Comment éviter le cauchemar de la planification connu sous le nom de « force freight »?

Le salon d’exposition est terminé, mais le travail ne l’est pas. Il est maintenant temps de faire sortir vos biens d’exposition du salon et de les mettre dans le camion de votre transporteur afin de les renvoyer à l’entrepot. Mais que se passe-t-il si votre transporteur ne se présente pas ? Et s’il y a eu une erreur dans les documents de « l’UMHA » ? Dans ce cas, vous devrez peut-être faire face aux répercussions du « force freight ».

Vous ne savez pas ce qu’est le « force freight » ou comment l’éviter ? Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce que le « force freight »?

Le terme « force freight » désigne tout matériel laissé sur le sol du centre de congrès après un salon d’exposition ou un autre événement. Si ce matériel n’est pas enlevé dans un certain délai, le prestataire de services généraux (ou SGC) doit l’enlever. Les organisateurs de salons signent des contrats avec les installations événementielles, et ces contrats prévoient généralement des délais obligatoires avant lesquels l’organisateur doit s’assurer que le site est prêt pour le prochain événement. Pour remettre le site dans son état d’origine, il faut notamment retirer tous les biens d’exposition et nettoyer le bâtiment de fond en comble. Souvent, les biens d’exposition laissés sur place sont envoyés dans un entrepôt hors site. Il y reste jusqu’à ce que l’exposant vienne chercher le matériel ou qu’il fournisse des instructions sur la façon de le retourner.

Conséquences du « force freight »

Au départ, l’idée d’un transport forcé peut ne pas sembler si mauvaise. Il peut même sembler intéressant de confier à quelqu’un d’autre le soin de s’occuper de vos biens d’exposition et de les transporter hors du centre de convention. Il y a cependant un piège – ou, en fait, plusieurs pièges – qui se présente sous la forme d’un grand nombre de frais supplémentaires pour vous et votre équipe. Voici quelques types de frais spécifiques qui peuvent résulter d’un transport forcé :

• Frais de sortie : Beaucoup de grands salons ont des heures précises auxquelles les objets exposés de différentes tailles (petits, moyens, grands, etc.) doivent être retirés de la salle d’exposition. Si vous ne respectez pas l’heure prévue, vous risquez de devoir payer des frais de sortie.
• Frais d’heures supplémentaires : Les frais d’heures supplémentaires s’appliquent à ceux qui ne sont pas là lorsque leur équipement est chargé dans un camion. Si cela vous arrive, vous serez facturé pour le travail supplémentaire que quelqu’un d’autre doit fournir pour charger vos biens d’exposition.
• Frais de temps d’attente : Si un transporteur spécialisé doit attendre pour récupérer vos biens sortant, il vous facturera probablement ces heures supplémentaires. Cela est particulièrement vrai s’il doit attendre toute la nuit.
• Frais de transport avorté : Supposons que votre transporteur spécialisé se voit refuser le transport parce que vous avez mal étiqueté les matériaux ou mal rempli un formulaire – ou parce que votre équipement est introuvable. Dans ce cas, des frais supplémentaires peuvent vous être facturés.

Comment éviter le « force freight »? 

En plus de vous coûter beaucoup d’argent, le « force freight » crée également beaucoup de stress supplémentaire pour vous et votre équipe. C’est un cauchemar de planification que d’essayer d’entrer en contact avec des professionnels du camionnage et de trouver un moyen de ramener vos biens d’exposition chez vous. Il est donc important d’avoir un plan en place avant même que l’événement ne se produise. Voici quelques étapes à mettre en œuvre et les erreurs à éviter pour vous aider à prévenir un cauchemar :

• Communiquez avec votre transporteur spécialisé : Dans le secteur des salons d’exposition, une communication claire peut vous aider à éviter de nombreux problèmes, y compris ceux liés au « force freight ». Veillez à communiquer avec votre transporteur spécialisé tout au long du processus de planification. Par exemple, indiquez-lui la date limite pour l’enregistrement à la gare de triage ou au centre d’événements après le salon d’exposition. Indiquez-lui également le nombre final de pièces de votre envoi et donnez-lui un numéro d’urgence où il pourra vous joindre en cas de problème.
• Confiez à quelqu’un la responsabilité du démontage : Pour éviter les frais de sortie et les frais d’heures supplémentaires, confiez à quelqu’un (ou peut-être à plusieurs personnes) de votre équipe la responsabilité de démonter votre kiosque. Ne partez pas du principe que tout le monde va se mettre au travail et s’en occuper. Confiez à quelqu’un cette tâche spécifique afin d’être sûr qu’elle sera effectuée – et que vous n’aurez pas à payer de frais supplémentaires.
• Gardez tout à proximité : Assurez-vous que tout vos biens sortants restent à proximité de votre espace de kiosque numéroté. Essayez de ne pas trop vous disperser. Il sera plus facile pour les personnes chargées de la manutention de votre matériel d’exposition de le localiser et de le charger aussi efficacement que possible.
• Utilisez un système d’étiquetage clair : Tout comme une communication claire, un étiquetage approprié peut également vous aider à éviter de nombreux obstacles. Utilisez des étiquettes aux couleurs vives pour vos caisses et boîtes d’expédition. Placez également une étiquette sur les côtés opposés de la boîte ou de la caisse, afin qu’elle ne soit pas oubliée par accident. Vous pouvez également coder vos étiquettes par couleur et utiliser une couleur spécifique pour chaque destination, si vos envois sont destinés à plusieurs endroits.
• Remplissez correctement tous les documents : Vérifiez que vous avez rempli votre formulaire « UMHA » correctement et clairement. Indiquez un numéro de téléphone où l’on peut vous joindre à tout moment en cas de problème. Comptez et recomptez également le nombre de chaque type d’articles à transporter, et incluez cette information sur le formulaire « UMHA ».
• Ayez un plan d’urgence : Quelle que soit la qualité de votre préparation, il se peut que vous ayez à faire face à du « force freight » à un moment donné. Si cela se produit, il sera plus facile de le gérer si vous avez un plan d’urgence. Pour minimiser les frais et réduire le stress, communiquez avec votre transporteur et obtenez tout ce que vous pouvez de lui. Ensuite, contactez le « SGC » ou un membre de son personnel et demandez de l’aide. Renseignez-vous pour savoir si votre transporteur peut encore charger l’équipement, ou obtenez le numéro de la remorque pour localiser vos matériaux et les réacheminer dès que possible.
• Évitez le « force freight » après votre salon d’exposition : Traiter avec du « force freight » après des salons d’exposition ou d’autres événements peut certainement donner des maux de tête. La bonne nouvelle, c’est qu’avec un peu de planification et de préparation, vous pouvez éviter les erreurs qui conduisent généralement à ce genre de maux de tête.

Gardez à l’esprit les conseils énumérés ci-dessus et consultez notre blog pour obtenir des conseils sur les expositions et le transport.

Par: Skyline Exhibits – Le 7 juin, 2022