5 Façons de réduire les coûts de voyage du personnel aux salons

Si le budget de votre salon a été touché par COVID-19, il y a probablement de nombreux aspects de votre programme de marketing de salon qui doivent être réévalués. Une pièce du puzzle sur laquelle de nombreux exposants manquent d’attention est les nombreuses façons de réduire les dépenses lors de l’envoi d’un représentant à un événement. 

Les dépenses de personnel atteignant environ 20% pour de nombreux exposants, il importe de prêter une attention particulière aux coûts lors de l'envoi de votre personnel à un salon professionnel en direct. Cliquez pour tweeter Plutôt que de réduire les coûts de votre kiosque qui pourraient nuire à l’apparence ou à l’expérience dans votre espace, tenez compte de ces conseils pour économiser de l’argent lors de l’envoi de vos représentants à votre prochain événement. 

Planifiez à l’avance.

Trouver les moyens les plus rentables de faire voyager le personnel aller et retour prendra probablement beaucoup de temps à l’avance. Un plan de marketing pour une foire commerciale prend beaucoup de temps à se concrétiser du début à la fin. Lorsque vous commencez à planifier votre prochain salon professionnel et que vous êtes sûr d’y assister, ne mettez pas la planification des voyages du personnel en veilleuse. 

Les réservations d’hôtel et de vol ne sont pas quelque chose de dernière minute. Assurez-vous de réserver votre hôtel tôt – cela garantit que vous trouverez quelque chose à proximité du lieu de l’événement avant que tous les hôtels à proximité ne soient réservés. Le report de votre réservation d’hôtel pourrait vous obliger à trouver un hôtel plus loin et à accumuler des dépenses Uber lorsque l’équipe prévue aurait facilement pu quitter un hôtel plus proche si vous aviez réservé plus tôt. 

Il y a généralement un bon endroit lors de la réservation de vols. De nombreux conseillers en voyages recommandent d'acheter des billets d'avion 70 jours à l'avance. Cliquez pour tweeter Les tarifs ont également tendance à être moins chers le mardi. 

 Profitez des tarifs de groupe!

Plutôt que de réserver le voyage de votre équipe séparément, vous devriez certainement profiter des tarifs de groupe pour réduire les frais de voyage de vos représentants. Cliquez pour tweeter Faites attention aux hôtels et aux compagnies aériennes qui proposent des tarifs de groupe car certains ont de meilleurs tarifs que d’autres. Déléguez une personne pour trouver les meilleurs tarifs et réserver l’hébergement. Cela garantira également que toute l’équipe voyagera ensemble à tout moment sans plusieurs trajets séparés vers et depuis l’aéroport si leurs vols sont à des heures variables. 

 N’envoyez pas trop de représentant en kiosque

Il peut être facile de supposer que vous enverriez le même nombre de personne à un salon chaque année. Cette année en particulier, vous devrez peut-être reconsidérer ce nombre en fonction de la taille de votre kiosque et du nombre de visiteurs pouvant y être accueilli, tout en permettant une distanciation sociale. Cliquez pour tweeter Garder une ou deux personnes au bureau peut être avantageux. Assurez-vous simplement que toutes vos bases sont couvertes en fonction des objectifs de l’entreprise. 

Déterminez le nombre de personnes attendues pour votre prochain salon professionnel et déterminez le nombre adéquat de représentant pour amasser les informations pertinentes. Il est important que vous ne manquiez pas de parler aux visiteurs simplement parce que vous avez trop peu de représentant pour suivre l’action dans votre kiosque. Dans ce cas, l’argent que vous économisez sur les dépenses de personnel pourrait vous coûter deux fois plus cher en prospects. 

Le meilleur conseil est de trouver un juste milieu! Vous ne voulez pas payer pour envoyer un représentant en kiosque à l’événement s’il n’est vraiment pas nécessaire. 

Obtenez une bonne compréhension de la logistique de votre événement avant de réserver.

Lorsque vous déléguez à une personne la responsabilité de trouver les meilleurs tarifs, les réservations de groupe, etc., assurez-vous qu’elle effectue également ses recherches sur le lieu de l’événement. De nombreux sites Web de salons professionnels partagent des hôtels recommandés. Ne manquez pas une occasion de trouver un hôtel à quelques pas du salon, car cela peut vous faire économiser sur les frais de taxi, Uber, Lyft ou de location de voiture. S’il n’y a pas d’hôtels à distance de marche au moment de votre réservation, les sites Web des salons proposent souvent des navettes de transport depuis certains hôtels, alors soyez à l’affût. En dernier recours, vous pouvez également envisager des hôtels avec accès aux transports en commun à bas prix. 

N’ayez pas peur de fixer des limites de dépenses.

Bien que votre personnel de salon soit un atout majeur pour votre programme global de salon et que vous souhaitiez qu’ils soient bien traités lors de leurs voyages pour représenter votre entreprise, il est toujours pratique de limiter leurs dépenses. 

En l’absence de limites claires, il pourrait être facile pour votre équipe de supposer qu’elle consacre des dépenses gratuites pour tous. Fixer des limites claires garantira que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Communiquez ces limites par le biais d’une politique officielle de déplacement et de dépenses qui décrit les voyages, les repas, les pourboires, etc. 

Bien que de nombreuses entreprises reviennent à exposer à mesure que les restrictions sont levées, des changements budgétaires peuvent être nécessaires. Cette liste de conseils est un bon point de départ! Déterminer comment réduire les coûts tout en se présentant de la meilleure façon possible pour vos visiteurs est essentiel pour continuer à développer votre entreprise grâce aux salons professionnels.

Article par: Briquelle Neyens – 9 Février 2021