Comment réellement budgéter pour votre salon

Chaque fois que j’ai un rendez-vous avec un client potentiel qui cherche à louer ou acheter un nouveau kiosque d’exposition, je fais ce qu’on appelle une « découverte » complète de ses besoins, exigences, préférences et objections. Ceci me permet de connaître le message que l’entreprise veut communiquer à ses visiteurs en kiosque. L’une des questions de « découverte » les plus importantes se rapporte au budget.

Il est intéressant d’être témoin de la réaction de certaines personnes quand je demande, à la fin de ma séance de questions, à quoi correspond leur budget. Certains me le dévoilent sans hésitation. Ils partagent non seulement le montant en dollars, mais ce que ce montant doit couvrir; est-ce le kiosque seulement? Est-ce que cela inclut aussi l’installation et le démontage, les services en salon et l’entreposage? D’autres me regardent comme si je venais de leur demander de me montrer leur déclaration de revenus personnelle et de me prouver leur identité en signant des documents avec leur sang.

L’argent est un sujet délicat.

À un certain point dans ma carrière, j’ai appris la chose suivante: parler d’argent est une situation délicate et gênante; entre amis, en famille, et avec vos fournisseurs potentiels de produits ou services. Oui, il y a les habitués qui travaillent dans l’industrie depuis des années et sont à l’aise avec le sujet. Maid d’autres, qui sont peut-être nouveaux, ou qui font affaire avec les mêmes fournisseurs depuis plusieurs années, se sentent soudainement vulnérables parce qu’ils parlent de cette chose qui peut faire sembler un traitement de canal comme insignifiant (sans vouloir offenser les dentistes).

Je souhaite vous faire part d’un secret : je ne vous pose pas cette question dans le but de vous surprendre. Je la pose simplement car je ne veux pas vous faire perdre votre temps, ou celui de mon concepteur graphique, en créant un kiosque de la grandeur dont vous avez besoin, et qui répond à toutes vos exigences, mais dont le coût est 35 000$ de plus que ce que vous avez l’intention de débourser, et maintenant vous devez expliquer le pourquoi de cette chose à votre patron. Ne préférez-vous pas mettre le tout au clair afin que nous puissions accomplir quelque chose de vraiment spectaculaire?

Autre chose que j’ai apprise à travers les années : beaucoup de gens ne savent pas à quoi ressemble un bon budget de kiosque. Vous sélectionnez un salon et réservez votre espace d’exposition, et maintenenant, vous devez définir ce que vous mettrez dedans. Mais combien cela coûte-t-il? Examinons ceci ensemble.

Donc, où va votre budget?

Votre patron vous dit que vous devez agrandir votre espace d’exposition de 10′ par 20′ cette année à 20′ par 20′ l’an prochain. Parfait! Une panoplie de conseillers en marketing d’exposition dans une zone de 20 km à la ronde sont tout excités. Le bruit court : vous avez de l’argent à dépenser. Mais comment savez-vous si vous pouvez vous permettre tout ce qui vient avec cet agrandissement? Arrêtez-vous pour y penser avant de réserver votre espace plus large. La sensation que vous procure ces quelques pieds carrés de tapis additionnel sous vos pieds est merveilleuse, mais si votre kiosque ne comporte qu’un support à écran et une table avec quatre chaises, parce que vous avez alloué votre budget en entier à votre espace, vous échouerez misérablement. Voici les détails.

D’après le Center for Exhibition Industry Research (CEIR), 36 % de votre budget devrait être alloué à votre espace d’exposition. Ceci représente un gros morceau de votre budget total, et vous devez en être au courant avant de vous embarquer dans toutes les nécessités pour un salon à succès.

Le deuxième gros morceau de votre budget est alloué aux services en salon; 17 %, à vrai dire. Les services en salon incluent le tapis et sous-tapis, l’électricité, le nettoyage, la suspension au plafond, les poubelles, etc. Donc, vous avez déjà utilisé plus de 50 % de vos fonds disponibles et vous n’avez pas encore de kiosque, de personnel en kiosque, et, ah oui, votre raison d’être en salon; la gestion des opportunités et la mesure de vos résultats. Qu’est-ce qui vient ensuite? Le kiosque, qui correspond à environ 11 % de votre budget.

Voici comment vous devez voir le tout. Vous viendrez me voir et me direz que vous avez besoin d’un stand pour votre événement. Je prends en note toute l’information que vous me fournissez lors de notre rencontre, et vous me dites que votre budget correspond à 40 000$, et que cela doit inclure « tout ». J’aime bien ce genre de phrase. Qu’est-ce que c’est, « tout »? Est-ce que ça inclut les services en salon, le montage et démontage, et l’audiovisuel?

 Si vous voulez louer un kiosque, cela peut être fait pour ce prix, mais il s’agira probablement du coût de la location du stand avec des graphiques, les frais associés avec la préproduction, la gestion de projet et l’expédition. Ici, le coût des services en salon est toujours aussi imminent, sans compter que quelqu’un doit installer cette chose, et la démonter!

En 2011, TSEA a développé ces estimations de location; celles-ci n’incluent pas les graphiques, les meubles, l’audiovisuel ou les services sur le terrain. Ce sont simplement des chiffres pour la structure de votre kiosque.

Maintenant, vous devez engager votre entrepreneur général pour l’installation et le démontage. La moyenne, c’est 86,97 $ par heure. Allez à Chicago et vous paierez 119,35 $ par heure, mais exposez à Orlando et le même service vous coûtera 74,88 $ par heure (CEIR 2011).

En estimant le coût d’installation au coût moyen de 86.97 $, en employant la durée moyenne d’une journée et demie, soit douze heures, vous allez débourser aux alentours de 1 043,76 $ (cet exemple ne comporte qu’une composante suspendue, aucun mur à écran gigantesque ou tout autre élément farfelu). Bien sûr, les composantes associées avec le kiosque lui-même hausseront ou baisseront ce temps d’installation. Mettez tout votre budget sur l’espace d’exposition, et il faudra environ une heure pour installer cet unique support à écran et cette table avec ses quatre chaises. Sachez aussi que de nombreuses périodes d’installation sont prévues les samedis ou dimanches…Ka-ching!

Êtes-vous familier avec le drayage? En termes de foire commerciale, cela correspond au déplacement de votre matériel de salon à l’intérieur du hall d’exposition ou à l’entrepôt de votre entrepreneur général. Vous pouvez aussi l’appeller «manutention de matériel».

En supposant que vous entreposerez votre stand à l’avance, la moyenne pour le drayage correspond à 83,51 $ par CWT. CWT veut dire « par cent livres » de matériel et kiosque déplacés. À Orlando, vous paierez 65,76 $ par CWT, alors qu’à Chicago, le coût sera de 90,80 $ par CWT. Bien heureusement, Skyline produit des kiosques légers, et donc ce petit ajout ne videra pas votre portefeuille pour la durée du salon.

Donc, qu’est-ce que j’essaie de communiquer avec toutes ces données?

Les points suivants :

• Connaissez tous les coûts associés à une participation en salon. Je ne veux pas dire au cent près; il s’agit plutôt de faire une liste de tout ce qui vous coûtera de l’argent (et qui devra probablement être payé avant le début de l’événement).

• Soyez réaliste avec votre budget. Ne demandez pas pour un espace de 30′ par 40′ avec un budget de 25 000 $ et une liste interminable de besoins et d’exigences. Familiarisez-vous avec les moyennes, ces recherches ont été faites pour que vous puissiez en bénéficier.

•  Si vous ne connaissez pas votre budget, ne fixez pas de rencontre avec un fournisseur de stand jusqu’à ce que ce total soit défini. Vous n’entreriez pas dans un concessionnaire de Ferrari avec un budget de Prius, en vous attendant à ce que le vendeur baisse son prix pour le faire correspondre au vôtre. Il y a du marchandage, et ensuite il y a du « vous n’êtes pas sérieux? » Assurez-vous de demeurer dans cette première catégorie.

• Avant de demander un chiffre à celui qui prend les décisions budgétaires, montrez-lui quelles sont les moyennes pour la grandeur d’espace qu’on vous demande de réserver. La TSEA a fait des estimations pour les locations et pour les achats de kiosque.

• N’éliminez pas des éléments de votre kiosque parce que vous avez dépensé tous vos fonds sur l’espace d’exposition. Faites une location au lieu d’un achat. Demandez s’il existe des contrats de location-achat. Si c’est une location, demandez quel serait le coût de location pour une période de deux ou trois ans. Puisque les graphiques seront les vôtres après un an, vous paierez moins pour les deuxième et troisième années. Un plus gros espace avec un kiosque inutile correspond à un échec colossal pour votre entreprise.

• Considérez tous les facteurs reliés au design de votre kiosque. Vous serez peut-être en mesure d’obtenir un kiosque moins cher chez un fournisseur que chez l’autre; mais si le kiosque doit être expédié dans six caisses de bois de 128 pieds cube, comparativement à un kiosque qui se démonte en de plus petites parties et emploie moins de caisses, vous allez payer plus, au final, pour l’expédition, le drayage (pardonnez-moi, c’est dur de dire ce mot sans le mettre en italiques) et tout autre élément pour lequel le coût est fixé au poids.

• Souvenez-vous que ce qui compte, c’est votre marque. Installer un grand mur vidéo interactif afin d’attirer les visiteurs peut être une chose populaire parmi vos collègues de travail, mais comment cela vous aidera-t-il à qualifier vos opportunités? Vous devez faire de l’argent pour payer ce kiosque, n’est-ce pas?

• Posez des questions. La plupart des fournisseurs de matériel d’exposition ne sont pas là pour vous berner. Ils envoient leurs conseillers à des ateliers et des cours de formation particuliers. Ils se tiennent à jour avec toutes les tendances en design, et aimeraient tous travailler avec vous pour créer une expérience en kiosque idéale pour votre entreprise; donc, demandez-leur quels services ils offrent et si vous pouvez les contacter 24 heures sur 24 si un problème se manifeste durant l’installation. Peuvent-ils remplacer en vitesse un large graphique en tissu parce que quelqu’un a déchiré le vôtre en passant dessus avec un chariot élévateur par mégarde? Y a-t-il des frais additionnels pour ce genre de service? Vous devriez en être au courant.

Faites bon usage de vos ressources.

Enfin, il y a quelque chose que mon entreprise fait gratuitement, et que tous devraient connaître; nous offrons des séminaires plusieurs fois par année. Nous vous y fournissons guides de travail et café chaud, et vous enseignons des choses telles que la structure de votre budget pour vos salons, comment exposer de manière profitable, des idées de design, et bien plus. Prenez avantage de ces séminaires gratuits. Nous ne voulons que votre succès. Nous voulons entendre que votre patron est enchanté par le budget que vous avez établi, et par le succès de votre kiosque en salon. La combinaison idéale de connaissances, de design et de prix fait toute la différence.

Article par: Lisa Maniaci – 17 octobre 2013