Ce que vous devez connaître sur la façon d’exposer en Chine

Je ne vais pas commencer par une leçon d’histoire sur le commerce mondial. Nous savons tous que des échanges ont lieu entre les pays et les continents depuis des siècles. Par contre, avec les nouveaux marchés émergents qui ont une clientèle à fort potentiel, de plus en plus d’entreprises sont prêtes à prendre le risque et à tenter ces marchés. Plusieurs entreprises aimeraient étendre leur marché vers la Chine et y vendre leurs produits. Au cours des années, j’ai fait plusieurs expositions en Chine avec mes clients, et ce que j’ai appris est qu’exposer en Chine est très différent de tous les autres pays dans lesquels vous pourriez avoir exposé avant. Si vous avez l’intention de faire une exposition en Chine, soyez préparé et prenez en considération les conseils que je vais vous donner. En espérant que cela vous donnera une longueur d’avance!

Ayez un partenaire local

Oui, vous avez peut-être fait une tonne d’expositions dans votre carrière, mais la langue et les coutumes en Chine sont différentes. Si possible, je suggère fortement d’avoir un bureau ou un agent déjà en Chine qui sera impliqué dans la planification. Cela sera un grand avantage pour vous! Simplement comprendre les multiples congés fériés et s’assurer qu’aucun problème de communication ne survienne lors de la traduction est un énorme défi. Mon expérience m’a appris que si je n’avais pas été en contact avec notre bureau à Shanghai pendant mes expositions et ma planification, j’aurais eu beaucoup de clients en colère ainsi qu’un résultat négatif.

Si vous ne disposez pas d’un partenaire local, en trouver un serait une bonne idée. La plupart des organisateurs d’expositions vous référeront à votre entrepreneur pour diverses tâches qui seraient normalement prises en charge par les fournisseurs de services en salon aux États-Unis. Avez-vous déjà eu à louer votre propre échafaudage hydraulique (scissor lift) sans personnel pour l’opérer? Si vous vous en occupez vous-même, je vous suggère fortement d’écrire des phrases complètes sans abréviations, et quand vous posez des questions, faites-le une ligne à la fois. Je suis presque certain que la plupart des gens à l’autre bout utilisent le traducteur Google et vous ne voudriez pas qu’ils interprètent mal.

Planifiez beaucoup à l’avance

Maintenant, je vais supposer que vous avez suivi nos conseils en foires commerciales, que vous avez lu nos articles blogue et que vous êtes un expert en exposition. Vous connaissez le guide du salon par coeur, ainsi que toutes les dates d’échéance.Connaître ces dates vous aidera beaucoup, mais mon conseil personnel et professionnel est d’être prêt deux mois avant les dates d’échéance prévues. Personnellement, j’ai connu 10 jours ouvrables d’échanges par courriel et par téléphone pour obtenir la réponse à une simple question. Alors quand je dis planifier à l’avance, je veux dire planifier bien à l’avance.

Expédition de votre kiosque

Si vous expédiez votre kiosque à l’international, vous utilisez probablement déjà un carnet ATA pour votre kiosque. Si non, vous devriez considérer cela afin d’accélérer le processus. Le carnet ATA est un document douanier international utilisé pour l’exportation et l’importation temporaire. Vous pourriez aussi être obligé de faire affaire avec le dédouaneur officiel de l’exposition une fois que votre kiosque aura atteint la Chine. Celui-ci dédouanera la cargaison et l’enverra au centre de congrès. Lorsque votre kiosque arrivera sur place, vous aurez à vérifier dans le guide du salon pour vous assurer que vous n’avez pas payé de frais imprévus.

Travailler avec les organisateurs

Travailler avec les organisateur du salon peut être long et frustrant, et l’une des nombreuses choses que j’ai apprises est qu’un « oui » ne signifie pas nécessairement que cela se produira. Par exemple, après qu’un de mes clients ait soumis aux organisateurs son design avec des structures suspendues rétroéclairées et que celui-ci ait été approuvé, nous avons reçu un courriel deux semaines plus tard nous disant qu’il n’y avait pas de point d’ancrage au-dessus de notre espace d’exposition. Après leur avoir fournit des idées et mis l’accent sur le fait qu’ils avaient déjà approuvé le design, nous avons finalement trouvé une solution pour l’accrochage. Une semaine plus tard, nous recevons un autre courriel nous indiquant qu’il n’y avait pas de d’électricité provenant du plafond, même si nous avions été facturés pour cela. La seule façon d’allumer les panneaux suspendus serait de passer le cordon du sol jusqu’au plafond.

Utiliser des enseignes suspendues afin d’économiser de l’espace au sol pour ensuite faire passer des fils électriques du plancher jusqu’au plafond ne nous a pas aidé à sauver de l’espace, et n’était pas du tout joli.

Les enseignes ont fini par ne pas être allumées même si la conception a été entièrement approuvée. Il s’agissait d’une exposition internationale, et même si nous avions contacté l’organisateur aux États-Unis, il ne pouvait en faire que très peu pour nous aider avec ces différents enjeux. Avant de choisir votre espace, je vous conseille de vérifier auprès du centre de congrès (et non l’organisateur) que vos besoins tels que l’éclairage, l’emplacement de l’électricité, et autres petits seront vérifiés. Cependant, lors de ma dernière recherche, j’ai trouvé qu’il n’y avait presque qu’aucun hall d’exposition en Chine qui offraient des câbles électriques au plafond.

Services d’exposition

Comme je l’ai déjà mentionné, la plupart des organisateurs d’événements vous référeront vers votre entrepreneur pour les nombreuses tâches normalement prises en charge par les services d’exposition aux États-Unis.

Vérifiez toujours que la main-d’œuvre est incluse avec les services que vous achetez. Ce n’est pas parce que vous avez commandé de l’électricité, un ancrage au plafond et un tapis d’exposition que cela signifie que la main-d’œuvre sera incluse et que le formulaire vous dirigera ensuite à votre entrepreneur. Aussi, ne soyez pas surpris quand ils vous demanderont un dépôt d’installation (building deposit). Celui-ci est remboursable, mais le but est de s’assurer que votre kiosque sera démonté et expédié à la fin de l’exposition. Votre personnel en kiosque devrait avoir une copie de tous vos paiements et les confirmations de commandes comme preuve et accès aux liquidités. D’après mes expériences, les services d’exposition demanderont un paiement en espèces, et ce, à la toute dernière minute en invoquant que le paiement n’ait pas fonctionné ou qu’ils ne prennent pas les cartes de crédit. Soyez préparé à cela.

Pour terminer, j’espère que je ne vous ai pas fait peur d’exposer en Chine, mais c’est différent d’y exposer, et j’espérais vous préparer à certains défis. La Chine est un grand marché et offre plusieurs opportunités pour accroître vos ventes. Suivez mes conseils ci-dessus et vous obtiendrez certainement un partenaire local, et en espérant que cela vous épargnera plusieurs maux de tête.

Article par: Sebastien Robillard – 5 août 2014