Votre aide mémoire pour les salons d’exposition à l’international

Voyager peut être stressant, surtout lorsque vous avez une importante présentation ou que vous êtes responsable de représenter votre compagnie à l’international et que vos supérieurs s’attendent à ce que vous obteniez de bon résultats en terme de ventes ou d’acquisition de potentiels clients. Lorsque nos exposants voyagent à l’international, le plus souvent ils vont au Canada, en Allemagne, en Angleterre, en Chine ou encore au Mexique. Que ce soit votre premier salon d’exposition ou que ayez fait le tour le monde deux fois, il est toujours pratique d’avoir avec soi un aide-mémoire pour s’assurer d’être bien préparé.

N’oubliez pas ces choses avant de partir

1. Assurez-vous d’avoir votre passeport, ou votre visa au besoin, et qu’il soit à jour.
2. Assurez-vous de réserver votre billet d’avion et votre hôtel bien à l’avance.
3. Si vous achetez vous-même votre billet d’avion, considérez utiliser l’option alerte sur Kayak.com pour garder un œil sur les prix et acheter votre billet au meilleur moment.
4. Assurez-vous d’avoir quelqu’un d’expérimenté avec vous qui peut vous conseiller avec les papiers de douanes et de transport que vous devrez remplir. Votre compagnie d’exposition devrait-être en mesure de vous fournir certaines ressources et peut-être même de vous aider à décider quoi apporter, quoi louer et quoi n’est pas essentiel.
5. Portez attention aux restrictions sur les bagages comme la grosseur du sac que vous apportez avec vous dans l’avion ainsi que les limites de poids.
6. Faites le plein de vos prescriptions médicales et apportez-en plus qu’assez pour couvrir toute la durée de votre séjour.
7. Prenez connaissance de votre forfait de téléphone portable et déterminez les coûts et la couverture des appels à l’international. (Les forfaits d’appel à l’étranger peuvent être dispendieux mais les texto à l’étranger sont abordables et parfois même gratuits selon le type de forfait.) Considérez l’option de télécharger Skype, WhatsApp, Viber ou toutes autres alternatives au téléphone que vous pouvez utiliser avec le Wifi.
8. Si vous pensiez vous déplacer en utilisant le transport en commun, considérez visiter le site web du système de transport afin d’être plus familier avec les trajets et les tarifs.
9. Trouvez quelles sont les cartes de crédit facilement acceptées dans le pays visité et les frais reliés à son utilisation. Vous seriez surpris de voir à quel point les petits commerces et les restaurants ne prennent pas la carte de crédit. Dans ce cas, assurez-vous d’échanger de l’argent à l’aéroport. Une autre option est simplement de retirer de l’argent à un ATM, toutefois, assurez-vous de savoir le taux de change et les frais reliés à une transaction. Prenez-soins d’avertir votre banque et votre compagnie de crédit de votre départ à l’étranger afin de ne pas voir votre carte bloquée par votre banque.
10. Réservez votre siège dans l’avion à l’avance, surtout si vous avez des besoins particuliers ou si votre vol est très long.
11. Si vous avez une diète particulière, informez-en la compagnie aérienne et informez-vous si vous allez pouvoir respecter votre diète à l’étranger.
12. Emportez avec vous des collations dans votre bagage à main ainsi que dans votre valise. Les délais d’avion et les repas en retard sont inévitables, toutefois, ils seront plus supportable avec quelque chose à manger. (Les noix, les barres granola, le gruau et les poches de thé voyagent très bien.)
13. Envoyez à votre hôtel, par la poste, les objets de dernière minute comme les brochures, et assurez-vous que les employés de l’hôtel les garderont pour vous jusqu’à votre arrivé.
14. Envoyez par courriel à votre personnel d’exposition les horaires de travail, l’information sur le salon auquel vous participez, l’adresse de votre hôtel ainsi que votre contact.
15. Assurez-vous d’avoir au moins un membre du personnel avec vous qui parle la langue locale, sinon, considérez engager un interprète ou ayez au moins l’application Google traduction téléchargée sur votre téléphone.
16. Si vous avez un bureau local dans le pays où vous exposez, contactez-les à l’avance. Laissez-les savoir que vous allez être présent avec eux et demandez-leurs des conseils. Si ils parlent la langue locale et pas vous, il serait utile pour vous de demander à l’un d’eux de vous accompagner et de vous aider au salon.
17. Si vous ne l’êtes pas déjà, inscrivez-vous au TSA Si votre vol international part des États-Unis, plusieurs compagnies aériennes vous permettent de passer les longues files de sécurité en passant par leur file TSA PreCheck. Malheureusement, si le vol est opéré par une compagnie étrangère, vous serez incapable d’utiliser votre PreCheck.
18. Commencez à bâtir une liste de chose à apporter en voyage d’affaire sur excel, votre téléphone ou Evernote et mettez-la à jour régulièrement.
19. Prenez soin de vérifier le voltage électrique du pays où vous allez et apportez un adapteur si nécessaire. Selon le Guide d’Exposition International du Magazine Exhibitor, l’Allemagne utilise des prises 22 volts à deux branches rondes ce qui veut dire que vous n’aurez pas seulement besoin d’un adapteur mais aussi un transformateur pour tout votre équipement électronique.
20. Finalement, assurez-vous d’être familier avec la culture et le marché du pays que vous allez visiter. Une bonne source d’information est le livre Kiss, Bow or Shake Hands. Il offre des avis détaillés par pays et l’auteur offre également une version sur l’Asie et une sur la vente et le marketing.

Pour plus d’information sur des trucs concernant les expositions à l’étranger, consultez notre site web ou contactez votre conseiller en exposition local. Pour des conseils sur les expositions aux États-Unis cliquez ici.

Article par: Sofia Troutman – 5 juin 2017