5 Étapes à retenir en organisant un événement hybride

Avez-vous entendu parler des «événements hybrides» de plus en plus populaires qui se déroulent dans tout le pays? Si vous êtes dans le secteur de l’événementiel et que vous n’avez pas encore envisagé de transformer votre prochain événement en une option hybride, vous risquez de manquer un large public.

Ce public comprend ceux qui n’assistent pas aux événements en personne (et qui rateront donc votre événement si vous ne proposez qu’une option en personne). Cela pourrait inclure des acheteurs extrêmement prudents qui se méfient du COVID-19 et des équipes commerciales qui ne sont pas en mesure de voyager en raison de la diminution des budgets, des limitations de sites ou des restrictions de voyage, et les clients et clients qui ne peuvent pas voyager parce qu’ils ont contracté ou ont été exposé au COVID-19. Recherchez plus ici sur comment les solutions hybrides peuvent aider à conserver un haut taux d’attendance à votre prochain événement.

Il est important que nous revenions aux interactions en face à face, mais il est également nécessaire de proposer une alternative pour le moment.

Comme les temps ont changé, il est important que les entreprises soient alertes et répondent aux besoins des acheteurs. Cela comprend l’offre d’une option hybride pour ceux qui ne peuvent pas assister à vos événements. En plus de vous assurer que vous avez contenu cohérent et accessible pour tous vos participants, vous voudrez également vous assurer que tout est en place pour créer une expérience transparente pour vous et votre public.

Avec de nombreuses nouvelles étapes à mettre en œuvre lors de la transition d’un événement entièrement en personne à un événement hybride, nous présentons ici les plus importantes à garder à l’esprit lors de l’exécution de votre prochain événement.

Créer des pages d’inscription séparées.

Assurez-vous de créer une page d'inscription distincte pour vos participants en personne et ceux en ligne. Cliquez pour tweeter Ces pages doivent indiquer clairement à qui elles s’adressent et être faciles à trouver sur votre site Web. Assurez-vous de personnaliser chaque page d’inscription en fonction de ses sessions appropriées car il y aura différentes options à certains moments de la journée. Par exemple : si une session de réseautage a lieu lors de votre événement en personne, incluez une option permettant aux participants en ligne d’entrer dans une salle de chat afin qu’ils puissent participer de la même façon que s’ils étaient en direct à votre événement.

Promouvoir votre option de présence virtuelle.

Publicisez que votre événement est hybride! Si votre public ne voit que vous faite seulement la promotion de votre événement en direct et en personne sur vos plateformes sociales, il supposera probablement que c’est la seule option de participation. Par conséquent, annoncez cette autre façon virtuelle d’assistance possible. Vous ne voulez pas manquer l’opportunité de présenter ce que vous pouvez faire aux acheteurs qualifiés! Assurez-vous donc qu’il est évident que vous vous prenez des mesures supplémentaires pour eux.

Fixez de nouveaux objectif.

Vous avez peut-être défini des objectifs clairs pour les événements que vous avez organisés dans le passé. Cependant, la mise en œuvre d’un événement hybride devrait introduire un nouvel ensemble d’objectifs. L’un des aspects attrayants d'un événement hybride est de pouvoir atteindre un public plus large - utilisez cet avantage comme motivation pour définir vos objectifs encore plus hauts qu’avant. Cliquez pour tweeter Avec la possibilité d’atteindre un public plus large, définissez vos objectifs en fonction de cette exposition accrue à votre contenu et à votre marque.

Suivez tous les participants.

Une erreur que font les exposants est de rassembler de nouvelles opportunités et de ne rien faire avec elles. S’il est avantageux de mettre votre marque devant plusieurs personnes, cela ne favorisera pas le succès de votre entreprise à lui seul. Le suivi des participants après votre événement en temps opportun est essentiel pour poursuivre la conversation avec les prospects et développer votre entreprise. Cliquez pour tweeter L’un des avantages de l’organisation d’un événement hybride est que vous pouvez faire un suivi avec vos participants en ligne presque immédiatement. Contrairement aux participants en personne qui doivent rentrer chez eux, les participants en ligne seront déjà sur leur lieu de travail et mieux préparés à parler affaires tout de suite. N’oubliez pas que plus tôt vous suivrez avec les participants après un événement, plus votre entreprise et vos offres seront au premier plan.

Suive à votre succès.

De nombreux exposants et organisateurs d’événements préparent les événements sans prendre le temps par la suite d’évaluer leur efficacité. Ne faites pas cette erreur. Bien qu’il soit facile de regrouper les succès en personne et virtuels, envisagez de les évaluer séparément. Cela vous donnera une meilleure idée de la façon dont vous pouvez vous améliorer plutôt que de regrouper les deux et de ne pas savoir par où commencer, car ils offrent tous deux des expériences très différentes.

Faites un sondage post-événement pour vous aider à comprendre les opinions des participants sur les deux expériences proposées. Les analyses de votre événement virtuel doivent être très claires, car vous verrez quelles sessions ont été les plus populaires et les plus engageantes. Vous devriez également être en mesure de voir quels participants ont été les plus cohérents en assistant aux sessions, ont posé le plus de questions et avec quel contenu ils ont le plus interagi. Utilisez ces informations à votre avantage!

Restez pertinent dans votre industrie et considérez les événements hybrides.

Bien que franchir une étape supplémentaire pour implémenter une option virtuelle dans vos événements puisse sembler être une autre chose à ajouter à votre liste, c’est une étape nécessaire si vous souhaitez suivre le rythme de votre secteur. Bien que vous puissiez penser que c’est quelque chose que vous pouvez ignorer et supposer que vous pouvez simplement communiquer avec ce public  »à la maison » lorsqu’il est prêt à recommencer à assister à des salons en personne, il est probable qu’une autre entreprise aura déjà pris l’initiative pour les convaincre virtuellement.

Si vous êtes exposant et non organisateur de salon, et que l’organisateur du salon n’offre pas l’intégralité de l’événement aux participants en ligne comme cela a été décrit ici, il y a encore des choses que vous pouvez faire par vous-même pour être sûr que votre entreprise tient compte de l’audience numérique! Diffusez en direct de votre kiosque et publiez ça sur les réseaux sociaux, organisez votre propre 5 à 7 en ligne avec les clients à la maison, et plus encore. Contactez notre équipe de Skyline pour plus d’idées! Nous apprenons les nouvelles offres de l’industrie et sommes là pour vous aider à traverser ces moments difficiles. Nous sommes tous dans le même bateau!

Article par: Briquelle Neyens – le 1 février, 2021