Les 9 surprises concernant les frais de transport lors d’une exposition commerciale

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Faire une exposition peut être très dispendieux et certains des coûts les plus frustrants sont ceux qui ne font pas d’impact direct sur vos clients. Puis, juste au moment où vous pensez que le pire des dépenses est terminé, une facture de transport arrive et vous criez ! Pourquoi ma facture de frais de transport est horriblement élevée?

À mon cabinet, nous entendons souvent cette question. Parfois, le client est informé et partage simplement notre frustration, mais certains exposants ne prennent pas en considération les conditions spécifiques au sujet des différentes foires commerciales et leur frais de manutention/transport. Voici 9 choses à penser en ce qui concerne les coûts et les frais de transport pour les salons d’exposition :

1. Tout d’abord, les choses se doivent d’arriver à bon port de façon sécuritaire! Il y a des options d’expéditions souvent moins chères. Mais, lorsqu’un produit vedette de votre entreprise représente l’image de marque dans un événement important, des choses comme la fiabilité, la livraison à temps et la traçabilité sont des points forts importants en fin de compte.

2. Envoyer directement sa marchandise à une exposition diffère au sujet des frais d’expédition que si vous envoyez votre marchandise à l’entrepôt de l’exposition (advanced warehouse). Si vous êtes dans un délai serré, vous pouvez généralement expédier à l’avance à l’aide d’un calendrier différé. Expédier directement au site d’exposition implique généralement un délai plus condensé qui augmente près de deux fois le coût de transport.

3. Un autre coût qui se doit d’être pris en compte dans l’industrie des expositions commerciales est le temps d’attente pour la livraison des kiosques à votre espace de plancher. Lorsque votre expéditeur fournit une estimation dès le départ ceux-ci peuvent savoir si leur livreur sera bloqué en attente dans une cour pendant des heures ou dans les cas sévères pendant la nuit. Certains expéditeurs vont vous charger un coût pour le temps d’attente supplémentaire et pour la livraison tandis que d’autres feront le décompte du temps supplémentaire avant de vous faire une autre facture et de vous charger le temps réel de l’employé.

4. Comme tant d’autres commerces, les coûts de transport montent en flèche lorsque les livraisons et les autres démarches sont faites lors des heures supplémentaires ou même durant les week-ends.

5. Il n’y a rien de surprenant et surtout de nouveau lorsqu’on parle de la règlementation au sujet des frais de transport par moyens maritimes et le contenu des livraisons. Ainsi, un système bien précis de classification est établi selon lequel les prix varieront en fonction du poids.

6. Certains syndiqués ont un impact sur la tarification et sur de nombreux services liés à l’exposition plus sur le coût de transport des marchandises des expositions commerciales. Beaucoup d’entre eux ont de bonnes réputations par rapport aux frais de transport pour les entreprises qui n’emploient que des chauffeurs syndiqués. Dans certaines villes, parce que les lieux sont occupés par des travailleurs syndiqués, Fed Ex n’a aucun droit de ramasser un kiosque à l’intérieur de l’exposition.

7. Un des plus grands pièges que nous voyons dans les frais de transport est quand les exposants basent leurs attentes sur les frais de transport par rapport au poids de l’envoi qui est généralement facturé. La taxe est plus élevée en fonction du poids réel ou, s’il est plus élevé, le poids dimensionnel.

8. La même frustration que nous ressentons tous à chaque fois que nous allons à une station-service pour faire le plein. Nos voitures ont aussi un fort impact sur la facture de transport. De même, si vous avez magasiné pour une nouvelle voiture récemment et que vous avez eu une mauvaise surprise, penser au coût des cabines de camions ultrasophistiqués ou du châssis et de savoir qu’eux aussi sont à la hausse.

9. Les changements qui se produisent entre obtenir une estimation initiale et l’expédition réelle sont parfois importants et souvent oubliés!

Bref, ne laissez pas le coût élevé du transport vous mettre du stress lors de vos expositions en ne vous donnant pas la chance d’exposer. Travaillez avec votre lieu d’exposition afin d’obtenir de grands résultats et plus d’efficacités avec votre logistique.