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Les 101 façons d’optimiser votre budget d’exposition

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Imaginez que vous êtes dans la même pièce que 393 autres exposants et vous leur posiez la question suivante : Comment avez-vous optimisé votre budget dans les deux dernières années? Une multitude d’excellents conseils pourraient vous être partagés.

Vers la fin 2014, Skyline Exhibits, en collaboration avec Red 7 Media Research & Consulting, ont reçu les réponses de 393 exposants qui ont soumis leurs 514 réponses pour optimiser leurs budgets.

Certains ont simplement opté pour plus petit : aller à des événements plus petits, prendre des kiosques plus discrets et envoyer moins d’employés. Certains, au contraire, ont décidé de ne pas étirer leur budget et certains ont finalement opté pour une augmentation de leur budget.

Cependant, les meilleurs conseils d’exposants sont ceux qui nous ont expliqué comment ils avaient réduit leurs coûts sans toutefois affecter leur impact marketing, en coupant dans des endroits qui vous avantagent même s’ils sont légèrement coupés.

Voici comment nous avons regroupé leurs 514 réponses. Nous commencerons en jetant un coup d’œil au tableau général puis ensuite dans chaque catégorie majeure d’optimisation et comment les exposants ont fait pour économiser.

Seulement se présenter dans les bons événements (23%)

De loin la meilleur solution (et la plus efficace) pour optimiser votre budget est de seulement se présenter aux événements qui vous intéressent directement. C’était aussi la meilleure solution lors d’un sondage similaire en 2009.

Nous avons recueilli les différentes façons d’y arriver à partir des réponses de 89 exposants, les voici :

Présentez-vous à moins d’expositions, ce qui réduira vos coûts de location de kiosque.
Se présentez à moins d’expositions veut aussi dire que les coûts généraux vont diminuer puisqu’il n’y aura pas de kiosque à livrer, à installer, pas de coûts de services, pas de promotion et pas d’employés pour le kiosque.
Encore mieux, éliminez complètement les mauvais salons pour votre compagnie. Faites-le en mesurant les résultats de chaque exposition et en éliminant les moins bons. Des motifs tels qu’un mauvaise ROI, une petite clientèle, ne pas avoir atteint vos objectifs, ne pas avoir atteint son public cible et aussi les expositions qui sont trop loin. N’ayez pas peur de manquer des événements en vous disant que vous manquez peut-être quelque chose ou en ayant peur d’avoir mauvaise conscience.

#4 : Gardez les événements avec les meilleurs ROI par client et investissez l’argent économisée dans de nouvelles expositions.

Au lieu de garder l’argent économisée en les éliminant, vous devriez investir l’argent économisé dans les expositions que vous avez décidé de garder pour engendrer des résultats plus importants.
Concentrez-vous sur de plus petits événements, en région ou dans mes marchés de niche, qui requiert de plus petites dépenses tout en vous permettant de vous rapprocher de votre public cible.

#5 et #6 : Allez soit dans un petit événement, soit investissez dans un plus gros événement – trouvez celui qui fonctionne le mieux pour vous, dépendant de votre marché.

Gardez-vous quelques gros événements, mais en moins grand nombre, pour vous permettre de mieux vous préparer et de mettre plus de temps dans votre campagne marketing. (Oui, il s’agit d’un point de vue un peu contradictoire au précédent mais différents exposants affirment les deux, il suffit d’essayer pour savoir lequel s’applique le plus à votre situation.
Répartissez vos participations en fonction du succès des événements. Lorsqu’un salon fonctionne bien, continuez de vous présenter. Si non, commencez à diminuer votre participation en y allant avec un plus petit kiosque, puis en ne faisant qu’un commandite, puis en faisant acte de présence, pour finalement cesser d’y aller.
Au lieu de toujours aller à chaque événement à chaque année, faites un horaire qui vous permet d’alterner entre les salons et pas tous dans la même année.
Ne vous inscrivez pas à des expositions qui en sont à leur première année, allez les visiter à la place pour voir quel type de clientèle elles attirent. Exposez l’année suivant si vous pensez qu’il s’agit d’une bonne opportunité.
Certains salons peuvent être complètement évités si vous réalisez que le public qu’ils attirent ne vous convient pas.
Allez dans les événements de vos partenaires ou vos clients, où vous pourrez avoir un plus petit kiosque mais quand même rejoindre votre public cible.
Vous pouvez aussi optimiser votre budget en allant à plus d’expositions, vous rentabiliserez ainsi le prix du kiosque lui-même durant les événements.
Comparez les prix des différents événements pour savoir combien il vous faudra débourser pour rejoindre leur clients et prenez l’option la moins dispendieuse.
Une des meilleures citations «Nous avons pris le temps de bien regarder la liste de nos événements. Nous avons eu quelques réunions à analyser le feedback de l’année précédente dans le but d’avoir une sélection plus efficace. Nous avons ensuite utilisé une approche en 3 étapes pour l’année :

Premier tiers : Conférences nationales avec une grande importance stratégique, support marketing complet, expositions importantes et recherche de nouveaux commanditaires.
Deuxième tiers : Conférences régionales, motivées par les ventes avec une approche marketing simple.
Troisième tiers : seulement assister aux expositions»

Réutilisation de kiosque / Visuels d’expositions (18%)

Plusieurs exposants ont partagés qu’ils optimisaient leur budget en utilisant le même kiosque durant plusieurs années, sois en retardant les achats futurs ou en utilisant un kiosque reconfigurable.

71 exposants du sondage nous ont partagé de multiples façons d’augmenter la valeur de leurs kiosques :

Utilisez le même visuel d’année en année et étirer sa durée de vie. (Plus l’économie est incertaine, plus les exposants ont tendance à agir ainsi)
Regarder votre marketing vertical, les produits et les divisions que vous allez exposer, créez ensuite des visuels sur lesquels ils apparaitront tous.
Choisissez un événement qui vous permet de facilement changer les visuels pour vos différents marchés verticaux, produits ou divisions.
Intégrez des écrans dans vos kiosques pour permettre d’avoir des messages qui peuvent être modifiés.

Créez des kiosques de sortes qu’ils peuvent être utilisés dans plusieurs formats différents. En général, il s’agit de 10 x 20 qui se séparent en 10 x 10 ou alors un arrière-plan qui se détache en plusieurs parties. Il peut aussi s’agir de kiosques qui se transforment en ilots ou qui se joignent à d’autres kiosques.

Choisissez un modèle de kiosque qui vous permet de changer facilement de look et de design.
Faites l’inventaire de tout ce que vous possédez pour voir si vous avez des outils intéressant que vous auriez oubliés.
Déterminez une grandeur stable pour votre kiosque pour pouvoir utiliser les mêmes accessoires à chaque fois.
Réparez votre kiosque avant d’en acheter un neuf.
Vous pouvez acheter des kiosques usagés ou même en louer.
Vous pouvez utiliser votre kiosque ailleurs que dans des salons.
Citation d’un exposant : «En recyclant et en les mettant aux gouts du jour, nous avons pu réutiliser des backdrops et créer de plus petits kiosques pour les petits salons. Cela nous a permis de créer de nouveaux modules d’exposition»

Changer ses promotions (13%)

Les exposants ont changés leur façon de faire de la promotion pour attirer les foules. Ils ont trouvés des nouvelles façons d’ajouter de la valeur à leurs produits promotionnels, leurs commandites et leurs publicités.

52 exposants qui ont répondu à notre sondage nous ont expliqué comment ils dépensent leur budget promotionnel :

La première chose à faire pour économiser est simplement de couper dans les commandites et les produits dérivés, même dans les bonbons au kiosque!
Comme plusieurs l’ont déjà fait, transférer votre budget pour la publicité imprimée et mettez la publicité par les médias sociaux et sur les courriels de promotion.

Il est aussi pertinent de couper dans les documents imprimés que vous remettez aux clients. Grâce aux différentes, il est possible de tout faire parvenir par courriel ou par le site internet.
Magasinez les prix et négociez pour vous produits promotionnels.
Vous pouvez mesurer le nombre de produits dont vous aurez besoin, de cette façon vous pourrez éviter des frais inutiles de livraison.
Faites le transfert entre plusieurs petits produits vers un produit de plus grande qualité, qui coutera moins cher que plusieurs produits.
Au lieu de donner plusieurs petits items à chaque personne qui passe, donnez-en moins mais de plus grande valeur destinés à votre public cible directement.
Pour remplacer les items promotionnels, vous pouvez aussi rehausser l’expérience de votre kiosque en offrant de la nourriture et des boissons. Cela coute moins cher et offre une expérience plus satisfaisante pour les clients.
Vous pouvez développer de meilleures commandites avec salons qui offre un bon ROI et leur demander d’inclure plus de publicité avec leur partenariat.
Meilleure citation d’exposant : « Avoir des laissez-passer ou des abonnements à certains salons nous permet d’exposer à des publics plus précis, qui permettent de mener à des ventes. Nous choisissons donc nos commanditaires en se basant sur nos expériences passées et sur nos relations avec l’organisation du salon. »

Économies sur le personnel du kiosque (10%)

Une des dépenses les plus apparentes est celle du personnel, il faut donc être très minutieux.

40 exposants nous ont donné leurs trucs sur ce type d’économies :

Baissez les coûts en ayant moins de gens au kiosque, seulement des gens qui sont là pour offrir du service aux visiteurs
Calculez attentivement la quantité de personnel nécessaire à votre kiosque pour ne pas en avoir en surplus. (La règle habituelle est un employé pour chaque 50 pied carré d’espace ouvert).
Si vous diminuez la grosseur de votre kiosque à certain salons, n’oubliez pas de diminuer la quantité d’employés.
Remplissez votre kiosque avec des gens qui n’auront pas beaucoup de dépenses de transport (tout en étant qualifiés).
Si vous commencez à envoyer moins d’employés, investissez l’argent économisé dans leur formation.
Planifiez en avance quels employés seront présents au salon pour bénéficier de bas prix sur le transport et le logement.
Utilisez vos points sur votre carte de crédit corporative pour économiser sur le transport.
Si les tarifs de vol sont les mêmes, choisissez celle qui vous permet d’envoyer votre kiosque pour le moins grand montant.
Voyagez par voiture au lieu de l’avion pour économiser sur le transport et sur les frais de transport.
Choisissez l’hôtel où le salon a lieu, il a beau couter plus cher, il se rentabilisera en économisant sur les taxis que vous éviterez de prendre le matin et vous donne plus de temps pour réseauter au salon.
Vous pouvez aussi vous trouver un hôtel moins cher s’il est à une distance de marche de l’exposition.
La meilleure citation du sondage : « Nous diminuons le nombre de personnes qui se présente au salon. Nous ne gardons que ceux qui contribuent directement au kiosque et aux rencontres planifiées. »

Frais de livraison (8%)

Votre kiosque doit vous servir de lieu de travail provisoire, il faut donc que vous fassiez livrer beaucoup de choses pour être fin prêt. Voici les astuces pour économiser sur la livraison.

32 exposants du sondage nous ont expliqué comment ils réussissaient à économiser sur la livraison, ce qui a mené à ces astuces:

Faites livrer moins de matériel pour réduire le poids de la livraison et envoyez du matériel moins dispendieux : moins de matériel, moins de produits promotionnels, moins de dépliants.

Obtenez de meilleurs tarifs de livraison, par exemple, en livrant en avance par courrier terrestre à moindre coûts comparativement à des livraisons par avion à la dernière minute.
Si votre horaire vous le permet, faites livrer votre kiosque d’un salon à l’autre directement, au lieu de le renvoyer à votre entrepôt entre temps.
Mettez moins de produits en démonstration dans votre kiosque pour économiser sur le matériel utilisé, du même coup, votre kiosque sera plus ouvert et plus invitant.
Prenez des objets promotionnels qui coûte moins cher à livrer et seulement le nombre minimum à donner pour ne pas avoir à les livrer deux fois.
Montrez vos produits les plus lourds par des moyens électroniques (écrans, tablettes, etc.) au lieu de les faire livrer à chaque salon.
La meilleure citation d’exposant : « Je voyageais par auto au lieu de me rendre par avion et j’avais mes visuels et mon équipement avec moi. »

Planifier et organiser en avance (7%)

La plupart des dépenses d’expositions consistent en frais de retard. Pas seulement des frais de 1.5% pour avoir payé quelques jours en retard, mais des frais qui peuvent aller jusqu’à 50%. Planifier en avance permet de beaucoup économiser.

Il y a 28 exposants qui nous ont dit qu’ils avaient économisé en planifiant en avance et en s’organisant, voici comment :

Commencez à planifier très tôt pour réduire les coûts et éviter les achats de dernière minute.
Misez sur des projets à différents vendeurs pour obtenir un prix réduit et négociez sur les factures. Encore une fois, il vous faut commencer tôt pour bien comparer les prix.
Si vous avez besoin de certains services, réservez les avant vos dates limites pour éviter des frais de retard. Autant sur l’électricité, le nettoyage, les heures du personnel, la manutention, etc. Si possible, essayez d’avoir les prix réduits (tarifs early bird).
Achetez tous vos billets d’avion en avance pour éviter une hausse des prix. Cela sous-entend de choisir votre personnel plusieurs mois avant l’événement.
Réservez vos hôtels très tôt pour profiter des tarifs réduits de l’hôtel où a lieu le salon.
Demandez aux gens dans votre entourage avec qui ils travaillent pour trouver des vendeurs à des prix compétitifs.
Commandez vos services pour le salon directement.
Mesurez la valeur des éléments principaux de votre exposition pour être en mesure d’ajouter ou d’enlever certains éléments.
Prenez note de votre utilisation de certains éléments (promos, produits promo, bonbons) pour pouvoir en commander assez pour votre utilisation.
Faites quelques expositions très bien réussies (en n’hésitant pas à utiliser de bonnes promotions, des activités dans le kiosque et en maximisant la formation des employés) au lieu de faire plusieurs expositions moins complètes.
Planifiez vos visuels imprimés pour votre horaire complet d’exposition pour minimiser vos coûts.
Planifiez d’autres réunions (avec des clients potentiels, des vendeurs ou des partenaires) autour de votre itinéraire d’expositions).
Meilleure citation : « Cette année en particulier, j’ai déployé un programme dans lequel toutes les dépenses devaient être approuvées à l’avance par moi-même avant l’achat. De cette façon, nous savions toujours quelles dépenses étaient faites et pouvions être en avance sur notre budget. »

Les affichages plus légers / plus faciles à utiliser (7%)

Beaucoup d’exposants ont confirmé qu’ils ont réduit leur budget avec un affichage léger et surtout avec un affichage portatif qui coûte moins cher à transporter et qui est plus facile à installer.

27 exposants ont dit qu’ils avaient économisé grâce à leurs affichages plus légers et plus facile à installer et ils ont tous dis à peu près la même chose :

#69-#72 Les affichages portatifs comme cette bannière du mur en arrière réduit les dépenses de livraison, de dérayage, de stockage et d’ I&D.

Économisez sur la livraison, dérayage, stockage grâce à un stand plus compact et léger.
Procurez-vous des affichages portatifs que ce soit des stands portables, des écrans animés ou des écrans de table surtout pour les petits espaces.
Procurez-vous des affichages qui peuvent être installés par le personnel de votre kiosque.
Apportez votre affichage portatif en tant que bagage d’avion ou en voiture.
Meilleure citation d’exposition : « L’installation d’un affichage portatif réduit les dépenses en transportation et en kiosque et ainsi, permet d’avoir un budget additionnel pour la participation dans les autres événements. »

L’espace de kiosque réduit (6%)

Plutôt que de se décider à propos d’ « aller ou pas aller » participer dans l’exposition, beaucoup d’exposants ont trouvé la possibilité en utilisant un plus petit espace pour un kiosque afin de pouvoir participer à l’exposition tout en gardant la présence plus discrète et moins couteuse.

Parmi les 25 exposants qui ont dit d’avoir utilisé des plus petits espaces de kiosque pour réduire leur budget, la plupart l’a confirmé. Certains ont d’autres raisons comment cela leur a été utile :

Pour réduire l’espace, choisissez les salons où vous avez moins de leaders, moins de retours sur investissement ou moins d’assistants.
Vous pouvez participer dans un plus grand nombre de salons avec un petit espace de kiosque plutôt qu’avec un grand espace, ce qui vous permet de participer dans plus d’expositions et trouver des salons où vous pouvez obtenir un plus grand retour sur investissement.
En réduisant l’espace de kiosque, vous réduisez également les dépenses en personnel, en livraison et en d’autres dépenses d’exposition.
Meilleure citation d’exposition : « Nous avons augmenté le retour sur investissement en réduisant l’espace de kiosque et en augmentant le nombre d’invités ciblés pour organiser plus de rencontres. »

Partagez les dépenses avec vos partenaires (6%)

C’était un des moyens les plus créatifs pour minimiser le budget d’exposition quand les exposants ont créé des contacts avec un grand nombre d’organisations pour partager les dépenses.

25 exposants enquêtés ont utilisé l’approche d’équipe pour l’exposition dont les tactiques sont présentées ci-dessous :

Devenez partenaires avec d’autres unités, départements ou divisions opérationnels de votre compagnie ou avec des sociétés sœurs à l’extérieur de votre compagnie.
Devenez partenaires avec vos dealers soit en partageant l’espace de kiosque soit en participant dans les dépenses de leurs plus petites expositions.
Devenez partenaires avec vos associés stratégiques déjà existants afin de partager les coûts et d’élargir la portée des communications pour votre exposition au salon.
Devenez partenaires avec d’autres compagnies et organisations qui partagent votre mission et la clientèle cible.
Devenez partenaires avec les organisateurs du salon en fournissant un orateur ou en faisant de la commandite pour obtenir des opportunités de promotion additionnelles.
Devenez partenaires avec vos vendeurs qui sont intéressés dans l’augmentation de vos ventes ce qui les impliquera davantage.
Échanger des services ou des produits avec les vendeurs du salon d’exposition si possible.
Meilleure citation d’exposition : « Nous avons invité des experts pour partager les ressources de notre kiosque. Les invités s’alignent à nos objectifs globaux. »

Faites le vous-même (4%)

Certains exposants étirent leur budget en se remontant les manches et en le faisant eux-mêmes.

Sur les 17 exposants du sondage qui se sont remonté les manches, Presque tous avaient fait leurs propres brochures et leurs visuels.

Utilisez vos propres ressources pour le marketing des brochures, des textes, des dépliants, etc.
Assemblez et démontez vous-même vos kiosques.
Fabriquez vos propres accessoires pour le kiosque.
Meilleure citation d’exposant : « Nous avons mis l’emphase sur nos propres ressources créatives à l’interne pour fabriquer les éléments marketing, éliminant du même coup plusieurs dépenses. »

Présentations numériques vs. Visuels imprimés (3%)

Certains exposants utilisent la technologie pour augmenter l’attrait de leur kiosque et diminuer les coûts de livraison.

Des 11 exposants de notre sondage qui ont soulignés l’utilisation des technologies, voici les bénéfices qui sont ressortis le plus souvent :

Utilisez moins d’accessoires dans vos kiosques en favorisant les technologies comme la vidéo et tout autre contenu digital qui peut être sur une télévision à écran plat, cela vous fera économiser sur la livraison.
Utilisez le contenu numérique sur un iPad ou autre mobile pour permettre à un client potentiel d’obtenir plus de détails, d’économiser sur la livraison et d’éviter d’apporter une foule d’à-côtés.
Utilisez des messages ciblés qui sont facilement interchangeables sur un écran numérique pour les marchés verticaux.
Utilisez un visuel 3D interactif comme présentation au lieu du produit en tant que tel pour économiser sur les frais de livraison et de manutention.
Meilleure citation: « Nous investissons dans tes outils qui sont versatiles et réutilisables, comme des écrans qui peuvent être programmés spécifiquement pour chaque exposition et utilisés pour une longue période de temps si on s’en occupe comme il se doit »

Autres façons d’étirer son budget (11%)

Plusieurs autres commentaires ne rentraient pas dans les dernières catégories.

Des 42 exposants qui nous ont donné ces idées, voici les meilleurs :

Si vous exposez à l’extérieur de votre pays, comparez les prix avec des fournisseurs locaux et économiser sur les frais de douanes.
Si possible, ne payez pas pour l’électricité à votre kiosque et optez pour une génératrice.
Réduisez vos dépenses sur la location de mobilier.

Utilisez votre propre connexion internet pour la présentation.
Vendez vos vieux kiosques ou échangez les pour des nouveaux.
Si vous faites beaucoup d’expositions, achetez vos visuels, chaises et tables au lieu de les louer.
Meilleure citation : « On ne s’inscrit plus dans les listes privilégiées pour obtenir des clients, elles sont trop dispendieuses. Nous préférons donner nos propres promotions au kiosque et récupérer les cartes d’affaires des clients. »

Voici 101 façons d’optimiser votre budget d’exposition, de la part de vos collègues exposants qui savent que ces méthodes fonctionnent, puisqu’ils les utilisent régulièrement.

Il est intéressant de noter que la proportion des réponses reçues ressemble beaucoup à celle d’un vraie budget pour chaque catégorie! Les exposant investissent le plus de temps dans les catégories qui leurs coûtent le plus cher.

Il y a aussi 36 exposants qui disent ne pas optimiser leur budget. 20 autres ont répondus qu’ils augmentaient leurs budgets, majoritairement parce que leur compagnie grandissait et qu’ils voulaient prendre avantage des salons de vente.

Les expositions sont une excellente façon de bien cerner votre compagnie et rejoindre un grand nombre d’acheteurs en même temps. Nous espérons que ces 101 trucs vous permettront d’améliorer vos expositions!

Article par: Mike Thimmesch – 13 avril 2015