Ce qu’il faut savoir aujourd’hui sur l’expédition dans les salons d’exposition

Si vous avez de l’expérience en matière de salons d’exposition, vous savez que de nombreux aspects du processus de planification d’un salon peuvent être coûteux. Vous savez également qu’aucun autre aspect n’est plus exposé à des erreurs coûteuses que l’expédition.

Si vous voulez éviter les problèmes d’expédition coûteux, continuez à lire. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles qui vous permettront d’expédier facilement (et de manière rentable) votre matériel d’exposition au centre de convention en toute sécurité et efficacité.

Quelles sont les causes des retards d’expédition dans les salons d’exposition?

De nos jours, les retards d’expédition sont une plainte courante dans un large éventail de secteurs. La pandémie de COVID-19 a fait des ravages dans la chaîne d’approvisionnement mondiale au cours des deux dernières années, et il est peu probable que ces problèmes disparaissent de sitôt.

La pénurie massive de main-d’œuvre qui sévit aux États-Unis est un autre facteur qui contribue au problème de la lenteur des expéditions.

En septembre 2021, des rapports ont révélé que plus de 70 porte-conteneurs arrivés à Long Beach et Los Angeles, en Californie, n’ont pas pu être déchargés parce qu’il n’y avait pas assez de travailleurs pour faire le travail. Un autre rapport datant d’octobre 2021 indiquait également que seulement 194 000 emplois avaient été créés dans l’économie au cours du mois précédent (soit plus de 300 000 de moins que les prévisions initiales des économistes).

En l’absence d’un nombre suffisant de travailleurs disponibles pour aider aux différents aspects du processus d’expédition, de nombreuses entreprises doivent faire face à des clients insatisfaits, à des frais d’expédition plus élevés et, dans le cas des entreprises qui tentent d’être présentes dans les salons professionnels, à des occasions manquées de partager leurs produits et services avec des clients potentiels.

Comment éviter les problèmes d’expédition pour les salons d’exposition

L’expédition de matériel d’exposition aux événements est plus délicate en 2021 (et le sera probablement encore en 2022 et au-delà). La bonne nouvelle, cependant, vous et votre équipe pouvez prendre ces mesures pour éviter les problèmes d’expédition:

Recherchez les transporteurs

Ne vous contentez pas de choisir le premier transporteur que vous trouvez pour gérer l'expédition de votre salon d'exposition. Cliquez pour tweeter Lorsque vous transférez du matériel précieux de votre bureau au centre de congrès, faites très attention à qui vous confiez la tâche.

Idéalement, vous choisirez une entreprise qui réalise au moins la moitié de son chiffre d’affaires grâce aux livraisons pour salons d’exposition. Elle devrait également disposer d’une branche dédiée aux salons.

En recherchant ces facteurs, vous augmentez la probabilité que le transporteur sache comment manipuler votre matériel et qu’il dispose d’un plan clair pour s’assurer qu’il sera livré à temps.

Donnez suffisamment d’informations au transporteur

Une fois que vous avez choisi un transporteur, assurez-vous de lui donner suffisamment d’informations pour qu’il puisse faire son travail correctement. Voici quelques détails clés que vous devrez fournir :

• La répartition des composants de l’exposition, y compris les quantités, les dimensions et le poids estimé.
• le nom complet du salon (pas d’acronymes)
• le numéro du stand
• les dates du salon
• Dates d’emménagement et de déménagement
• Besoins en équipements spéciaux (camions à hayon, barres en J, chariots, etc.)
• Plan de la cour de triage

Indiquez également au transporteur s’il y aura ou non un quai de chargement et s’il devra effectuer des ramassages et des livraisons à plusieurs endroits.

Choisissez la bonne destination d’expédition

Vous devrez décider si vous voulez que votre matériel d’exposition soit expédié directement au centre de convention ou à un entrepôt où il pourra être conservé jusqu’au salon.

Si vous envoyez votre matériel à l’entrepôt, il sera sur le site du salon avant que les envois directs ne soient déchargés. Cela peut vous permettre de réaliser des économies sur les coûts de stockage et de réduire les temps d’attente pour le transport. Cependant, l’expédition vers un entrepôt implique également davantage de manutention, ce qui peut augmenter le risque d’endommagement ou de perte des articles (et entraîner des dépenses supplémentaires pour vous).

L'expédition directement sur le site crée plus d'imprévisibilité en ce qui concerne les délais de déchargement. Cliquez pour tweeter Cependant, si vous avez des matériaux fragiles que vous voulez manipuler le moins possible, c’est peut-être le meilleur choix.

N’oubliez pas vos documents

Parmi tous les documents d’expédition du salon dont vous devez vous souvenir, deux sont particulièrement importants.

Le premier est le connaissement (ou B/L). Il établit les conditions entre vous (l’exposant) et le transporteur.

Le second est l’accord de manutention du matériel (ou MHA). Il s’agit d’un contrat entre vous (l’exposant) et l’entrepreneur de services généraux.

Le MHA permet à l’entrepreneur de déplacer les matériaux du stand de l’entreprise et de les confier au transporteur afin qu’ils puissent être chargés. Si vous ne remplissez pas le MHA, votre matériel peut se retrouver dans l’entrepôt de l’entrepreneur de services généraux, ce qui entraînera des retards d’expédition importants et des dépenses supplémentaires pour vous.

Commencez dès aujourd’hui à planifier votre prochain salon d’exposition

Les erreurs d’expédition lors d’un salon professionnel peuvent être coûteuses et préjudiciables à votre entreprise. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous aurez moins de chances de les rencontrer et plus de chances de réussir votre salon.

Article par: Matt Bohar – 10 novembre 2021