Comment bien gérer l’organisation de votre salon d’exposition tout en effectuant votre travail habituel

De nombreuses entreprises décident d’exposer à une foire commerciale pour toutes les bonnes raisons (développer l’activité, trouver de nouveaux prospects, voir les clients actuels, etc.). Lorsqu’il s’agit de planifier l’exposition et la foire commerciale, la tâche est souvent confiée à une personne débordée. Comment pouvez-vous assumer cette responsabilité supplémentaire tout en vous acquittant de vos tâches et responsabilités habituelles? Ce n’est pas facile, mais voici quelques conseils pour vous aider à simplifier la planification :

• Faites de la recherche au sujet de la foire. Chaque foire a un site web et la plupart ont une page d’information en bref. L’information en bref vous sera très utile pour planifier votre foire.
• Planifiez votre budget et obtenez une approbation rapide. C’est un gain de temps considérable, car vous ne devrez pas demander d’approbation à chaque achat ou engagement. L’attente des approbations peut souvent être une perte de temps cachée qui n’est pas incluse dans un calendrier et peut entraîner des frais supplémentaires, une expédition accélérée et un stress accru. Plus sur les budgets ici
• Créez un calendrier. Planifier une foire commerciale réussie peut être accablant. Il y a tant à faire, mais comme il ne reste qu’une année, ne tombez pas dans ce piège! Prenez quelques instants pour créer un calendrier. Commencez avec les dates de la foire et travaillez à l’envers. De cette façon, vous pouvez tout décomposer en morceaux gérables avec des délais pour maintenir le cap.

• Priorisez. Une fois que vous avez créé votre calendrier, vous pouvez hiérarchiser et entreprendre. Comme vous avez créé un calendrier, assignez des délais pour chaque tâche et respectez-les!
• Répandez l’amour. Si vous avez de la chance, vous pourrez déléguer certaines tâches. Si ce n’est pas une option pour vous (comme ce n’est pas le cas pour beaucoup), planifiez vous-même une tâche / un rappel de calendrier (quotidien, hebdomadaire, mensuel ou ce qui vous convient.) Étaler les responsabilités vous évitera de vous enliser et vous aidera à avoir une nouvelle perspective lorsque vous prenez le temps entre les segments.
• Construire à temps pour l’inattendu. Des choses arrivent. Des urgences surgissent. L’expédition est retardée. La dernière personne requise pour approuver quelque chose prend des vacances. Vous comprenez le message. Gardez un peu de marge de manœuvre.
• Travaillez avec un fournisseur en qui vous avez confiance. Votre fournisseur a-t-il accès à des concepteurs, des artistes et des installateurs? Peuvent-ils travailler avec vous pour vous proposer des solutions adaptées à vos besoins spécifiques? Votre fournisseur offre-t-il du soutien technique 24 h sur 24? Et surtout, pouvez-vous compter sur lui pour être présent lors de la configuration de la foire et si vous avez besoin d’un outil ou d’une pièce manquante?