18 conseils techniques que vous devez savoir en événementiel!
Votre événement est demain et vos images ne s’affichent pas sur l’écran. Il est tard, vous avez voyagé toute la journée et votre technicien en audiovisuel est introuvable. Il y a des choses simples qui peuvent faire la différence lors de votre prochain événement que nous devrions tous savoir. De qui appeler dans le cas où votre matériel ne fonctionne pas à la raison pourquoi la même chose que vous avez essayé avec succès au bureau ne fonctionne pas à l’événement. Cependant, personne ne veut demander ce qui peut sembler une question évidente.
Nous avons récemment assisté à une séance de formation sur l’audiovisuel avec certains de nos techniciens, où ils ont partagé des conseils sur la manière d’assurer les fonctions de votre audiovisuel à votre kiosque. Voici quelques-uns des trucs provenant de cette session.
Toujours avoir votre contenu prêt avant l’événement
Au minimum, assurez-vous de l’essayer sur le même modèle d’ordinateur ou de télévision qui sera utilisé lors du salon. Si votre fournisseur d’exposition monte votre kiosque en avance, envoyez-lui le contenu, si possible, afin qu’il puisse incorporer l’audiovisuel à la mise en place et lire votre contenu à ce moment pour s’assurer qu’il n’y ait pas de problème de fichiers incompatibles. Apportez les mêmes fils que vous utilisez pour essayer l’audiovisuel lors de la mise en place du salon.
Sachez vos types de fichiers
Découvrez quels types de fichiers que vous avez et quels types de fichiers vos appareils peuvent jouer, puis communiquer avec le fournisseur d’exposition, la location du matériel audiovisuel ou les techniciens d’installation pour qu’ils sachent le type de matériel que vous aurez besoin. Les types de fichiers de base comprennent : MOV, AVI, MPG (MPEG), WMV et MP4.
Sachez la taille et le ratio de votre télévision
Déterminez si la largeur extérieure globale et la hauteur de la télévision cacheront des graphiques sur votre kiosque et si la taille est compatible avec le contenu que vous allez jouer. Au début, 4 :3 était le ratio de hauteur/largeur standard utilisé dans les écrans CRT et les écrans plats, mais aujourd’hui la norme pour les téléviseurs et écrans est 16:9.
Planifiez votre connexion internet à l’avance
Peu importe quelle connexion internet vous choisissez, assurez-vous d’avoir un plan B. Rappelez-vous aussi d’évaluer les coûts en fonction de vos besoins, d’avoir un contenu autonome ou une autre façon d’accéder ou télécharger des données si la connexion internet échoue. Le coût varie considérablement d’un salon à un autre et la connexion par câble est souvent plus cher, mais peut valoir la peine en raison des problèmes qui peuvent survenir avec les autres options, en particulier dans une grande salle d’exposition.
Avez-vous besoin d’un ordinateur, une clé USB ou autre?
Le contenu peut être lu simplement en insérant une clé USB dans le téléviseur, mais ce n’est pas tous les téléviseurs qui sont conçus d’une prise USB et ce n’est pas tout le contenu qui peut être joué de cette façon. Sachez à l’avance si votre télévision et/ou les médias auront besoin d’un accès à un ordinateur ou à internet. Un mini-ordinateur peut être acheté à un coût raisonnable si vous planifiez à l’avance.
Pour faire jouer en boucle une vidéo ou une série de photos, regardez les spécifications de la télévision
Assurez-vous que le moniteur que vous utilisez est capable de le faire et apportez les instructions si nécessaire. Certaines télévisions sont construites pour afficher un diaporama en boucle, alors vérifier la vôtre avant le salon. Dans le but de pouvoir faire jouer en boucle du contenu, le moniteur doit être sur le réglage approprié. Certains modèles doivent être en mode « démo » tandis que d’autres en « mode d’utilisation à domicile ».
Assurez-vous que votre fournisseur d’exposition sache qui est votre technicien audiovisuel
De nombreux fournisseurs d’exposition offrent déjà la location d’audiovisuel ou se chargera de l’installation avec un vendeur privilégié s’ils ne peuvent pas le faire eux-mêmes. De toute façon, vous voulez vous assurer que le technicien en audiovisuel ait tous les outils appropriés et tout le matériel de montage nécessaire.
Apportez un convertisseur d’extra pour brancher votre ordinateur portable à votre moniteur
Des fils supplémentaires sont peu dispendieux, ne prennent pas beaucoup de place et n’ajouteront pas de poids à votre sac…mais ils peuvent vous sauver la vie! En cas de doute, ajouter un câble HDMI et USB de plus et du ruban adhésif pour la gestion de ces fils. Pendant que vous y êtes, vous pouvez apporter une autre clé USB avec tout votre contenu et ajouter votre contenu vers le nuage Cloud.
Connaissez vos câbles
Oui, je sais, la vue d’un enchevêtrement de fils me donne la nausée aussi. Mais il y a des faits sur les câbles qui sont précieux à savoir :
- HDMI (High Definition Multimedia Interface) : Ces câbles sont le standard pour connecter de l’équipement de haute définition. Ils transmettent des données, des vidéos et de l’audio. Selon HDMI.org, pratiquement tous les téléviseurs vendus aujourd’hui a au moins une connexion HDMI.
- USB (Universal Serial Bus) est un câble qui fournit la connexion de données à des dispositifs. Selon l’appareil que vous utilisez, vous devrez peut-être utiliser un type de connecteur différent. Il existe 4 types différents : Micro, Mini, Type A, Type B. Les plus courants pour l’audiovisuel sont le Mini ou le Type A ou une clé USB de type A. Assurez-vous de vérifier le type de prise qui est nécessaire pour votre appareil.
- DVI (Digital Visual Interface) : Ils sont utilisés pour faire passer des signaux de vidéos numériques à partir d’un ordinateur à un moniteur.
- VGA (Video Graphics Array) : C’est une technologie qui est moins présente mais qui est encore utilisée pour transférer un signal à partir d’un ordinateur à une télévision.
- Câble Ethernet : Permet de se connecter à Internet par un câble à haut débit.
- Le port Mini Display IEEE 1394 (aussi connu sous le nom de Firewire® ou Thunderbolt™) : Il est utilisé pour les produits Apple. Notez que les tailles varient en fonction de la machine que vous utilisez.
- Le port Display : Il est utilisé avec des ordinateurs et des écrans HD. Il peut aussi être utilisé en écran partagé, en plus d’être converti en HDMI en utilisant un adaptateur externe, si nécessaire.
- Les composants RGB ou connecteur RCA : Sur les projecteurs ou télévisions plus âgés ou les lecteurs DVD, les connecteurs multi-canaux sont encore utilisés. Ainsi, avoir plusieurs adaptateurs est toujours la meilleure option.
De gauche à droite: Mini B, Connecteur B, une prise A, une prise B.
Considérez la gestion des câbles
Vous ne voulez pas que vos clients trébuchent sur la connexion entre votre ordinateur portable et la source d’alimentation ou la télévision, alors assurez-vous que rien ne fait obstacle à la circulation. Idéalement, soyez certain que les fils sont cachés et mettez un ruban adhésif et des attaches au cas où.
Vérifiez que vous avez un étui pour protéger l’électronique des dommages ou vols
Si vous apportez vos téléviseurs, votre fournisseur d’exposition devrait être en mesure de vous louer ou vous vendre des caisses si vous en avez besoin. À tout le moins, planifier d’avoir des boîtes avec de la mousse de bonne qualité pour protéger votre investissement.
Si vous ne participez pas au salon, discutez du contenu avec vos employés
Partagez non seulement le contenu que vous ferez jouer sur le moniteur ou appareils portables, mais aussi des instructions écrites de comment connecter et faire jouer le tout, au cas qu’il y ait des problèmes le jour du salon.
Si vous louez un moniteur, spécifiez le modèle ou tentez de savoir le modèle que vous aurez
Nous trouvons que les télévisions intelligentes Samsung fonctionnent bien pour nos besoins. Notez que lorsque vous louez, le profil et le poids des moniteurs varient considérablement selon le type et le modèle de moniteur. Soyez particulièrement prudent lors de l’incorporation des écrans tactiles, car ils peuvent être très lourds. Informez votre fournisseur d’exposition à l’avance si vous prévoyez les utilisez. Si c’est impossible, utilisez le même matériel et les logiciels que vous prévoyez d’avoir à l’exposition pour essayer votre contenu. Parfois le même numéro de modèle de télévision peut avoir un menu ou une interface différente en fonction de l’année à laquelle il a été produit. Il est aussi possible que le même type d’ordinateur n’ait pas le même logiciel qui a été utilisé pour l’essayer.
Si vous avez des problèmes avec votre écran tactile, essayez de débrancher votre USB en premier
Débranchez à la fois le câble USB et les fils d’alimentation, puis rebranchez-les. Étonnamment, cela résout souvent le problème.
Ayez un spécialiste de l’audiovisuel sur place
Si vous n’êtes pas une personne technique, assurez-vous d’avoir avec vous une personne dans votre équipe qui sera là pendant l’installation. Mieux encore, embaucher un fournisseur qui aura des experts sur place. Demandez une copie des instructions écrites qui a été fournies à votre équipe technique de l’audiovisuel si votre fournisseur ne leur fournit pas déjà dans le cadre de leur service.
Envisagez l’achat ou la location d’un lecteur multimédia portatif
Ceci est particulièrement important si vous n’êtes pas certain du type de télévision vous aurez au salon. Certains de nos bureaux ne jurent que par le lecteur média digital Micca Speck HD. C’est une petite boîte (3’’ x 2.5’’) qui offre la possibilité de lire les photos, de la musique et le format vidéo sur une télévision, tout en incluant une télécommande. Cet appareil accepte le format USB et plusieurs autres. Il se connectera aussi à votre téléviseur à l’aide d’un câble HDMI. Il existe aussi plusieurs autres lecteurs médias similaires sur le marché, tels que le ZEN BOX, Western Digital, etc.
Utilisation d’un PowerPoint?
Si votre PowerPoint ne s’affiche pas sur votre télévision, essayez de l’exporter comme un fichier vidéo (MP4 ou mov) pour qu’il puisse être joué sur la télévision sans un ordinateur.
Si vous utilisez un Powerpoint, réduisez le contenu sur chaque diapositive au minimum
Mettez la priorité sur la communication par le biais de visuels. Vous voudrez peut-être envisager avoir une vidéo produit par un professionnel. Si vous êtes préoccupé par le coût, envisagez d’autres moyens d’utiliser une vidéo dans votre organisation. Cela permettra de collaborer avec d’autres groupes ou départements pour aider à payer le coût de production. De plus, considérez la durée de vie du contenu. Si c’est pour un seul usage ou du contenu spécifique à l’exposition, cela peut être considéré comme trop dispendieux pour le ROI immédiat. Cependant, si votre contenu peut être utilisé sur le site internet ou les médias sociaux, la vidéo aura un impact plus grand et rapporter au fil du temps.
Merci à Ted Spies du bureau Skyline Exhibits and Graphics MidAmerica, James LaCour III de Skyline Gulf Coast, Cathan Murray and Jason Gilmour de Skyline 360 et plusieurs autres pour leurs conseils sur l’audiovisuel.
Article par: Sofia Troutman –
