Connaissez-vous ces options économiques de salons d’exposition?
Les salons professionnels reviennent en force et planifier à l’avance peut permettre à votre entreprise de faire des économies. Et comme l’heure est à la ruée, vous devrez peut-être réserver certains services plus longtemps à l’avance que par le passé, juste pour vous assurer qu’ils seront disponibles plus tard dans l’année. Jetez un coup d’œil à ces excellents conseils d’économie budgétaire que vous devriez prendre en compte lorsque vous planifiez vos événements pour la fin de l’année.
Réservez autant de choses que possible, le plus tôt possible
Réserver un stand à un salon professionnel dès que les places se libèrent vous évitera bien plus que le stress de dernière minute. Une fois que vous êtes totalement sûr qu’un salon professionnel correspond aux objectifs de votre entreprise (bon public, bons taux de participation aux salons précédents, respect de votre budget, etc. ), il n’y a aucune raison d’attendre pour le réserver. Attendre ne fera que vous coûter cher.
Comment attendre pour réserver votre espace de stand peut-il vous coûter cher ?
Pour commencer, de nombreux salons professionnels offrent des remises importantes pour les réservations anticipées.
Le fait d’avoir une bonne idée du nombre et du type d’exposants permet aux organisateurs de mieux planifier le calendrier, de disposer de suffisamment de temps pour créer et fournir du matériel d’information, ainsi que de nombreux autres facteurs relatifs à leur salon. En les aidant à le faire, vous obtiendrez un tarif plus avantageux. Vous pourrez noter toutes les dates de réduction une fois que vous aurez téléchargé le kit de l’exposant du salon. De plus, s’ils choisissent de publier leurs plans en ligne, ils pourront commencer à promouvoir votre présence sur leur site Web plus tôt, ce qui signifie une plus grande exposition pour les participants et potentiellement plus de personnes qui prévoient de visiter votre espace pendant le salon. Si vous réservez tôt, vous aurez plus de choix d'espaces de stands de haute qualité. Cliquez pour tweeter
Faites attention à l’emplacement, au flux de circulation et à la taille des stands voisins lorsque vous décidez de l’espace à choisir. La circulation est généralement maximale près de l’entrée de l’événement et le long des allées principales. Plusieurs salons utilisent un système de « points de priorité » pour l’ordre dans lequel ils permettent aux exposants existants de choisir leur espace de stand pour l’année suivante avant d’ouvrir l’accès aux nouvelles sociétés exposantes. Si vous êtes un habitué du salon et que l’on vous assigne une date pour choisir votre stand pour le salon de l’année suivante (souvent dès le salon de l’année précédente), assurez-vous de noter cette date/heure et de ne pas la manquer ! Si vous ne le faites pas, vous risquez d’avoir une différence significative dans les espaces que vous pouvez choisir.
Plus la date de l’événement est proche, plus le prix sera élevé. Donc, si vous savez que vous allez réserver, n’attendez pas!
Le fait d’avoir réservé votre salon professionnel signifie que vous pouvez également réserver l’hébergement à l’avance, ce qui vous permet de faire des économies.
Exposer à de grands salons professionnels signifie que les hôtels des environs seront remplis. C’est pourquoi vous serez avantagé si vous réservez votre salon professionnel à l’avance. Réserver votre hôtel à l’avance signifie BEAUCOUP d’économies. Tout d’abord, vous bénéficierez d’un tarif plus bas, car réserver longtemps à l’avance permet généralement de bénéficier d’offres bien plus avantageuses que de réserver à la dernière minute.
Vous serez également le premier à bénéficier des hôtels les plus proches. Cela peut signifier un gain de temps et d’argent si vous prévoyez d’utiliser un service tel qu’Uber pour transporter votre personnel vers et depuis l’hôtel plutôt que de louer des voitures. Dans la plupart des cas, il y aura des hôtels accessibles à pied (si le hall de l’événement n’est pas déjà relié à un hôtel, ce qui est également très fréquent). Vous économiserez donc de l’argent si votre équipe peut traverser la rue pour se rendre au salon!
Il faut cependant garder à l’esprit un certain équilibre. Si la plupart des restaurants de la ville d’accueil se trouvent dans le centre-ville, par exemple, et que le hall d’exposition ne s’y trouve pas, vous risquez de payer plus cher pour emmener votre personnel au complet dans le centre-ville et le ramener chaque soir pour dîner. Réserver tôt, c’est se donner le temps de rechercher toutes les options et de prendre en compte tous les scénarios.
N’oubliez pas non plus de vérifier sur le site Web du salon – ou même de demander à l’organisateur du salon – s’il a conclu un partenariat avec des hôtels voisins, car ils offrent parfois des réductions sur l’hébergement. Il en va de même pour les réservations anticipées de vols si vous prévoyez de faire venir votre équipe en avion à votre événement. Souvent, si vous réservez tôt, vous aurez plus d’options de vol et des tarifs plus bas.
L’adage « Plus c’est tôt, mieux c’est » est certainement vrai lorsqu’il s’agit de réserver à l’avance pour votre salon professionnel.
Entreposez votre stand localement pour économiser sur les frais d’expédition.
Si vous exposez dans l’une des villes américaines les plus populaires pour les salons professionnels, telles que Las Vegas, Chicago et Orlando, prenez le temps de rechercher les options de stockage locales. Pourquoi stocker votre exposition à proximité de votre salon professionnel ?
Le stockage local de votre exposition peut s’avérer plus rentable que de nombreux envois aller-retour.
Ceci est particulièrement important si vous expédiez votre exposition à travers le pays juste pour la stocker près de l’endroit où se trouve votre entreprise. Pensez aux économies potentielles sur les frais d’expédition si vous l’entreposiez simplement dans la ville où se tient votre salon.
De nombreux exposants ne pensent pas à cette étape parce qu’ils pensent peut-être aux inspections d’assurance qualité qu’ils doivent effectuer avant les salons ou à la pratique de la mise en place avec leur équipe (pour laquelle ils doivent évidemment avoir accès à leur stand). Mais ce n’est pas forcément le cas.
Les spécialistes des expositions dotés de programmes de gestion des actifs prendront soin de votre exposition dans votre ville d’exposition, sans les tracas et les frais d’expédition supplémentaires.
Souvent, on vous proposera une gamme de services qui vous éviteront de devoir lever le petit doigt pour que votre stand reste en parfait état. Parmi les options proposées, citons le stockage à température contrôlée de vos biens d’exposition, la préparation complète du montage de votre stand, y compris l’envoi de photos avant chaque événement, les inspections d’assurance qualité et un système de gestion des stocks. Vous devriez pouvoir choisir les services que vous souhaitez utiliser et ceux dont vous voulez vous occuper vous-même.
Si vous vous demandez encore comment votre équipe d’exposition peut se familiariser avec le montage de votre stand, c’est là qu’interviennent les équipes I&D (Installation et Démontage). Tout comme pour les programmes de gestion des actifs, il existe de nombreuses possibilités d’équipes I&D dans votre ville d’accueil. Ces travailleurs expérimentés peuvent vous soulager tout en fournissant des services I&D abordables et de qualité.
Vous pensez toujours que vous devez expédier votre exposition jusqu’à votre domicile ? Essayez encore ! Il existe de nombreuses options d’entreposage local qui vous permettront d’économiser sur les frais de transport.
Skyline Exhibits offre une gestion de programme et peut être votre ressource pour tous les aspects de votre programme de marketing de salon unique. Les équipes I&D et de service de Skyline sont là pour vous apporter la tranquillité d’esprit et s’assurer que votre expérience d’exposition est cohérente, quel que soit l’endroit où se déroulent vos événements. Avec nos consultants dédiés à l’exposition dans toutes les villes d’Amérique du Nord, et nos centres de service dans les lieux clés, vous bénéficiez d’une couverture nationale avec un service local. N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour toute question ou assistance.
Article par: Briquelle Neyens – 18 Juin
