Créer une meilleure demande de proposition pour votre stand d’exposition

Si vous vous préparez à participer à de grands salons et événements, vous avez besoin d’un stand impressionnant qui attire l’attention des participants. Vous devez également obtenir ce type de stand sans dépenser une fortune. La rédaction d’une bonne demande de proposition pour votre stand d’exposition peut faire une grande différence lorsque vous essayez d’atteindre ces objectifs. Lorsque vous fournissez aux concepteurs les bonnes informations, il est plus facile pour eux de créer un produit qui correspond à vos besoins. Si vous n’avez jamais rédigé des demandes de proposition, ou si vous souhaitez améliorer votre processus actuel de rédaction des demandes de proposition, continuez à lire. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des éléments les plus importants à inclure dans la rédaction des demandes de propositions pour les salons.

Des attentes claires

De toute évidence, vous attendez un stand pour un salon à venir. Cependant, vous devez inclure quelques détails supplémentaires si vous voulez obtenir une réponse positive d’un concepteur.

Certaines des attentes les plus importantes à définir sont celles liées au calendrier. Par exemple, vous devrez inclure un calendrier clair expliquant la date du salon, le moment où vous attendez une réponse, le moment où une présentation en personne aura lieu, etc.

Informations sur l’entreprise

Les concepteurs ne doivent pas se contenter de connaître le nom de votre entreprise et les produits ou services dont vous faites la promotion. Ils doivent également avoir une idée précise du positionnement de votre marque, de vos valeurs et du ton que vous souhaitez donner à vos supports marketing.

Plus le concepteur en sait sur qui vous êtes et ce que vous représentez, plus il lui sera facile de décider s’il veut ou non travailler avec vous (et s’il est la bonne personne pour répondre à vos besoins en matière de conception de stands).

Exigences relatives à la conception du stand

L’un des éléments les plus importants à inclure dans une demande de proposition pour un stand d’exposition est une description détaillée de vos exigences en matière de conception de stand.

Les concepteurs ont besoin d’en savoir le plus possible sur ce que vous recherchez dans un stand afin de pouvoir vous donner une réponse précise. Si vous voulez quelque chose de personnalisé, vous devez l’expliquer. Il en va de même pour les conceptions de stand qui peuvent devoir être mises à jour lorsque vous passez d’un salon à l’autre.

Assurez-vous d’inclure des exigences uniques que l’équipe de gestion du salon doit prendre en compte.

Par exemple, le plafond est-il plus bas ou plus haut que la moyenne? Y a-t-il des codes spécifiques en matière d’électricité, d’incendie ou d’éclairage que vous devez respecter? Quelle est la taille de votre espace de stand?

Informations budgétaires

Des informations budgétaires détaillées feront également une grande différence dans votre demande de propositions. En fournissant une description détaillée du budget, il est plus facile pour les concepteurs de décider s’ils veulent ou non s’associer à votre entreprise pour cet événement.

Ne vous contentez pas de noter le montant que vous devez dépenser pour un stand. Vous devez également préciser ce que votre budget comprend.

Par exemple, le budget que vous avez indiqué ne concerne-t-il que le stand, ou inclut-il d’autres éléments comme l’expédition et les éléments audiovisuels? Indiquez également si le budget est flexible ou non.

Considérations éthiques

Lorsque vous rédigez des demandes de propositions, assurez-vous de tenir compte de l’éthique. En d’autres termes, vous voulez que ce processus soit équitable pour tous. Chaque concepteur doit avoir une chance égale de vous convaincre et de décrocher votre marché.

Voici quelques moyens spécifiques pour rédiger une demande de proposition éthique :

• Partager les mêmes informations avec tous les soumissionnaires
• Donnez à tous les soumissionnaires le même délai
• Ne donnez qu’une seule chance à chaque soumissionnaire de répondre à la demande de proposition (sauf indication contraire).

Il est également important d’être courtois et de faire un suivi avec tous les concepteurs auxquels vous avez envoyé une demande de propositions.

Faites-leur savoir si vous n’allez pas travailler avec eux et donnez-leur des informations générales sur la raison pour laquelle ils n’ont pas été sélectionnés. Il s’agit d’une attitude polie et professionnelle, qui vous aidera à entretenir des relations positives pour l’avenir.

Conseils supplémentaires pour la rédaction de la demande de propositions

En plus d’inclure les bonnes informations dans votre demande de propositions, il est également important de réfléchir à la manière dont vous présentez ces informations. Si vous voulez obtenir une réponse rapide et positive des concepteurs que vous contactez, les conseils suivants vous aideront à faire une meilleure impression:

• Soyez concis: Les concepteurs sont occupés et n’ont pas le temps de lire une demande de proposition de plusieurs pages.
• Utilisez un langage clair: Décrivez en détail vos besoins et vos objectifs, mais veillez à utiliser un langage clair et facile à comprendre.
• Utilisez des sous-titres et des points: Ces détails rendent votre demande de propositions plus facile à lire et moins intimidante pour les concepteurs.
• Relisez: Relisez toujours votre demande de propositions (ou demandez à quelqu’un d’autre de le faire) afin d’éliminer les fautes d’orthographe et de grammaire ainsi que le manque de clarté.

Commencez à créer de meilleures demandes de propositions dès aujourd’hui

Si vous êtes prêt à passer à la vitesse supérieure en exposant à un salon et à présenter un meilleur design de stand, une demande de proposition appropriée peut faire une grande différence. Gardez à l’esprit les conseils ci-dessus afin de maîtriser le processus de rédaction des demandes de propositions et d’obtenir des conceptions de haute qualité et accrocheuses sans vous ruiner.

Article par: Skyline Exhibits – 13 décembre 2021