11 conseils pour planifier votre prochain événement d’entreprise
Alors que nous entrons dans un monde post-COVID, les restrictions relatives aux entreprises et aux événements d’entreprise commencent à être levées. Les entreprises ont repoussé l’organisation de fêtes et d’événements pendant un certain temps, mais il est maintenant temps de rassembler tout le monde et de célébrer.
Vous vous apprêtez à organiser une réunion d’entreprise? Si oui, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à chaque étape du processus.
1. Consultez vos invités
Si vous n’avez pas organisé d’événement d’entreprise depuis longtemps, ne présumez pas de ce que veulent vos invités. Envoyez des sondages ou organisez une réunion d’équipe (s’il s’agit d’un événement relativement petit). Découvrez le type de réunion que chacun souhaite avoir avant d’aller trop loin dans le processus de planification.
2. Réunissez un comité
Vous n’êtes pas obligé de planifier votre prochain événement tout seul. Recrutez certains de vos collègues pour qu’ils se joignent à vous et vous aident à le mettre sur pied. Veillez à déléguer les responsabilités et à répartir équitablement le travail au sein du comité, afin que chacun y mette du sien.
3. Choisissez votre type d’événement
Après avoir réuni votre comité et demandé l’avis de vos employés ou d’autres participants, décidez du type d’événement que vous souhaitez organiser. Voulez-vous organiser un micro-événement avec quelques séances de formation intimes et un dîner de groupe? Voulez-vous organiser une conférence de grande envergure, sur plusieurs jours? Le type d’événement que vous choisissez orientera une grande partie de vos décisions futures, il est donc important de choisir avec soin.
4. Choisissez un thème
Ensuite, choisissez un thème pour l’événement. Il peut s’agir d’un mot, d’une phrase ou d’une partie de la déclaration de mission de votre entreprise. C’est là qu’un comité peut s’avérer utile. Il est beaucoup plus facile de choisir un thème lorsque vous êtes en mesure de faire rebondir les idées des autres.
5. Fixez un budget
Il est maintenant temps de décider combien vous pouvez vous permettre de dépenser pour votre événement. Assurez-vous de prendre en compte toutes les dépenses potentielles, y compris le coût du lieu, le coût de la nourriture et des boissons, l’hébergement et le voyage des participants, les honoraires des conférenciers et les dépenses de marketing. Si vous avez déjà organisé ce type d’événement par le passé, vous pouvez utiliser le budget précédent comme point de référence. Prévoyez toutefois une certaine flexibilité afin de ne pas dépenser trop au cas où vous auriez à faire face à des coûts imprévus.
6. Fixez un objectif
Consultez notre équipe pour décider de votre objectif principal pour cet événement. Voulez-vous réunir tout le monde pour décompresser après avoir passé tant de temps séparé ? Voulez-vous offrir une formation spécialisée pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde avec un nouveau programme ?
7. Créez un calendrier
Il faut du temps pour planifier un événement d’entreprise, même un petit. Créez un calendrier détaillé afin d'avoir des dates et des échéances claires pour chaque partie du processus de planification. Cliquez pour tweeter Cela vous aide à décomposer la grande tâche en morceaux plus faciles à gérer, ce qui vous maintient, vous et votre équipe, motivés et vous aide à suivre les progrès en cours de route.
8. Choisissez un lieu
Votre prochaine tâche est de décider où l’événement aura lieu. Voulez-vous l’organiser au bureau pour économiser de l’argent ? Êtes-vous prêt à débourser un peu plus d’argent pour l’organiser dans un lieu ou un hôtel de luxe ? Quel que soit votre choix, n’oubliez pas de prendre en compte des facteurs tels que la météo, le temps de trajet, les vacances et d’autres facteurs qui pourraient interférer avec l’événement et la capacité des gens à y participer.
9. Déterminez la nourriture
Quel type de nourriture (et en quelles quantités) allez-vous servir lors de l’événement ? Devez-vous fournir trois repas et des collations ? Pouvez-vous vous contenter de servir un seul repas et d’offrir du café et des rafraîchissements légers ? Quelle que soit votre décision et celle de votre comité, veillez à obtenir des devis de plusieurs fournisseurs afin de choisir les options les plus rentables.
10. Faites la promotion de votre événement
Commencez tôt à faire la promotion de votre événement afin que les gens soient enthousiastes à l’idée d’y participer. Annoncez-le dans le bulletin d’information de l’entreprise, parlez-en sur les médias sociaux et accrochez des prospectus dans le bureau pour rappeler aux gens quand il aura lieu et quand ils doivent répondre.
11. Envoyez des sondages après l’événement
Une fois l’événement terminé, il reste encore du travail à faire. N’oubliez pas d’envoyer des sondages après l’événement pour savoir ce que les gens ont aimé et ce qu’ils aimeraient voir changer à l’avenir. Encouragez les commentaires honnêtes et tenez compte des réponses des gens (même si elles sont négatives) afin d’organiser un meilleur événement l’année prochaine.
Commencez à planifier votre prochain événement d’entreprise dès aujourd’hui
La logistique des événements d’entreprise peut être décourageante, surtout après avoir pris quelques années de repos. Mais si vous gardez ces conseils à l’esprit, vous n’aurez aucun mal à planifier votre prochaine fête et à faire en sorte que tout le monde passe un bon moment.
Article par: Skyline Exhibits – 22 mars 2022
