ce moment, un sentiment d’inquiétude prend peut-être le dessus… comment est-il possible de garder toute cette information bien organisée? ! Restez calme et souvenez-vous simplement qu’une bonne planification aidera l’ensemble de votre projet d’exposition de façon à ce que tout se déroule comme un charme. En espérant que les trucs et conseils partagés pourront vous aider à remplir ces formulaires de façon plus agréable… n’oubliez surtout pas que vous n’êtes pas abandonnés à vous-même! Le décorateur de l’exposition et votre fournisseur de kiosque pourront toujours vous aider avec vos questions. En fin de compte, si vous vous sentez dépassés par la charge de travail, vous pouvez toujours vérifier auprès de votre fournisseur s’il y a possibilité qu’il prend la responsabilité de remplir tous les formulaires pour vous.
Article par: Clarissa Piquero Kierner – août
