Le diable est dans le détail

Nous avons repéré une tendance troublante. Alors que les deux géants de la sous-traitance dans les salons d’exposition (Freeman et GES) ont amélioré leurs services à la clientèle et leurs services en ligne. Les plus petits sous-traitants ont pris une autre direction. Voici quelques exemples récents de ces pratiques questionnables.

Vérifier les dates et les échéances

Les exposants expérimentés savent que manquer la date limite pour commander à un coût inférieur aura un impact significatif sur les coûts des services durant le salon. Si vous savez que le fournisseur de services n’est pas l’un des deux plus gros joueurs, faites très attention aux dates. Avec des dates limites plus tôt que la normale, le fournisseur de services se permet d’avoir des prix plus élevés plus longtemps. Soyez spécifiquement attentif aux dates convenues par les fournisseurs. Parce qu’ils n’ont pas toujours toute la main-d’œuvre disponible et parce que leurs salons sont le plus souvent de petites destinations, ils n’ont pas besoin de planifier le travail longtemps en avance, ce qui peut restreindre votre capacité à choisir qui manipulera votre kiosque.

Prix supérieurs de transport

Il y a plusieurs raisons qui peuvent expliquer le coût élevé de la manutention. Peut-être parce que les organisateurs de salons doivent louer des espaces d’entrepôt temporaire ou parce ce le fournisseur a le monopole de ce service. Nous avons vu des exemples où les coûts de manutention étaient supérieurs aux normes nationales et du marché quand de petits fournisseurs les manutentionnaient.

Transporteur préférentiel

Les relations entre le “transporteur officiel et l’exposition X” et le fournisseur général du salon ne sont pas un secret et ne sont pas problématiques en soi. Cependant, s’il y a un gain financier pour le fournisseur de forcer les exposants à utiliser son transporteur et s’il a un motif pour détourner les transports des exposants. On rentre dans les pratiques discutables.

Travail interdit

L’industrie des salons d’exposition a un problème avec le travail dans les salons. Quand un fournisseur n’est pas encombré par le syndicat du lieu, il se déclare seul fournisseur  pour toutes les tâches de travail. Cela présente des problèmes surtout quand il y a des problèmes de communications avec les exposants. Et cela s’aggrave quand le fournisseur n’a pas la main d’œuvre pour répondre aux besoins dans les délais ou avec qualité et si le prix augmente arbitrairement et sans explication.

Manque de main d’œuvre

Le défi de la main d’œuvre devient une véritable contrainte pour les exposants. Ne pas avoir assez d’employés pour aider à mettre en place votre kiosque, aider pour le calage, transporter le matériel depuis le quai de déchargement, poser les tapis et rapporter les boites vides. Tout cela prendra beaucoup plus de temps si le fournisseur de service n’a pas prévu assez de personnel.

Connaissances sur le plan de salle et le lieu approximatives

Nous avons vu des plans de salle où manquait des éléments de structures (colonnes, boites électriques et hauteurs des plafonds). Nous avons vu des fournisseurs arriver avec du matériel sans même connaitre l’étroitesse du hall d’hôtel, au point de ne pas pourvoir entrer dans le bâtiment. En tant qu’exposant, vous devez vous poser toutes les questions pour éviter le risque d’erreur.  Nous nous attendons qu’un superviseur général qu’il fasse la même chose.

Il y a de nombreuses personnes qui sont très professionnelles, honnêtes et attentionnées qui travaillent pour les petits fournisseurs de services et qui offrent une alternative pour les milliers d’événements qui se passent en dehors des centres de conventions traditionnels. On peut dire la même chose des employés des banques ou des compagnies aériennes, mais ces deux secteurs continus aussi à trouver des façons de faire payer les clients toujours plus d’argents tout en diminuant les services offerts.

Dans toutes les situations soyez vigilant à tout ce qui peut mal tourner et ayez toujours un plan B. Faites équipe avec des entreprises dans lesquelles vous avez confiances et qui font bien le travail.

Article par: Steve Hoffman – 3 octobre 2016