7 étapes pour améliorer la gestion de contacts et les suivis
C’est difficile à croire, mais il y a des moments où les clients souhaiteraient vraiment être contactés par un vendeur. En fait, plusieurs participants aux salons d’exposition s’y rendent en espérant y trouver des produits pertinents qui leur rendront la vie plus facile ou qui les aideront à servir mieux leurs clients. Ce qu’ils ne veulent pas, c’est de devoir consacrer trop de temps à lire de l’information impertinente afin de pouvoir se procurer ce dont ils ont besoin. Encore pire, les participants ne veulent pas avoir à attendre trop longtemps pour obtenir l’information ou le coup de téléphone qu’on leur avait promis.
C’est donc là où la gestion de contacts intervient. Lorsque vous avez fait vos devoirs pour trouver qui est le client, demander les bonnes questions et enregistrer et analyser les réponses, vous pouvez être sûr que l’information se rendra à la bonne personne qui est en mesure d’aider ce client dans un délai convenable.
Nous sommes tous d’accord que collecter de nouveaux contacts d’affaires qualifiés représente souvent le principal objectif d’exposition. Malheureusement, parfois, ces contacts ne sont pas correctement qualifiés, classés ou contactés. Les statistiques montrent que 60% des exposants comptent encore sur les cartes d’affaires pour recueillir les renseignements relatifs aux contacts (Article sur les exposants par Travis Stanton– The Myths of Lead Management). Même si les cartes d’affaires peuvent être utiles pour complémenter ou pour obtenir de l’information sur les clients potentiels, elles ne sont pas suffisantes. Les cartes d’affaires peuvent être perdues, ne pas avoir été mises à jour et le plus important, ne pas comprendre assez d’information, ou d’espace pour noter des données pertinentes sur le client et ensuite faire les suivis correctement.
Un contact d’affaires à une exposition peut représenter, pour votre compagnie, la première opportunité de commencer une relation positive avec le client. Si l’information que vous donnez aux représentants des ventes est limitée à seulement un nom, un courriel et un numéro de téléphone, vous limitez alors leur capacité à développer une relation d’affaires sur une note positive.
Voici 7 étapes que vous pouvez utiliser pour aider vos représentants des ventes ou votre équipe marketing à être le plus efficace possible pour recueillir de nouveaux contacts d’affaires aux salons d’exposition.
- Commencez à recueillir de l’information avant le salon – Si vous prenez le temps d’envoyer une promotion avant l’exposition aux clients qui participent à cet évènement, vous pouvez en profiter pour leur poser deux ou trois questions concernant leurs besoins. Faites en sorte que ces questions soient un prérequis pour pouvoir gagner un prix ou participer à un tirage au salon.
- Placez les informations des contacts dans le système de gestion de la relation client de votre entreprise (CRM). De cette façon, c’est plus simple pour vos représentants des ventes ou pour les membres de l’équipe marketing de trouver plus d’information au sujet du client et de noter l’information additionnelle qu’ils pourraient obtenir lors du suivis.
- Laissez savoir votre équipe de ventes que vous vérifierai les résultats des leads qui leur ont été assignés. De cette façon, ils seront motivés à faire le suivis de ceux-ci avant que vous les contactiez. Vous pourriez leur envoyer un rappel par courriel avant que vous les appeliez afin de s’assurer qu’ils auront quelque chose à vous partager lorsque vous ferez le suivis.
- Établissez les attentes face au retour sur l’investissement (ROI) en lien avec la façon dont vous mesurerez les résultats de chacun des leads. Est-ce que vous vous attendez à convertir 1 des 10 leads? Est-ce que votre taux de conversion doit se rapprocher de 20% à 30%? Comment définissez-vous la conversion? Est-ce qu’une demande de devis sera suffisante ou une vente est nécessaire avant d’être comptée? Quelle période de temps allez-vous évaluée? La période de temps devra prendre en compte le cycle de ventes. Combien de temps ça prend normalement avant qu’une requête devienne une vente?
- Choisissez une personne ou une équipe pour distribuer les contacts d’affaires aux départements appropriés et pour gérer le suivi et l’évaluation du « ROI ». Idéalement, ce même groupe devrait être celui responsable du budget de salon d’exposition.
- Faites le suivi rapidement. Un courriel ou un coup de téléphone par quelqu’un de qualifié pour aider le client devrait être fait en moins de 2 semaines. Plus longtemps vous attendez pour faire le suivi, plus le client sera tenté de travailler avec un de vos compétiteurs ou de trouver une autre solution à leur problème ou pour l’usage de leur budget.
- Tirez profit de la technologie pour recueillir les nouveaux contacts. En utilisant soit le scanner pour les des badges de l’évènement ou l’application pour recueillir les leads, vous pourriez sauver du temps à noter les informations après le salon et être mieux préparés pour faire le suivi des clients potentiels plus rapidement. Un des avantages d’utiliser les applications disponibles sur votre tablette ou votre cellulaire est que vous pouvez prendre des notes et inscrire les commentaires qui sont sortis dans votre conversation directement là où vous venez tout juste de scanner les informations du client. Vous pouvez également rejoindre le client immédiatement en attachant une brochure en PDF ou l’information qu’il a demandé d’avoir, et mettre en cc votre représentant des ventes immédiatement.
Même si suivre toutes ces étapes ne vous garantit pas automatiquement une vente, cela procurera à vos employés une meilleure opportunité de gestion de contacts efficace, suivie par une opportunité de créer des relations d’affaires durables.
Article par: Sofia Troutman –
