Éviter les dépenses imprévues lors d’un salon d’exposition
C’est arrivé. Vous avez trouvé le thème parfait. Vos graphiques ont bonne allure. Vous avez même obtenu plusieurs contacts de clients potentiels. Vous ne pouvez être plus heureux….jusqu’à ce que diverses factures qui n’étaient pas prévues dans votre budget commence à apparaître. Qu’est-ce qui est arrivé? Le plus important est de de connaître ce que VOUS pouvez faire pour éviter que ça se reproduise à l’avenir.
Voici quelques astuces très simples à garder en mémoire pour éviter de vous faire surprendre par votre budget concernant votre salon d’exposition.
Avant l’exposition :
Faire un budget
- Créer un budget d’avance, le faire approuver et s’y en tenir autant que possible. Il sera tentant de dire oui à toutes les bonnes idées qui apparaissent à la dernière minute, toutefois, assurez-vous qu’elles ne dépassent pas le budget que vous aviez l’intention de respecter au tout début. Rechercher les tarifs économiques avant de faire vos commandes pour obtenir les meilleurs prix en fonction de ces dates et de votre budget.
- Faites approuver votre budget avant même de commencer votre planification et de commander quoi que ce soit. Vous ne voudriez pas perdre votre temps à chercher des solutions de rechange, ou bien de l’argent pour rembourser les dépenses secondaires qui ne seront pas approuvées par votre patron ou qui dépassent largement ce dont vous êtes en mesure de vous permettre.
- Garder couramment un œil sur les changements concernant les salons d’exposition internationaux. Présentement, le dollar américain est élevé, ce qui avantage les exposants en provenance des États-Unis. Cependant les coûts se différencient significativement lorsqu’on organise un salon commercial et lorsqu’on doit payer pour y assister. Il est donc important de planifier les fluctuations monétaires dans votre budget et de vous assurer de communiquer tout risque aux gestionnaires.
Planification
- Planifier autant à l’avance que possible. Nous recommandons environ 3 à 6 mois à l’avance. Assurez-vous de prévoir les réservations pour les chambres d’hôtel avant qu’il ne soit plus possible de faire de réservations et d’acheter les billets d’avion alors qu’ils sont encore à prix raisonnables.
- Examiner de près les dates que les achats doivent être complétés avant que les prix augmentent. Cela vous aidera à éviter les frais de retard ou les frais supplémentaires. Avoir un calendrier de projet disponible plusieurs mois à l’avance comprenant les dates importantes ainsi que les rappels une ou deux semaines à l’avance vous permettra de respecter les délais fixés, spécifiquement si votre approbateur voyage fréquemment.
- Être à l’affut des changements d’emplacement des différents salons commerciaux. Vous pouvez penser que parce que vous exposez au même salon les coûts devraient être les mêmes l’année prochaine. Toutefois, si le salon se déroule dans une nouvelle ville ou un nouveau centre de convention, les coûts pour la même exposition peuvent devenir considérablement plus élevés, et ce, spécialement lorsque les salons se déroulent dans des villes où les règlements syndicaux sont plus stricts, et par conséquence, les coûts salariaux sont plus élevés.
- Planifier correctement les heures de travail de votre main-d’œuvre, l’électricité et le «rigging». Assurez-vous que votre planification soit efficace et qu’elle évite ainsi que des membres de votre équipe de travail se tournent les pouces et attendent leur tour. Ne cédulez pas de travailleurs en dehors des heures normales de travail ou lors des congés fériés pour ne pas avoir à payer des coûts drastiquement plus élevés ou des salaires à temps et demi.
Communication
- Définir les attentes avec la direction. Soyez claire avec les membres de l’équipe de direction que les changements de dernière minute auront des effets drastiques sur votre budget global. Gardez-les informés sur les délais et tous changements de coûts significatifs afin qu’ils soient au courant de la situation concernant le budget.
- Ce qui entoure le budget du voyage d’affaire et les lignes directrices. Définir avec l’équipe qui participera au salon les attentes concernant leur budget individuel pour leurs repas, leurs billets d’avion, etc. Si c’est possible, planifiez à l’avance certains dîners d’équipe en procédant aux réservations nécessaires dans des restaurants dont les coûts seront le moins susceptibles de dépasser votre budget. Informez-les à propos des dépenses couvertes, tout comme celles qui ne sont pas couvertes à l’avance également. Paierez-vous pour une boisson alcoolisée, plus d’une ou aucune?
Problèmes logistique – Livraison, transport & coûts techniques
- Revérifier les dimensions et le poids avant la livraison. Des frais d’expédition et de transport pourraient s’ajouter et les coûts pourraient augmentés significativement à mesure que vous augmentez le poids du caisson que vous désirez livrer au salon d’exposition. Vérifiez ce à quoi équivaut cette augmentation en termes d’argent avant de décider d’apporter un élément de plus, vous obligeant alors d’augmenter les dimensions ou le poids du caisson.
- Les ajouts de dernière minute. Les coûts techniques pourraient augmenter significativement si vous ajoutez par exemple le WIFI ou un écran tactile à la dernière minute. Assurez-vous de connaître les coûts additionnels totaux suite à l’ajout d’un de ceux-ci; l’installation, le démontage, le dépannage technique en cas de problème et plus encore.
Après l’exposition:
Livraison
- Prévenir les contraintes de marchandises et les coûts qui y sont associés. Selon le magazine en ligne Exhibitor : “ …l’heure à laquelle tous les transporteurs de cargaisons devraient être chargé après l’exposition. Toutes marchandises restant sur le plancher du salon, après ce moment désigné sera contraintes, ou déplacées vers un autre emplacement.” Assurez-vous que votre équipement d’exposition contient tous les accords et les étiquettes de manutention correctement remplis et que tout est emballé de manière appropriée avant de quitter le salon. Si vous ne le faites pas, votre équipement d’exposition pourrait ne pas être livré à temps et vous pourriez alors être facturé pour des frais de pénalité, de manutention, d’expédition et d’entreposage.
- Revérifier le poids de factage avant de quitter l’exposition. Vous pourriez ne pas penser de prendre un caisson ou une palette plus grande ou d’ajouter les documents littéraires que vous avez expédiés séparément au caisson, mais cela pourrait vous classer dans un taux d’expédition différent si vous ne faites pas attention. Assurez-vous de savoir si vous vous situé près de la prochaine fourchette de prix.
- Emballer incorrectement votre stand. Si vous n’emballez pas votre équipement d’exposition, il sera plus enclin à avoir des dommages et à nécessiter des réparations ou des remplacements. Bien que cela puisse ne pas faire exploser votre budget pour cette exposition en particulier, cela nuira à votre budget pour les expositions à venir lorsque ces boîtes seront déballées et que vous découvrirez que certains équipements doivent être remplacés. Utilisez des caissons robustes et assurez-vous de suivre les instructions si possible.
Facturation
- Vérifier toutes les factures concernant l’exposition/fournisseur avant la fin de celle-ci. Occasionnellement, certains items pourraient être facturés incorrectement, et certains salons commerciaux ou fournisseurs ont une politique interdisant de créditer ou de rembourser une fois que l’exposition est terminée. Il est également plus probable de se souvenir de ce qui a été prévu au budget à ce moment plutôt que plusieurs mois plus tard, lorsque vous travaillez sur un tout autre projet.
Location
- Ne pas oublier de retourner tout ce que vous avez loué pour l’exposition à temps. Plusieurs items peuvent être expédiés directement du salon commercial au fournisseur (assurez-vous que ces items soient étiquetés correctement). De plus, votre fournisseur d’exposition peut vous aider à trier vos composantes louées et achetées et il peut s’assurer qu’elles seront toutes retournées au bon endroit. Si vous avez loué des installations technologiques, normalement le fournisseur se déplacera sur place pour reprendre celles-ci. Toutefois, vous aurez parfois l’option d’emballer et d’envoyer ces installations vous-mêmes. Lorsque vous utilisé cet option, assurez-vous de le faire dans les délais prévus pour éviter tous frais de retard.
Ultimement, tout se résume à une planification minutieuse, une communication en temps opportun et un suivi constant. Rappelez-vous de publier votre calendrier à l’avance et d’y insérer plusieurs rappels de sorte que vous serez sûr de satisfaire à toutes les échéances. Vérifier également tous vos formulaires et vos données avant d’aller de l’avant. De cette façon, lorsque vous comparerez vos coûts réels avec votre budget, vous pousserez un soupir de soulagement plutôt qu’un gémissement quand vous verrai que vous ne dépassez pas votre budget. Une fois que tous ces éléments seront complétés, vous pourrez vous détendre et reprendre votre souffle assez longtemps pour récupérer avant votre prochain événement.
Article par: Sofia Troutman –
