Confessions d’une gestionnaire d’exposition
Des problèmes en exposition? Vous n’êtes pas les seuls!
Voici comment je décris mon travail de responsable de projet en exposition commerciale, chaque fois que l’on me demande ce que je fais :
Chaque fois, « c’est comme la planification d’un mariage… où la mariée, la ville et le centre de cérémonie changent tous les jours. »
Il va donc sans dire que lors des saisons fortes, au printemps et à l’automne, je consacre d’innombrables heures et courriels à me soucier de détails importants comme :
• Message de panique d’un client, suite à l’énorme tache de café souillant le graphique principal (malgré la règle pas de boisson ou nourriture en kiosque). Peut-on trouver quelqu’un pour le nettoyage après la fermeture de l’exposition pour la journée, mais avant la rencontre importante de demain matin? (On a réussi!)
• La tablette brisée a-t-elle été réparée? (Nous avons trouvé une solution temporaire pour l’événement, et réparé la tablette avant la prochaine exposition).
• Quelqu’un peut-il trouver une barre électrique multiprise supplémentaire pour la salle de conférence? (Absolument, si seulement les problèmes étaient tous aussi simples!)
Les expositions commerciales sont compliquées et les personnes responsables de tout planifier font tout en leur possible, avec d’énormes sommes d’argent, pour bien satisfaire les organisateurs et leurs collègues, dans un événement où tout se déroule bien. Avec de telles responsabilités, il n’est pas étonnant de constater que des marketeurs en exposition sentent beaucoup de pression pour atteindre, ou pour approcher tant que possible, « la perfection ». De là, mon intention de vous faire partager certaines connaissances sagement acquises lors de la mise sur pied d’expositions commerciales.
Ce que personne ne veut entendre sur le plancher : « On a un problème ».
Je me suis retrouvée dans chacun des rôles – recevoir ou envoyer un message de panique pour des problèmes sur le plancher d’exposition. Tout comme dans l’organisation d’un mariage, c’est un fait bien réel qui fait que quelque chose d’inattendu survient toujours à la dernière minute. Je gagerais même que l’on a tous vécu, à un moment ou un autre, des imprévus sur le plancher d’exposition. L’important est d’être conscient de telles perspectives problématiques, de planifier au maximum pour les éviter, et de les résoudre de façon réaliste. Pour ce, les connaissances qu’il vous faut résident dans la compréhension et la différenciation, entre les problèmes réels et les situations corrigibles.
« Réel » vs. « Corrigible »?
Voici la définition de ces deux termes dans l’univers des expositions commerciales :
Problèmes réels – Un problème don’t le résultat empêche l’entreprise d’exposer à 100 % au premier jour, à l’ouverture de l’événement.
Problèmes corrigibles – Un problème qui peut se résoudre au premier jour, avant l’ouverture de l’événement. Même si la situation est corrigée à la toute dernière minute avant l’ouverture.
Selon mon expérience, j’estime que près de 90 % des problèmes que j’ai eu à surmonter ont été corrigibles. Problèmes corrigibles les plus communs : items manquants, ampoules électriques brûlées, graphiques tachés. Des 10 % de réels problèmes restant, je dirais que 5% correspondent à des items sur mesures, brisés ou manquants. Finalement, le dernier 5 % que je qualifierais de « autres », pour des items bloqués à la douane, perdus dans le transport ou ailleurs.
Un instant Clarissa, si quelque chose manque (sur mesure ou non) il s’agit d’un problème réel, d’accord?
Je comprends parfaitement le pourquoi de cette réaction. Et c’est pourquoi j’insiste à dire qu’il est important de développer de bonnes relations avec votre fournisseur de kiosque! Le partenariat avec votre fournisseur vous donnera la possibilité de pallier à des problèmes d’items disparus beaucoup plus rapidement. Dernièrement, lors d’une installation à une importante exposition, un exposant ne trouvait pas un de ses graphiques. Plutôt que de chercher un peu partout pour le retrouver, on décida rapidement d’en produire un nouveau localement. Nous avons donc réussi à transmettre les fichiers graphiques au centre de production le plus près pour finalement recevoir le remplacement sur le site de l’exposition dans un laps de temps d’environ trois heures, le jour avant l’ouverture de l’événement. L’achat d’un stand par internet sera peut-être moins dispendieux, mais en cas de dommage ou de perte, y a-t-il un contact disponible 24 heures par jour pour vous venir en aide? Une bonne relation avec une compagnie de production de kiosques vous procurera la tranquilité d’esprit quand surviennent les problèmes; ils seront considérés (sinon résolus) à temps. Un des plus grands avantages, avec Skyline, est notre réseau mondial de bureaux et de centres de production. Un pépin pendant une fin de semaine, ou encore lors d’un événement sur un autre continent ne nuira pas notre capacité à vous accorder l’aide nécessaire!
Mais que faire avec le 10 % des problèmes réels, lorsqu’ils surviennent?
Oui, en effet, désolée de le confirmer, mais les problèmes réels surviennent aussi. Que faire? Dans de tels cas, je me pose les deux questions suivantes :
1. Y a-t-il quelqu’un en mesure de m’aider avec ce problème?
Au moment d’une installation à un événement, plusieurs choses surviennent en même temps. S’il m’est possible d’avoir quelqu’un pour aider à résoudre le travail à faire, je serai capable de concentrer mon énergie ailleurs. Ici encore, un autre bon argument appuyant les bienfaits d’un bon partenariat avec votre fournisseur de kiosque, pour un coup de main essentiel.
Histoire vécue : Un client, affairé à son installation, me donne un coup de fil pour m’informer que les tablettes pour ses présentoirs sont disparues. Les présentoirs sont indispensables pour la présentation des produits. Le client est en panique totale, car en fin de compte, les tablettes ont été retournées à leur bureau et il n’y a plus le temps nécessaire pour un retour à l’exposition à temps. Comprenant bien la situation, mais surtout le fait qu’il s’agit de tablettes sur mesure, je lui demande de m’accorder le temps pour faire quelques appels, tout en lui suggérant de poursuivre avec l’installation du kiosque.
Les tablettes étant sur mesure, tous les espoirs sont perdus… pas vraiment. Ce qui amène ma deuxième question :
2. Y a-t-il une solution acceptable pour subvenir au besoin de cette exposition particulière?
Pour faire suite à l’exemple mentionné plus haut, ayant déjà travaillé avec ce client, je sais en quoi consistent les tablettes en question. Impossible d’obtenir le remplacement de telles tablettes «sur mesure» avant l’ouverture prévue pour le lendemain. Par contre, avec un peu de temps, un représentant local et un achat rapide à la quincaillerie, on peut subvenir à une solution temporaire, qui permettrait au client de poursuivre avec l’exposition.
Histoire vécue (suite): Je réussis à engager le bureau Skyline local, où un des employés s’est rendu à la quincaillerie pour acheter les matériaux afin de créer les tablettes temporaires. Mon client est vraiment enchanté du résultat – très semblable sans être parfait – et l’objectif a été atteint. Le coût de cette solution temporaire était vraiment moins élevé que ce qu’il aurait fallu débourser pour faire livrer en urgence les tablettes. Finalement, m’ayant délégué le problème à résoudre, l’équipe de mon client a pu concentrer les énergies sur le reste du kiosque pour être fin prête au moment de l’ouverture.
Restez calme et performez
La capacité de garder son calme et d’amalgamer sous pression sur un plancher d’exposition est primordiale lors d’événements. Cela démontre à ceux qui vous entourent que vous contrôlez l’exposition, et non le contraire. Il n’y a donc pas lieu de paniquer. Souvenez toujours des points suivants :
3. Demandez de l’aide! – Lorsque des problèmes surviennent, acceptez l’aide de quelqu’un capable de les résoudre. Dans la majorité des cas, votre fournisseur de kiosque sera le meilleur candidat pour y parvenir. Assurez-vous d’avoir au moins deux contacts « anges gardiens » chez votre fournisseur. Tout le monde souhaite que vous ayez une bonne expérience d’exposition. Travaillez en collaboration avec vos professionnels d’exposition et transformez les situations problématiques en succès.
4. Établissez des attentes réalistes – Tous les kiosques ont leurs particularités et il n’y aura jamais deux expositions semblables. La solution réside dans l’idée de ne pas se restreindre avec un problème, mais plutôt de travailler en improvisant une solution fonctionnelle pour l’événement. Quand vient un moment de panique, réalisez qu’un bon partenaire d’exposition voudra toujours contribuer à votre succès et fera tout en son pouvoir pour trouver et fournir la solution.
5. « Les meilleurs plans peuvent mal tourner » – Attendez-vous à des imprévus et suivez la vague. Une situation pouvant se résoudre avant l’ouverture de l’exposition n’est pas vraiment un problème. Il faut se concentrer à trouver des solutions acceptables pour les cas se présentant comme catastrophiques.
Malgré une planification détaillée pour une exposition précise, il y aura toujours un imprévu dont l’idée même n’aura pas effleuré l’esprit de personne. Je travaille en expositions commerciales depuis dix ans. J’utilise mon expérience pour m’assurer que chaque événement auquel je participe s’approche le plus possible de la perfection. Cela dit, j’en apprends encore et j’expérimente tous les jours avec de nouvelles particularités. Les expositions commerciales sont en constante évolution. Il faut donc s’attendre à des planifications sans cesse renouvelées et comportant de nombreux et complexes détails. Ainsi, si vous êtes aussi planificateur d’exposition, donnez-vous une petite tape sur l’épaule. Vous le méritez.
Article par: Clarissa Piquero Kierner –
