De combien d’employés avez-vous besoin pour votre kiosque?

Par Marc Goldberg

Il peut être compliqué de déterminer le juste nombre d’employés que vous devez faire venir au salon d’exposition ou à l’événement. L’investissement dans le personnel de kiosque à la fois en termes de temps de formation, en voyage et en hébergement peut être conséquent. Une formation appropriée du personnel donnera un retour sur investissement positif. Ci-dessous, les meilleurs moyens pour déterminer combien de personnes vous avez besoin pour votre prochain salon ou événement.

Si la taille du kiosque vous est donnée, ce qui est habituel, et sachant qu’il faut une personne pour chaque 50 p² (4,5m²) d’espace libre. Le reste de l’espace non libre, l’est par la structure du kiosque, les produits en démonstrations et l’équipement.

Méthode #1 

Prendre la surface totale du kiosque : 10’x10’ =100 p² ou 10’x20’= 200p², ensuite soustraire la surface utilisée par la structure, les tables et les produits en démonstrations. La différence doit être divisée par 50 pour déterminer le nombre d’employés.

Exemple : 10’x10’= 100 p² – 8’x2’pour le kiosque et 3’x2’x2’ pour les deux tables. Soit 100p² – (16p² +12p²) = 72 p² / 50= 1,2 personnes, soit 1 ou 2 personnes seront nécessaires pour ce kiosque.

Méthode #2

Une autre méthode pour connaitre le nombre d’employés est basée sur l’objectif du nombre de contacts à obtenir. Si l’objectif est de 100 contacts qualifiés, alors il suffit de faire le calcul inverse. Un vendeur agressif peut contacter 10-15 personnes en une heure. Si le salon est ouvert 6 heures par jour, alors il peut faire 60 contacts en une journée. Et si l’événement est d’une durée de 3 jours alors l’employé peut contacter  180 personnes en tout. Finalement si votre taux de qualification est de 30%, 54 visiteurs seront qualifiés durant le salon. Dans ce cas pour un objectif de 100 contacts qualifiés il faudra dans le kiosque 2 personnes.

Un capitaine pour conduire vos employés au succès

Dans votre équipe, nommer une personne pour effectuer le plan, le capitaine de kiosque. Le capitaine de kiosque et le gestionnaire des salons d’exposition ne sont pas les mêmes personnes. Le responsable du kiosque doit avoir une autorité complète pour ce qui est de l’exécution sur le plancher. Il doit être responsable de la formation et d’organiser l’équipe dans l’unité de vente.  Un capitaine est aussi nécessaire dans les petits salons. Sans ce type de responsable, l’événement peut être une catastrophe.

Organiser l’équipe

La première fonction d’un capitaine de kiosque est de s’assurer que l’horaire de travail est bien fait et que le kiosque est toujours occupé tout au long du salon. L’horaire de travail doit être conçu pour que tout le monde soit éveiller, frais et alerte. Dans ce but, il faut organiser des quarts de travail de 2-4 heures. Un vétéran des salons d’exposition disait : “des pieds heureux font un visage souriant”. La rotation du personnel est une responsabilité importante, même s’il n’y a que 2 ou 3 personnes assignées dans le kiosque.

Liste des choses à faire pour le capitaine de kiosque :

  • Planifier l’équipe de kiosque (noms et horaires)
  • Préparation de l’équipe, organiser une formation sur les produits ou services et présenter les objectifs marketings et les messages à communiquer aux visiteurs.
  • Organiser et diriger la rencontre post-salon
  • Superviser la collecte des contacts d’informations et les rencontres
  • Répondre aux besoins, problèmes et questions des employés et des visiteurs
  • S’assurer que le personnel reste concentré sur les objectifs du salon
  • Coordonner la collecte d’informations sur la compétition
  • Prendre note des problèmes avec l’organisation du salon et le communiquer aux services de l’organisation
  • Faire le point sur les objectifs et savoir s’ils ont été comblés
  • Représenter l’entreprise au besoin
  • Prendre soin des VIP