Comment conserver votre kiosque d’exposition en excellent état

Votre kiosque d’exposition est fin prêt, vous avez réglé tous les petits détails budgétaires et esthétiques… mais après?

Comment vous assurer que votre kiosque ait aussi belle apparence qu’à son premier jour après avoir été trimballé d’un salon commercial à un autre? Comment vous assurer que votre investissement soit bien protégé? Pendant combien de temps souhaitez-vous profiter de ces biens? L’expédition, le transport, l’installation, le démontage et l’entreposage exposent votre kiosque à de sérieux risques d’endommagement, et c’est pourquoi il est important d’investir dans l’achat de caisses et de boîtes de grande qualité. Comme les caisses sont généralement offertes dans une grande variété de matériaux, il vous faudra déterminer quelles sont celles qui conviendront le mieux à l’usage prévu.

Les entreposerez-vous dans votre établissement ou chez votre fournisseur? Votre établissement est-il équipé des portes, des rampes et du matériel appropriés au transport et à l’entreposage de marchandises? Aurez-vous besoin de roulettes ou les palettes vous conviendront-elles? En plus de répondre à toutes ces questions, vous devez vous assurer que la salle où vous expédiez votre matériel possède l’équipement nécessaire, puisque certains hôtels n’ont pas les infrastructures requises pour accepter les livraisons de grandes palettes ou de grosses caisses. Faites donc vos devoirs avant de vous retrouver dans une situation fâcheuse.

N’oubliez pas non plus tous les éléments qui complètent votre exposition!

  1. Les appareils audiovisuels et les écrans doivent être emballés dans des caisses spécialement conçues pour les appareils électroniques. Ces caisses sont généralement munies de coussins en mousse créés sur mesure en fonction de la marque, du modèle et des accessoires de votre système. Il est extrêmement important de protéger votre moniteur, car ses composants électroniques peuvent facilement être endommagés s’ils ne sont pas emballés correctement. Il est fréquent que les clients tentent simplement de réutiliser les boîtes d’origine dans lesquelles les appareils leur ont été livrés, mais ces boîtes ne sont cependant pas destinées à des usages multiples. L’expédition et la manipulation constante de ces boîtes peuvent gravement endommager les fragiles cartes mères de vos appareils. De plus, elles représentent une cible facile pour les voleurs. Après tout, elles affichent très clairement leur contenu!
  2. Les tapis : Si vous prévoyez acheter votre propre tapis ou revêtement de sol, vous devriez peut-être songer à l’entreposer dans des caisses appropriées. Il est fréquent que les simples rouleaux de tapis soient mis de côté et finissent par être perdus ou installés dans le mauvais kiosque. Vous risquez également que les membres du personnel des salons prennent ces rouleaux pour les leurs et déplacent votre matériel sans que vous soyez mis au courant. De plus, les salons facturent souvent des frais de manutention additionnels en ce qui a trait aux rouleaux de tapis. Emballez donc les vôtres dans une caisse adéquate et étiquetez-la de façon appropriée – inscrivez-y « revêtement de sol et tapis », par exemple. De cette façon, elle ne sera pas qualifiée de « manutention spéciale » et toutes vos caisses pourront être recensées au sein de l’espace qui vous est réservé. L’équipe d’installation n’aura qu’à consulter vos étiquettes pour savoir quelle caisse doit être ouverte en premier, ce qui pourrait vous faire gagner un temps précieux lors du montage de votre kiosque d’exposition.
  3. Les produits et les démonstrations : L’idéal est de prévoir une caisse distincte pour y emballer tous vos produits. En plus d’être en mesure d’assurer le suivi de ce qui a été expédié et retourné, vous bénéficierez d’un accès facile à tout votre matériel bien étiqueté et entreposé. Vous pourrez également facilement en mettre le contenu à jour, selon vos besoins et en fonction des événements.
  4. La documentation et les cadeaux publicitaires : Ces derniers devraient être emballés dans une boîte distincte à l’intérieur même de la caisse de transport. Les quantités varieront toujours, puisqu’il s’agit d’articles que vous distribuez aux participants, et c’est pourquoi la meilleure façon d’en assurer le suivi et l’entretien consiste à les entreposer séparément du reste de votre matériel. D’un point de vue marketing, cela vous permet d’en faire le suivi pour pouvoir déterminer le nombre d’articles dont vous aurez besoin lors de futures expositions, en plus de vous aider à mieux définir les budgets prévus pour ces articles.

Débarrassez-vous des maux de tête liés à la gestion de vos événements en investissant dans des systèmes d’emballage et d’entreposage de qualité, qui vous permettront d’être bien plus organisés.

Les caisses sont onéreuses, certes, et en particulier celles construites sur mesure, mais elles valent bien chaque dollar dépensé. C’est grâce aux caisses et aux emballages durables que vous pourrez protéger au mieux vos investissements. Après avoir alloué de grandes sommes d’argent à la conception du kiosque, à sa construction, aux graphiques, aux espaces d’exposition et aux réservations d’hôtels, vous voudrez sans doute conserver l’exposition sur laquelle vous avez tant travaillé en bon état. Une fois déballé de ses caisses durables et bien installé, votre kiosque saura sans aucun doute attirer l’œil des participants et représenter votre entreprise avec brio!