Améliorez votre budget pour les salons d’expositions

Peu de coordonnateurs d’évènements ont le luxe d’établir leur propre budget pour un salon d’éxpositions. Travailler avec un budget prédéterminé est chose du commun, mais peut s’avérer délicat. Lorsque vous planifiez votre participation à un grand salon d’éxpositions, vous serez surpris de constater à quelle vitesse votre budget peut se transformer en petit change. Certes, il y a toujours des options moins couteuses – du materiel promotionnel jusqu’aux membres de l’équipe. Cependant, le but n’est pas d’être bon marché, mais bien de diminuer les coûts inutiles pour mieux investir dans vos indispensables.

Afin de réduire vos dépenses inutiles, posez à votre équipe et à vous-même les questions suivantes:

• Quelle sont nos objectifs?
  • Pour vendre un produit?
  • Pour élargir la notoriété de notre marque?
  • Pour réaliser plusieurs produits démonstratifs?

• Quelle espace sera necessaire à la réussite de ces objectifs?

• • La superficie moyenne d’un kiosque cubique est de 10x 10x. Aurons-nous besoin de plus ou moins d’espace?
• Combien de personnes aurons-nous besoin pour nous aider à accomplir ces objectifs?
  • Devons-nous emmener notre équipe complète?
  • Les volontaires seront-ils en mesure de bien représenter notre compagnie?
  • Rappelez-vous, votre budget doit absolument inclure les repas, le logement et les frais de transport pour chaque personne qui vous accompagnera.
• Quelles sont nos indispensables?
  • Faites une liste de vos indispensables. Quelles sont les choses que vous devez apportez à tout prix lors d’un salon d’expositions?

Avoir une idée precise de tout ce dont vous aurez besoin pour la planification de votre participation à un salon d’expositions est primordiale. Une fois que vous aurez bien répondu à ces questions, organisez vos besoins par categories:

• Le salaire des employés
  • Recourez-vous à des fournisseurs externes ? Quels sont leurs tarifs?
  • Avoir recours à des volontaires pour votre kiosque réduira certainnement vos coûts, mais est-ce qu’un volontaire représentera votre compagnie adéquatement?
• Le voyage
  • Le coût d’hébergement
  • Le coût de la nourriture
  • Le coût des déplacements
  • Le coût du transport de matériels
    • Le transport du kiosque et du matériel marketing peut être l’un des coûts les plus inattendus de tout le processus de planification. Si vous voyagez vers un salon d’expositions, considerez vos dépensses liées au transport. Cela vous permettra d’éviter une dépense surprise.
  • Matériel Marketing
    • Le coût d’impression des bannières, des affiches, des dépliants publicitaires, des borchures et des cartes professionnelles
    • Le coût relié å l’exposition de nouvelles technologies
    • Les videos, l’audio et le design
  • Les coûts divers
    • En dehors de tous les éléments qui feront obligatoirement parties de votre planification, n’oubliez pas tous les autres éléments indispensables en cours de route. Nous avons écrit un blog complêt sur ces composants « à-ne-pas-oublier » ici.

Une fois que vous aurez détermié les réponses à ces questions, le processus de planification budgétaire peut officiellement commencer. Votre liste d’indispensables peut être très longue, mais ne vous laissez pas atteindre! Considérez un élément à la fois avec votre équipe. Rappelez-vous de prendre en note tout ce dont vous avez appris à chacun des salons auxquels vous avez participé. Vous vous rendrez peut-être compte que vous avez négligé un detail capital, ou que l’une de vos plus grandes dépenses aurait pu être évitée.

Nous sommes avec vous! Voici quelques unes de nos ressources disponibles qui vous aideront à débuter.

Article par: Bobby Scott – 21 août 2017