Gérez haut la main le transport de votre kiosque

Recevoir son matériel d’exposition est toujours stressant. En appliquant les conseils suivants, vous aurez l’esprit en paix… du moins, un peu plus!

Le transport

Le kiosque est prêt, tous vos envois sont consolidés; maintenant il suffit d’expédier le tout. Mais quel transporteur choisir? Le transporteur officiel du salon semble coûter cher, mais en appelant les différents transporteurs, on réalise rapidement que les choix sont limités. En effet, plusieurs compagnies de transport refusent de livrer de la marchandise directement à un « trade show », et avec raison!

L’objectif d’un transporteur est de charger son camion, optimiser sa route, minimiser les temps morts et livrer la marchandise. Or, pour livrer un kiosque, on lui demande tout le contraire!

D’abord, on lui demande de livrer la marchandise à une heure précise au centre de triage, qui gère l’arrivée de tous les transporteurs et les milliers de boîtes qui afflueront sur le plancher d’exposition. Ensuite, il attendra des heures, sans bouger, à un endroit qui lui sera assigné, avant de pouvoir décharger. Finalement, après une attente interminable (selon le chauffeur qui, à ce point, est à bout patience), il recevra un appel pour se rendre à un quai de déchargement.

On comprend bien que le modèle d’affaire des transporteurs dits « normaux », ne tient pas compte de ces délais d’attente. Pour rentabiliser la course, les transporteurs doivent donc charger des frais d’attente supplémentaires. Ces frais sont hors de contrôle et très fâcheux!

Il y a trois façons d’éviter ces coûts supplémentaires :
• Utiliser un transporteur spécialisé dans les foires commerciales
• Utiliser le transporteur officiel du salon
• Utiliser le « advance warehouse »

La livraison du kiosque

Il y a habituellement deux options pour livrer un kiosque : directement au salon, ou au « advance warehouse ». Encore une fois, il y a une différence de prix entre les deux, mais elle vaut vraiment le coût! Regardons de plus près…

Le salon compte plus de 2000 exposants. Tous installeront leur kiosque dans les mêmes 48 heures précédant l’ouverture du salon. Si chaque exposant a au minimum 3 caissons par kiosque, ça fait un minimum de 6000 caissons à déplacer, ouvrir, vider et ranger. Les déplacements deviennent rapidement compliqués.

Pour éviter la cohue et les délais, encore une fois, il faut prévoir à l’avance. En livrant le kiosque au « advance warehouse », il est possible d’utiliser le transporteur de votre choix, puisqu’il s’agit d’un entrepôt dédié à la foire commerciale qui accepte les transporteurs selon des horaires régulier. Pas de triage, pas de temps d’attente!

Les kiosques de cet entrepôt seront également les premiers sur le plancher d’exposition. Quand l’équipe de montage arrivera pour l’installation de votre kiosque, tout sera prêt et ils n’auront pas à attendre l’arrivée des caissons.

Si, pour une raison ou une autre, il est impossible d’utiliser ce service, il faut prévoir (encore) la suite logique des événements. C’est-à-dire, si le kiosque doit être au centre de triage le vendredi à 7:00, il est fort probable que ce dernier ne soit pas dans votre espace d’exposition à 10:00. En fait, il ne pourrait même qu’arriver en fin de journée! Il n’y a rien de pire que d’avoir une équipe prête à installer un kiosque et que ce dernier soit encore dans le camion de livraison. Tout le monde se fatigue et le compteur tourne. Il est donc sage de vous laisser du temps. Le kiosque arrive le vendredi? Réservez l’équipe de montage pour le samedi matin! Si l’équipe installe le matin, réservez les services (électricité, audio-visuel, etc.) en après-midi. Vous diminuez ainsi les possibilités de conflits d’horaire.

Le montage

Le montage du kiosque dépend de l’endroit où se tient l’événement. Les lois et règlements varient grandement d’un État à l’autre, d’une ville à l’autre et d’un centre à l’autre.

À la plupart des endroits au Canada, vous pouvez installer votre kiosque vous-même sans problème. Par contre, à d’autres endroits, vous pourrez le faire seulement si votre kiosque s’installe en moins d’une heure, et sans outils. Finalement, il existe aussi des endroits où vous ne pourrez toucher à quoi que ce soit. Il vous faudra passer par les syndicats (Union) et les équipes d’installation certifiées. Vous ne pourrez que superviser.

Depuis quelques années (s’en est le cas à Chicago), vous pouvez brancher un écran de télévision ou changer une ampoule. Avant ça, c’était simplement impossible. Ces nouvelles règles sont reconnues sous l’appellation de « common sense »… et elles sont vraiment les bienvenues ! La règle à observer est la suivante : vous devez travailler à temps plein pour la compagnie qui expose afin de pouvoir mettre l’épaule à la roue.

Article par: François Lessard