8 Conseils pour un événement virtuel engageant

L’inquiétude est tellement le mois dernier. Faire bouger les choses, c’est tellement ce mois-ci! Le monde de l’événement virtuel peut être déroutant et accablant pour certains, mais n’ayez crainte.

Si vous avez une vision, un contenu incroyable et un partenaire événementiel de confiance qui connaît le virtuel, vous êtes prêt à commencer!

Préparez les gens à être excité avant l’événement virtuel!

• Faites la promotion de votre événement :

vous n’auriez pas un mariage sans envoyer d’invitations, n’est-ce pas ? Il en va de même pour le monde virtuel. Utilisez une variété de techniques pour créer de l’anticipation :

• • Créez une vidéo promotionnelle amusante ciblant votre public sur les réseaux sociaux.
  • Publiez des clips sur les réseaux sociaux pour faire connaitre vos conférenciers.
  • Donnez de plus en plus d’informations à mesure que l’événement s’approche.
  • Utilisez la poste, le courrier électronique, les emplacements payants, les groupes de réseau sur LinkedIn, etc.
  • N’oubliez pas d’utiliser les «champions» dans votre équipe, pour atteindre également leurs réseaux sociaux / professionnels.

• Envoyer un sac cadeau:

Envoyez un sac cadeau à chaque invité enregistré à l’événement avec tous les éléments essentiels, tels que:

• • Bandes de résistance (pour une séance d’exercices matinale pré-enregistrée / en direct)
  • Carte-cadeau Starbucks (pour que votre invité puisse prendre un café avant le début de l’événement)
  • Cartes BINGO (pour BINGO en direct plus tard dans la journée)
  • Un livre (écrit par l’orateur principal)
  • Carte postale «5 étapes pour réussir»: comment tirer le meilleur parti de l’événement
  • Boissons: café / thé / vin / bière
  • Article cadeau mémorable: tasse anti-déversement, stylo, cahier, t-shirt, etc.
  • Nourriture: barre granola, gomme, noix, bonbons, chips, etc.
  • Carte postale remerciant / reconnaissant les sponsors.
• CONSEIL DE PRO: Lors de l’inscription, demandez à vos invités s’ils ont besoin de collations sans gluten ou anti-allergiques et adaptez-les en conséquence.
• CONSEIL DE PRO 2: Incluez une note manuscrite (ou au moins signée) par l’organisateur (s) de l’événement.

• Rendez-l ’événement amusant :

il y a de fortes chances que vos invités aient un côté compétitif et, sinon, tout le monde aime gagner des « trucs » gratuits. Une fois que quelqu’un s’est inscrit, envoyez-lui le lien vers la plateforme « pré-événement » avec quelques tâches à compléter.

• • Pour chaque tâche qu’ils accomplissent, ils obtiennent des points.
  • Les points s’accumuleront tout au long de l’événement pour être échangés dans la « salle des prix».
  • Gardez votre jeu amusant, mais professionnel, facile à naviguer et incluez différents niveaux de difficulté.
  • Familiariser vos invités avec la plateforme avant l’événement :
    • assurez-vous que votre invité sera à l’aise le «jour du jeu»
    • prolongez votre « événement d’un jour »
    • améliorer la reconnaissance de la marque

• Faites un lien avec un organisme de bienfaisance:

ce ne sont pas toutes les entreprises (ou les particuliers) qui souffrent financièrement pendant cette période. Ceux qui ont le plus de chance peuvent aider ceux qui en ont un peu moins ces temps-ci.

• •  Idées de charité: garde-manger, No Kid Hungry , St. Jude , Restaurant Workers Community Foundation , etc. Comment faire un don:
    • L’événement donne 5,00 $ à l’organisme de bienfaisance gagnant pour chaque personne inscrite. Lors de l’inscription, incluez une liste déroulante de 5 à 7 organismes de bienfaisance sur lesquels les invités pourront voter.
    • Ajoutez un lien pour des dons ouverts (ou des liens) sur la page d’inscription pour d’autres dénominations. La plupart des gens ont des œuvres caritatives qui leur tiennent à cœur et peuvent vouloir faire un don de plus
    • Au lieu que les invités gagnent des prix dans la «salle des prix», ayez des «points» équivalents en argent réel (dollars / trimestres / dix sous = selon la vitesse à laquelle les points s’additionnent). Dressez la liste de 5 à 7 organismes de bienfaisance dans la «salle des prix» pour que les gens puissent faire  des don de leurs gains / points.
• CONSEIL DE PRO: annoncez l’organisation caritative gagnante lors de la cérémonie d’ouverture.
• CONSEIL DE PRO 2: Dans la «salle des prix», permettez aux gens de faire un don à divers organismes de bienfaisance au lieu d’un seul, au cas où ils souhaiteraient répartir les dons entre plusieurs organismes de bienfaisance.

• Pré-célébration :

Prolongez votre événement en organisant une « pré-célébration » la nuit précédente. Cela aide à créer de l’enthousiasme, des relations et des souvenirs autour de votre événement virtuel.

• • Musique en direct: embauchez un musicien / groupe très recherché. Peut-être Carrie Underwood? KISS? Ou Snoop Dogg? Vous pouvez également engager un artiste prometteur (comme quelqu’un de The Voice). Rendez cela attrayant en laissant vos invités saisir des demandes de chansons. Le moment de cet événement serait après le dîner de la plupart des gens.
  • Happy Hour: Organisez diverses petites salles de chat vidéo en petits groupes (~ 10 personnes) avec des sujets prédéterminés affichés dans chaque salle, où les gens peuvent rejoindre la conversation intime et faire connaissance avant le début de l’événement. Un modérateur serait dans chaque pièce pour aider à faciliter le flux et maintenir le contenu en mouvement et les gens engagés.
• CONSEIL DE PRO: Demandez à votre artiste de signer des photos autographiées à utiliser comme prix tout au long de votre événement.

• Graphiques:

• • Lors de l’impression: les graphiques pixélisés vous donnent un aspect non professionnel et paresseux. Prenez le temps de trouver l’image la mieux adaptée avec la bonne résolution.Dans le monde virtuel: vous souhaiterez que vos invités soient aussi immergés que possible dans votre événement. Essayez d’utiliser certains des éléments suivants:
  • Stands d’exposition 3D (avec hotspots pour les sponsors)
  • Salles de présentation 3D
  • Des personnages réalistes dans le «hall d’accueil», au lieu de personnages de mauvaise qualité.
• CONSEIL DE PRO: Si votre sponsor a un stand physique, utilisez le modèle 3D réel pour aider à renforcer la reconnaissance de la marque.

• Contrôle technique, 1-2, 1-2:

Assurez-vous de tester tous les équipements, technologies, contenus multimédias et connexions plusieurs fois afin que l’expérience ne soit pas compromise.

• • Rien n’est plus frustrant que de vivre une présentation «saccadée», le son est coupé ou que vous devez attendre que quelque chose «tampon».
  • Mettez en place des dispositifs de sécurité supplémentaires tels que: des sources Internet alternatives, des générateurs électriques et la possibilité de mélanger l’ordre du jour
  • Discutez des plans d’urgence pour les scénarios avec toutes vos équipes informatiques, de contenu multimédia et de marketing, ainsi qu’avec les conférenciers. Si nécessaire, l’ensemble de l’opération peut pivoter rapidement sans trop de perturbation pour votre public.

• Réduisez la fatigue de l’écran:

Le caractère unique de votre plateforme maintiendra l’engagement de votre public.

• • Si vous utilisez une plate-forme de réunion gratuite ou commune, vous risquez de perdre l’attention des gens en raison de l’épuisement professionnel ou de l’ennui, car ils ont probablement consulté la même plate-forme pour d’autres réunions ou événements en ligne. Cela ne ressemblera pas à une «nouvelle» expérience et ne retiendra pas leur attention.
  • Les gens sont naturellement curieux et découvrir «l’inconnu» maintient la curiosité, ce qui maintient le cerveau stimulé et heureux.

Quoi qu’il en soit, votre CONTENU est la vedette du salon virtuel. Mais de nos jours, vos participants auront besoin d’aide pour maintenir leur attention et leur énergie. Laissez Skyline Entourage vous guider à travers le voyage de votre premier événement virtuel et vous montrer à quel point il est bénéfique et facile.

Article par: Heather Bundgaard – le 24 september, 2020