5 étapes pour planifier vos évènements de 2016
2016 arrive très vite, ce qui veut dire qu’il est temps de commencer à y penser. Vous trouverez dans cet article quelques conseils pour vous aider dans la planification de vos salons d’exposition et de vos évènements pour la nouvelle saison :
- Révisez le budget de 2015 par rapport aux dépenses réelles
Comme l’année tire à sa fin, vous devriez être en mesure d’obtenir les dossiers financiers de votre département de comptabilité décrivant les dépenses réelles pour chaque événement auquel vous avez assisté au cours de l’année civile 2015. Donnez votre avis sur ces dépenses par rapport à ce que vous aviez prévu dans votre budget marketing afin d`être en mesure de:
- Vous assurer que votre retour sur l’investissement (ROI) pour chaque évènement est exact
- Réviser les montants dépensés pour trouver les inefficacités
- Regarder où vous avez dépensé de l’argent et construisez un plan sur comment faire pour sauver de l’argent ou améliorer la valeur de vos évènements marketing pour 2016
- Déterminer quels évènements devraient apparaître sur votre calendrier 2016
- Déterminer si votre budget de 2016 est exact et suffisant
- Construisez un calendrier pour les événements de 2016
Faites un liste des évènements dont vous avez l’intention de participer en 2016. Incluez les détails de chaque évènement. Par exemple :
- Le nom de l’évènement, les dates et le lieu
- Les dimensions du kiosque et sa position
- Le nombre d’employés au kiosque et si vous êtes très organisé – qui seront ces employés
- Les objectifs et les buts de l’évènement
Votre calendrier pourrait changer plus le temps avance, toutefois, cette liste représentera une base fantastique pour la planification et l’organisation des évènements prévus en 2016.
- Faites un sommaire
Votre sommaire devrait inclure toutes les informations nécessaires pour vous assurer de rencontrer les objectifs et les buts fixés, dont:
- Les messages clés
- Les promotions qui seront utilisées avant, pendant et après l’évènement
- Les éléments clés de mesure du «ROI» ou du succès de l’évènement
- L’image que vous voulez projeter à l’évènement
- Les fonctionnalités clées de votre kiosque, incluant:
- Les espaces prévues pour les réunions et l’accueil
- L’intégration de l’audiovisuel
- Les produits et les démos
- Déterminer des responsables des évènements qui réviseront votre sommaire
Lorsque votre calendrier et votre sommaire seront complétés, distribuez ces informations aux autres membres clés responsables des évènements dans votre organisation pour obtenir leurs commentaires et suggestions. Ainsi, vous obtiendrez une plus grande implication de chacun dans toutes les phases initiales de planification et vous vous assurerez d’avoir toute l’information clée pour commencer à contacter vos partenaires en exposition.
… Votre solution de kiosque finale devrait être positivement approuvée par tout le monde dans votre organisation, puisque vous devriez l’avoir conçue selon les besoins, les objectifs et les demandes de chacun.
- Commencez à contacter les partenaires potentiels en exposition
Commencer à contacter les partenaires en exposition vous aidera à réaliser vos objectifs d’exposition.
Fournir aux partenaires potentiels un calendrier complet des évènements et un sommaire compréhensible leur permettra de:
- Vous fournir une solution avec une allure et une atmosphère cohérentes à travers tous vos évènements
- Vous fournir une solution conçue selon vos besoins uniques, vos objectifs et vos demandes
- Vous fournir des recommandations pour réduire les dépenses inutiles, améliorer l’impact et la fonctionnalité
- Vous assister pour obtenir la meilleure valeur et le plus grand impact possible selon votre budget de marketing évènementiel
Article par: Samantha Heyden –
