5 principales recommandations pour contrôler les coûts de drayage

Article par Valerie Hurst

Combien de fois, après avoir reçu l’estimation de tous les services d’exposition, pensiez-vous que tout était sous contrôle, jusqu’au moment où vous recevez les factures « après-exposition » avec un coût de drayage inattendu dépassant votre budget?!

La définition officielle de drayage (c.-à-d. la manutention de matériel) est le déchargement de votre matériel d’exposition, le remisage en entrepôt jusqu’à 30 jours avant l’exposition, la livraison du matériel jusqu’à votre emplacement sur le plancher d’exposition, la manutention aller et retour des caisses vides à entreposer, le ramassage de votre matériel après le démontage pour le rechargement avec le transporteur.

5 principales recommandations pour contrôler le coût de drayage

1. Consolidez les livraisons de moins de 200 livres en une seule livraison. Il y existe toujours un prix minimal de drayage pour toutes les livraisons, en entreposage et/ou directement sur le lieu d’exposition. En consolidant vos livraisons, vos frais de drayage seront basés sur le poids global au lieu des frais minimums applicables sur chaque livraison. De plus, en consolidant votre matériel, celui-ci restera rassemblé, et vos chances de l’égarer seront minimisées!

2. Soyez informé des taux de manutention de matériel.  Il est parfois moins dispendieux d’expédier votre kiosque d’exposition en entreposage à l’avance, mais dans certains cas, vous économiserez davantage en l’expédiant directement au centre d’exposition. Certains événements incluent maintenant les frais de drayage avec l’espace d’exposition, mais demandent généralement que le kiosque soit expédié directement sur les lieux du salon. Prenez le temps de bien vous préparer en analysant les détails à ce sujet dans le guide de l’exposant, et comparez les coûts de transport et les temps d’arrivée, afin de décider du moyen le plus sensé par rapport aux dimensions de votre kiosque.

3. Soyez informé des dates d’échéance pour éviter les frais d’heures supplémentaires.  Tous les entrepôts acceptent les livraisons entre certaines heures : une date limite d’accès à l’entrepôt est donc établie pour chaque exposition. Si vous manquez cette date, les frais supplémentaires sont souvent dans l’ordre de 25 %. Si c’est possible, considérez expédier votre matériel directement au centre d’exposition. Si la cargaison est de petite taille, envoyez-la directement à votre hôtel et transportez-la ensuite vous-même dans votre espace d’exposition. Encore une fois, trouverez toutes les informations nécessaires dans le guide de l’exposant.

4. Comprenez ce qui est considéré comme de la « manutention spéciale ».  Saviez-vous que dans la majorité des cas, si vous expédiez un tapis et/ou un sous-tapis avec vos caisses de kiosque, des charges de « manutention spéciale » s’appliquent? Que si un camion nécessite un déchargement au niveau du sol, ou si vous expédiez par FedEx, UPS, Airborne ou DHL, ces livraisons sont aussi facturées à un taux supérieur? Portez une attention particulière à ce que l’entrepreneur général définit comme de la manutention spéciale, et établissez avec vos responsables de logistique la meilleure façon d’expédier vos biens proprement regroupés, étiquetés, et dans un camion de taille appropriée.

5. Vos dates d’arrivée ou de départ sont-elles prévues pour une journée en heures supplémentaires? Plusieurs expositions ont des horaires d’arrivée et de départ planifiés à l’avance. Il est peut-être prévu que votre kiosque d’exposition quitte les lieux un samedi, même si l’événement se termine le vendredi après-midi. Recherchez dans votre guide d’exposant le nom de la personne à contacter pour faire la demande d’un changement de date. Dans plusieurs cas, cette permission vous sera accordée, mais naturellement, cela dépendra aussi de la taille de votre kiosque et de l’emplacement de celui-ci sur le plancher d’exposition. Il n’y a pas de mal à vous en informer, car ceci vous permettra peut-être d’économiser.