Éliminez le ?!!@#$% de l’installation-démontage
Il n’y a rien de pire qu’une expérience difficile en installation-démontage (I&D) pour vous faire perdre le sommeil. Que ce soit pour avant, pendant ou après une exposition commerciale, voici cinq conseils pratiques qui vous aideront à éviter certains maux de tête communs.
1. Un peu de lecture :
Même si cela semble pénible, vous devez TOUJOURS prendre le temps de lire le guide de l’exposant au complet au moment où vous le recevez de l’organisateur. En ce qui concerne le I&D, ne vous contentez pas des seules informations contenues dans le guide; simplement pour respecter toutes les normes, vérifiez également les règles du centre d’exposition. Dans certains cas, on vous accordera la permission d’installer votre kiosque de 10pi x 10pi si cela ne requiert aucun outil. Il y a aussi des centres d’exposition qui ne vous laisseront rien installer par vous-même. Évitez problèmes et suppléments pour le I&D en plaçant la commande d’avance.
2. Évitez des coûts plus élevés en commandant tôt :
Pour des services tels que la location de produits ou la main-d’œuvre, la majorité des compagnies de services d’exposition offrent trois niveaux de prix, basés sur le moment où la commande est passée. Vous recevrez normalement un délai avec prix « lève-tôt », prix régulier, et finalement… le prix cauchemar pour commander les services directement sur le lieu de l’exposition (ce dernier pouvant être exorbitant). Autant que possible, assurez-vous d’éviter les hausses de prix en commandant la main-d’oeuvre le plus rapidement possible.
3. Main-d’oeuvre en heures courantes vs heures supplémentaires :
Malgré qu’il ne soit pas toujours possible d’éviter le taux des heures supplémentaires, cela dû aux périodes de montage limitées accordées par l’organisateur, essayez de planifier votre I&D en heures courantes (du lundi au vendredi entre 8 h et 17 h) plutôt qu’en heures supplémentaires (du lundi au vendredi après 17 h, les samedis et dimanches, et les jours fériés). La conférence SEMA, prévue en novembre de cette année, est un bon exemple. Le taux à l’heure courante « lève-tôt » est de 76,20 $, alors que le taux à l’heure courante sur place est de 99,05 $. De même, le taux à l’heure supplémentaire prévue d’avance est de 134,95 $, alors que le taux à l’heure supplémentaire sur place monte à 175,45 $. Par cet exemple, vous comprenez certainement pourquoi il importe d’accorder beaucoup d’attention au type de main-d’œuvre que vous commanderez.
4. Évitez des problèmes grâce à des informations additionnelles bien détaillées :
Même si cela n’est pas toujours demandé, transmettez toujours des instructions de I&D précises et complètes pour l’équipe embauchée. Qu’il soit prévu ou non que vous superviserez le I&D, incluez à votre demande des photos et une liste d’inventaire détaillée de tout ce qui est supposé être livré. Conservez trois copies de cette liste : envoyez la première avec la commande, rajoutez la deuxième à votre chargement de marchandise, et apportez la troisième avec vous. Le temps est précieux, et vous minimiserez ainsi les possibilités de confusion non nécessaires avec le I&D, la livraison de votre équipement, etc.
5. Nombre d’employés vs nombre d’heures :
Comprenez bien les caractéristiques de votre kiosque d’exposition pour vous assurer d’une évaluation adéquate et réaliste du I&D demandé; il ne s’agit pas seulement du nombre de travailleurs nécessaire à l’installation, mais aussi du nombre d’heures que cela devrait prendre en temps normal. Ces deux aspects d’égale importance pourraient engendrer des hausses de tarifs hors budget sur le lieu d’exposition si l’évaluation de départ n’était pas réaliste.
Vous pouvez donc éviter des suppléments et leurs aggravations en suivant ces cinq conseils et en les incluant dans votre processus de planification pour chacun de vos événements.
Article par: Amy Armstrong –
