Informations essentielles pour les gestionnaires de salons d’expositions pour 2022
Nous sommes maintenant pleinement engagés dans le processus d’élaboration du budget d’entreprise et du calendrier de marketing du quatrième trimestre. Ce processus m’a amené à résumer certains des défis auxquels nombre de mes clients sont confrontés ces jours-ci et les résultats correspondants des pratiques réelles en 2021. Le sentiment de frustration et de complexité était évident. En écoutant attentivement, j’ai trouvé quelques conseils qui pourraient aider le gestionnaire de salon d’exposition moyen à prendre des décisions pour aller de l’avant en 2022 dans ce qui pourrait être un environnement difficile mais en amélioration. J’espère que le contenu ci-dessous vous sera utile ou du moins vous fera réfléchir.
Voici quelques réflexions et suggestions détaillées qui pourraient vous aider à surmonter certains de ces défis:
Prise de décision tendue ou hésitante – Sommes-nous IN ou OUT?
Il s’agit d’un problème très important. Si la direction n’est pas résolue à prendre des décisions pour aller de l’avant et essaie d’intervenir tardivement (ce dont beaucoup d’organisations sont coupables), vous ne pourrez pas vraiment réussir. Une stratégie que vous pouvez essayer est de mettre à jour ou de créer un élément de votre calendrier marketing 2022 avec tous vos événements traditionnels ou nouveaux. En voyant cela, la direction réagira souvent. Acheter, vendre, conserver. C’est l’occasion idéale d’expliquer les problèmes et les défis créés par l’attente. Attendre coûte beaucoup plus cher, et les résultats peuvent être médiocres. Pourquoi faire cela?
La grande majorité des expéditions du salon sont passées à l’adresse directe d’expédition du salon. Les délais de prise de décision et les retards dans les commandes sont la cause la plus probable de ce changement. Cela a entraîné des retards importants et des problèmes pour que les clients reçoivent les marchandises qu’ils ont expédiées au hall d’exposition, car les entrepreneurs n’ont pas la main-d’œuvre adéquate pour livrer tous les colis en temps réel. Tip : Expédiez vos marchandises à l'adresse de l'entrepôt avancé pour une livraison plus fiable dans votre espace avant l'ouverture du salon. Cliquez pour tweeter
Désaccord – Comment gérer les parties prenantes qui ne sont pas d’accord?
Ce problème est lié au processus de décision tendu. Dans certaines grandes organisations, certains départements ou divisions ne sont pas du tout d’accord. J’ai été témoin de cette situation et j’ai vu comment le marketing ou les ventes sont allés de l’avant avec un événement, puis les RH sont intervenues tardivement et ont sévèrement restreint les voyages ou la participation d’autres travailleurs. C’est une situation vraiment difficile à vivre. La bonne nouvelle, c’est qu’elle semble s’atténuer, car les risques réels de la pandémie semblent diminuer progressivement. Cependant, il est essentiel d’avoir des conversations franches et précoces pour connaître l’attitude de vos parties prenantes si vous ne voulez pas perdre tout votre temps. Contactez les groupes clés dès le début et écoutez attentivement les réactions. L’absence de réaction n’est pas un “Oui, allez-y”. Prenez le temps de vérifier et de revérifier si nécessaire pour obtenir un consensus. Parfois, le consensus est un arrêt complet. Au moins, vous savez, et vous préservez les crédits budgétaires pour un jour meilleur.
Objectifs – On ne peut pas simplement oublier toute cette confusion? Quels sont vos objectifs de marketing en face à face ?
Dans le domaine du marketing, tout doit être orienté vers un objectif et être mesurable. Prenez le temps de vous recentrer sur vos objectifs. Pourquoi allons-nous rencontrer des prospects pendant une semaine à Las Vegas??? Revenez à l’essentiel et rappelez-vous pourquoi vous faites ce que vous faites. Si vous pouvez tweeter pour atteindre l’objectif du département des ventes, à savoir une augmentation de 10 à 15 % des ventes l’année prochaine, alors faites-le. Si vous ne pouvez pas le faire, vous devez envisager une stratégie plus large qui inclut de nombreux éléments du marketing mix. Je pense que les mélanges font les meilleures choses. Des cocktails au portefeuilles financiers, les recettes, les initiatives de diversité, etc. Mélangez. Conseils : Promotions, médias sociaux et technologie
Prospects et ventes – Comment nos ventes futures sont-elles susceptibles d’être affectées par nos plans futurs ?
Votre entreprise est peut-être l’une de celles qui ont le plus bénéficié de la demande imprévue et accrue du marché. La pandémie ayant fortement tiré la demande vers l’avant pour de nombreux produits, vous devriez réfléchir à la suite des événements. D’où viennent vos prospects de vente? Combien de temps vous faudra-t-il pour recharger un pipeline de vente post-pandémie? Devrais-je attendre que les ventes baissent et réagir par la suite? Il s’agit d’une décision individuelle de gestion d’entreprise. Demandez-vous ce que font nos concurrents à votre avis. Mesure du retour sur investissement
Les calendriers, les dates et les lieux des événements ont tous changé. Comment dois-je faire face à cela?
Tant d’industries ont des événements qui durent depuis des décennies et qui se tiennent au même endroit à la même période de l’année. Le Big Enormo Show à Palm Springs chaque mois de mars est parfaitement situé pour des visites de golf et de spa de qualité en même temps que notre réunion de vente. C’est vraiment un problème de communication. Assurez-vous que votre équipe sait que vous allez maintenant à Indianapolis en juillet. Vous devrez peut-être faire des efforts supplémentaires pour proposer des activités ou des suggestions amusantes afin de séduire votre équipe et vos clients. Il y a des choses à voir, de la bonne nourriture, de la bonne musique et des gens formidables partout. Vous devrez peut-être faire preuve d’un peu d’imagination et aider les gens à se concentrer sur les objectifs, puis sur les avantages personnels. Peut-être de retour à Palm Springs en 23? Créez une liste de contrôle essentielle pour les salons d’exposition.
Considérations de l’espace – Avons-nous besoin de plus ou moins d’espace d’exposition?
J’ai récemment constaté une tendance des clients à réduire leur surface d’exposition à de très petits espaces, puis à essayer de réaliser les mêmes performances que dans un espace 400 % plus grand. Ce qu’il faut retenir, c’est que vous avez besoin d’un espace suffisant pour remplir les fonctions essentielles de votre plan d’exposition et atteindre vos objectifs. Ainsi, avoir besoin de 10 démonstrations de produits par heure dans un petit espace ne fonctionnera probablement pas. La règle empirique est qu’un être humain a besoin d’environ 25 à 50 pieds d’espace personnel pour se sentir à l’aise (et rester). Consultez un professionnel si vous avez besoin d’aide pour calculer votre espace optimal. Je ne crois pas qu’il faille acheter plus d’espace que nécessaire. Vous avez besoin d’un plan d’étage qui soit ” juste comme il faut” (citation: Goldilocks).
Budgets – Comment allons-nous ajuster nos budgets pour 2022 afin d’atteindre nos objectifs?
Il vous en coûtera plus cher de faire les mêmes choses que vous avez faites en 2019 en 2022. La question est de savoir combien vous devez budgéter en plus. Vous pouvez à nouveau contacter un professionnel pour obtenir des informations plus précises sur votre situation particulière, mais les calculs budgétaires que nous effectuons pour nos clients se situent entre 25 et 45% d’augmentation pour 2022. Ce qui se passe ensuite, ce sont généralement des ajustements qui réduisent certains des événements dont la performance est douteuse, afin que le budget fonctionne. Cependant, j’ai vu le revers de la médaille, c’est-à-dire que de nombreux clients agressifs ajoutent de l’espace et du nombre d’événements. Cela varie beaucoup d’une entreprise à l’autre.
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Fiabilité – Mes fournisseurs d’externalisation seront-ils performants?
La confiance ne se donne pas, elle se gagne. Vous devez utiliser votre intuition pour essayer de vérifier votre base de fournisseurs afin de gérer le risque d’avoir plus de services externalisés que par le passé. Deux des segments de notre activité qui connaissent la plus forte croissance sont la gestion et le stockage des biens d’exposition, où nous stockons et acheminons les biens d’exposition vers les lieux de destination, ainsi que le service d’installation et de démontage des expositions, qui consiste à monter et à démonter l’exposition et les articles connexes. Ces deux services sont probablement dus à un manque de personnel et/ou de temps de la part de nos clients qui, auparavant, faisaient la plupart de ces opérations eux-mêmes. L’exposition était dans la salle de stockage et ils se sont rendus à l’événement 2 jours avant et sont restés 1 jour après la fin de l’événement. C’est certainement un signe des temps. Donc, pour tout ce que vous devez externaliser, je vous suggère de demander à ce fournisseur quel est son processus de prestation de services. “Comment faites-vous pour que mon désinfectant pour les mains de marque soit distribué depuis ma commande jusqu’à la salle d’exposition ? Passons en revue les étapes”. L’explication de ces étapes en dit long sur le niveau d’expérience de l’entreprise et sur sa maîtrise de la prestation de services. Les signaux d’alarme sont présents si vous savez où regarder.
Le pouvoir des personnes – Comment puis-je accomplir tout ce travail avec un personnel réduit?
Un problème vraiment difficile. De nombreuses entreprises manquent de personnel technique ou de personnel en général. Vous pouvez réfléchir à des moyens de maximiser vos niveaux de personnel compromis en faisant appel à des fournisseurs externes et à des agents d’accueil professionnels. Vous créez un système simple de personnes qui peuvent qualifier vos invités potentiels pour servir des conversations de meilleure qualité à votre personnel technique, afin qu’il ait des conversations meilleures et plus rentables. Pour les questions hors sol, essayez de demander des volontaires. Il existe d’autres éléments qui peuvent être externalisés ou externalisés par la foule assez facilement, comme la création de listes de diffusion ou la sous-traitance de certaines parties du processus à des sous-traitants. C’est un défi pour certains, mais avec un peu de planification, vous pouvez le surmonter. Conseils pour le recrutement et la formation du personnel de kio
Communication – Comment se fait-il que tout le monde ne comprenne pas ce qui se passe (dans mon monde)?
J’ai été assez surpris de voir combien de personnes sont dans l’ignorance de bon nombre des questions ci-dessus. Nous recevons tous les jours des demandes qui ne peuvent être exécutées dans le délai imparti. Nous le faisions couramment dans les années 20 en moins de temps, mais nous ne pouvons plus fonctionner à cette vitesse, il y a tellement de sable dans les engrenages. Vous devez faire entendre votre voix et définir les attentes en interne et en externe concernant les défis posés par l’allongement des délais pour tout et l’augmentation des coûts. Nous vous suggérons également de prévoir des substituts pour tout ce qui vous semble essentiel. On ne sait jamais quand cela peut s’avérer utile.
Tolérance au risque – Comment gérer le risque en interne tout en essayant de gérer un processus ingérable?
J’ai parlé à un client qui m’a demandé comment nous allions “créer une livraison fluide et sans stress” pour son événement à venir. J’ai attendu qu’il ait terminé, j’ai fait une pause et j’ai dit simplement : “Je ne peux pas. Le mieux que nous puissions faire est d’utiliser toute notre expertise et nos connaissances pour atténuer et gérer les nombreuses incertitudes auxquelles lui et son personnel seront probablement confrontés. Si tout ce pour quoi il nous a engagés se déroule à 100 % sans problème et conformément au plan, il y a toujours une forte probabilité qu’un vol soit annulé, qu’un hôtel ne soit pas prêt pour l’enregistrement ou que quelque chose d’autre se passe mal. Nous avons beau essayer, nous ne pouvons pas tout contrôler. Il suffit de demander au client dont les graphiques de livraison du samedi n’ont été livrés par un transporteur public que le lundi après-midi. S’assurer que vous définissez les attentes appropriées avec vos partenaires est une compétence essentielle pour le gestionnaire d’exposition. Passer sous silence les risques pourrait revenir vous hanter. Une bonne planification est également nécessaire pour réussir dans ce domaine.
Si vous ne l’avez pas remarqué, le temps est un élément majeur de toutes les questions ci-dessus. Commencez tôt votre processus de planification prudente et vous ne vous tromperez pas. Bonne chance à tous en 2022!
Article par: Larry Zollo – 21 o
