La clé pour un salon d’exposition réussi: la planification!
Votre kiosque a été conçu et est prêt pour l’exposition. Vous avez choisi les salons auxquels vous aimeriez participer et vous êtes inscrit à l’horaire. Tout ce qu’il vous reste à faire est de l’expédier et de vous présenter, non? Faux.
Se présenter à un salon d’exposition implique bien plus que de sélectionner votre espace et de concevoir votre kiosque. La première étape implique une planification importante avant de participer au salon d’exposition. Cela devrait être fait des semaines, voire des mois avant la date de l’exposition. Vérifiez votre manuel de l’exposant et passez vos commandes avant l’échéance de la date de la commande par anticipation. En faisant cela, vous économiserez des centaines de dollars, si ce n’est plus.
Vérifier la disposition du kiosque
Vérifiez la disposition de votre kiosque et la place qu’il occupe sur le lieu de l’exposition. Les kiosques modulaires sont assez simples, vous n’avez pas à vous soucier de son orientation, qui fait face à l’avant ou à l’emplacement des sources électriques. Vous voudrez savoir combien de puissance vous aurez besoin pour les lumières de votre kiosque et pour le matériel complémentaire afin que vous commandiez suffisamment de service électrique. Envisager des choses comme les moniteurs, les ordinateurs et si les employé auront besoin de prises pour brancher ou charger l’équipement. Où avez-vous envie que ces prises soient situées? Fournir un plan avec de l’information détaillée en même temps que votre commande électrique peut vous éviter beaucoup de tracas au salon d’exposition.
Si vous avez un présentoir en îlots, assurez-vous de fournir l’orientation du kiosque à l’aide des numéros de ceux avoisinant afin d’avoir une idée de l’emplacement. Ce que vous voyez comme le devant de votre kiosque peut n’avoir aucun sens pour l’électricien qui doit poser les lignes électriques ou l’équipe de montage et de démontage qui doivent s’occuper de l’espace de votre kiosque. Il est impératif que vous communiquiez ces informations, clairement et à l’avance. Avoir à démonter un kiosque et à faire l’électricité sur le site à nouveau peut augmenter de manière significative le coût de la main-d’œuvre de l’équipe du montage, du démontage et de l’électricité.
Livraison et expédition du kiosque
Lorsque vous expédiez votre kiosque, envisagez de le faire dans un entrepôt. Le délai de livraison est d’environ une semaine avant la première journée de l’installation et le kiosque sera livré à votre espace avant votre arrivé. Assurez-vous de suivre l’expédition afin de confirmer la livraison. Si quelque chose semble anormal, vous aurez l’occasion de localiser l’expédition ou de préparer une solution de rechange avant que le salon d’exposition ne commence.
Regardez les dates de livraison ainsi que les dates de prise en charge après l’exposition. Ces dates peuvent tomber sur un week-end ou des jours fériés. Vous aurez besoin de savoir quels sont vos options de livraison et d’expédition dans ces situations. De plus, soyez prêt à payer des taux d’expédition plus élevés lors des fins de semaine ou des jours fériés.
Toujours penser à un plan B
Plus important encore, planifiez au cas où les choses tournent mal. Selon la loi de Murphy : « Tout ce qui peut mal tourner, va arriver ». Soyez flexible et prêt à passer au plan B. Si votre moniteur semble endommagé, quelles sont vos alternatives pour le remplacer? Si les graphismes sont manquants ou endommagés, qui peut les imprimer et les livrer rapidement? Installer votre kiosque avant le salon d’exposition peut vous aider à déterminer si du matériel est manquant ou endommagé avant votre arrivée et vous donne le temps de remplacer ce que vous avez besoin.
Et le budget?
Prendre les mesures nécessaires pour bien planifier avant l’exposition contribuera à améliorer votre expérience. Ajouter une partie de budget à une caisse noire qui sera disponible dans le cas où une situation inattendue se produit. N’ayez pas peur de demander conseil à votre fournisseur de kiosque, il sera ravi de vous aider tout au long du processus. Suivre ces conseils simples vous mettra sur le chemin d’un salon d’exposition réussi.
Pour savoir plus sur l’optimisation de votre budget d’exposition, vous pouvez lire cet article: cliquez ici!
Article par: Michelle Smith –
